- Liquidação da solicitação de fornecimento do sistema de Contratos - quando na ocorrência da liquidação da solicitação de fornecimento neste sistema, há o recebimento da informação sobre a existência de materiais a serem registrados. Uma vez acessando a funcionalidade e confirmando que essa liquidação efetivamente está a disposição em seu estoque, são inseridas as informações complementares necessárias a gestão desta entrada, bem como, da sua valoração e demais dados necessários à futuras transferências ou saídas.;
- Digitação direta das informações da entrada - por meio da própria funcionalidade, é possível realizar a digitação manual das entradas de materiais;
- Transferências de materiais - movimentos de entradas as quais são geradas automaticamente;
- Ajuste de inventário de estoque - assim como nas movimentações provenientes de transferência, o ajustes de estoque também geram as entradas automaticamente.
- Conheça o ambiente
Por meio da Visão geral do sistema ou pelo menu Executando > Movimentos de materiais > Entradas você possui acesso ao ambiente único que permite o acompanhamento de todas as etapas.
- Pesquisar e Pesquisa avançada
Independente da etapa (guia) que você está acessando, os critérios de busca são iguais. No campo Pesquisar é possível realizar a pesquisa por Número da entrada, Almoxarifado, Organograma entre outros. Já em Pesquisa avançada, o sistema permite uma busca mais refinada ao permitir selecionar as entradas, valores, período de recebimento e entrada, responsáveis, bem como, os fornecedores, natureza da movimentação e origem ao clicar em Mais filtros.
- Filtrar por
Assim como nas opções de pesquisa, este recurso permite um filtro rápido para a visualização das requisições. Por sua vez, está disponível apenas na etapa 1 – Entradas.
- Histórico
Por meio do Histórico, o sistema permite o acompanhamento resumido de cada trâmite realizado. São demonstradas informações como a Data e Hora da tramitação, Responsável, bem como, a Situação. Vale ressaltar que não é permitida a edição do registro por meio do histórico.
- Editar e Excluir
- Editar
A edição de algumas informações presentes no cadastro de uma entrada pode ser realizada em qualquer etapa a qual ela esteja. Entretanto, se deseja alterar um registro que já está com situação igual a finalizada, apenas os campos Nº do comprovante e Série poderão ser editados. Já na etapa 2 – Em conferência, é possível editar todos os campos.
- Excluir
A possibilidade de exclusão de uma entrada pode ser realizada desde que não esteja em processo de inventário (Executando > Rotinas do almoxarifado > Inventários) ou que pertença a um período encerrado (Executando > Rotinas do almoxarifado > Encerramentos). Para isso, basta clicar no respectivo ícone abaixo:
- Painel (widget) Solicitações de entrada
O Almoxarifado possui interação com o sistema Contratos, onde este, de envia dados que resultam em uma solicitação de entrada de materiais no almoxarifado. Desta forma, ao adicionar (aceitar) a solicitação, as informações são automaticamente preenchidas, mas passíveis de alterações e inserção de dados complementares.
Conforme demonstrado no vídeo anterior, é possível também realizar o descarte da solicitação, bem como, visualizar maiores informações antes de aceitá-la.
- + Entrada
Para efetivar as entradas de materiais manualmente, ou seja, aquelas que não são oriundas da interação com o sistema Contratos, basta que você efetue o preenchimento após clicar no botão +ENTRADA.
- Natureza da movimentação: Este campo se refere à classificação da movimentação, conforme as opções disponíveis no cadastro de Naturezas da movimentação.
- Identificador de origem: Este campo é preenchido automaticamente quando a entrada de materiais, se tratar do resultado de uma movimentação no Inventário, Transferência ou atendimento de Requisição.
- Os campos N°/ano da SF, N°/ano do processo e N°/ano do contrato são preenchidos automaticamente quando recebidas as informações do sistema Contratos, através da interação entre sistemas. Entretanto, mesmo que o registro da entrada seja efetuado manualmente, os campos ficam disponíveis para preenchimento, do número da Solicitação de fornecimento dos materiais, número do processo licitatório de origem e o número do contrato firmado com o fornecedor, respectivamente.
- Data e hora do recebimento: Este campo indica a data e hora em que o recebimento está sendo efetuado.
- Organograma: Neste campo você deve selecionar o organograma que a entrada deve ser alocada, conforme as opções do cadastro de Organogramas.
- Responsável: Neste campo você pode selecionar o responsável pelo registro da entrada no almoxarifado, conforma as opções provenientes do cadastro de Responsáveis.
- Almoxarifado: Neste campo você precisa indicar qual o almoxarifado que está sendo realizada a entrada, conforme as opções provenientes do cadastro de Almoxarifados.
- Nº do comprovante: Neste campo você deve informar o número do documento fiscal de aquisição dos materiais, quando a natureza da movimentação informada possuir classificação como Compra.
- Valor: Neste campo você deve informar o valor total dos itens da entrada.
- Fornecedor: Neste campo você pode informar a empresa que forneceu os materiais informados nesta entrada. As opções são provenientes do cadastro de Fornecedores.
- Objeto: Neste campo você pode informar do que se trata a entrada.
- Observações: Neste campo você pode inserir alguma observação que julgar importante para o registro da entrada.
Por meio da guia ANEXOS, é possível inserir inúmero arquivos em diversos formatos, como por exemplo, a imagem da nota fiscal ou mesmo a DANFE em PDF. Para isso, basta clicar no botão +ANEXO ou arrastar o arquivo desejado até o local indicado.
Após informe o Itens do pedido. Esta adição pode ser realizada por meio do botão SALVAR E ADICIONAR ITENS ou pelo botão Outras opções > Itens. A qual é demonstrada logo abaixo.
Perceba que o cadastro acima apresenta uma notificação avisando que não existem itens informados. Lembre-se que a entrada não poderá ser tramitada sem que você os insira corretamente.
Vale destacar também que ao lado do botão SALVAR E ADICIONAR ITENS você tem a opção de Salvar e adicionar um novo. Assim que você não precisa sair da tela a qual está e realizar uma sequência de registros, agilizando as rotinas de entradas e somente após, adicionar os itens.
- Outras opções
Vale ressaltar que dependendo da etapa a qual se encontra o registro de entrada, as opções deste botão se alteram e permitem novas ou menos ações. Você observará isso em cada etapa do processo de requisição de materiais.
- Itens
Conforme o item anterior, após iniciar o processo de entrada de materiais com informações básicas, é hora de inserir os Itens que comporão esta solicitação.
Como demonstrado nas imagens supracitadas, é possível inserir os itens por meio botão SALVAR E ADICIONAR ITENS, presente na tela de cadastro da entrada, ou por meio do botão Outras opções > Itens, presenta em cada registro da listagem do ambiente.
Em + LOTE é possível vincular ao item que está sendo registrado algum lote já cadastrado ou mesmo cadastrar um novo lote. Isso permite que você realize o controle de validade. Podem ser vinculados quantos lotes forem necessários para cada intem.
O Itens são proveniente do cadastro de Materiais e serviços o qual pode ser acessado por meio do menu Administrando > Catálogo.
- Enviar para
Esta opção está presente entre nas etapas 1 e 2. Assim, após adição do itens à requisição, a qual representa a primeira etapa, você pode encaminhá-la para a conferência ou finalizá-la.
- Retornar para
Assim como Enviar para, a opção Retornar está disponível também em Outras opções. Para tanto, somente é possível retornar uma entrada quando constar em:
- 2 – Em conferência;
- 3 – Finalizada.
- Devolver
A opção para efetuar a devolução dos itens está disponível em Outras opções da etapa 2 – Em conferência. Pois é nesta etapa que conferências são efetuadas nos materiais entregues e quando encontradas inconformidades, é possível efetuar sua devolução.
Logo, ao clicar em Devolver, você deve indicar o motivo desta movimentação.
- Aplicar saída imediata
Esse e o próximo tópico, Estornar, são ações disponíveis somente na etapa 3 – Finalizada. Lembre-se que para efetivar o registro de uma saída imediata, inicialmente a entrada do material já deve constar como finalizada.
Por meio do botão Outras opções, clique em Aplicar saída imediata.
Data e hora: Este campo é preenchido automaticamente com ao momento em que sendo registrada a saída.
Organograma: Neste campo deve ser indicado o organograma que precisa ser vinculada a saída. O sistema já sugere aquele informado na entrada em questão.
Responsável: Este campo é preenchido automaticamente com o responsável informado na entrada.
Retirado por: Neste campo você pode informar qual profissional está retirando os materiais, conforme as opões disponíveis no cadastro de Responsáveis.
Natureza da movimentação: Neste campo precisa ser informada a classificação da movimentação, conforme o cadastro de Naturezas da movimentação.
Observações: Caso desejar, neste campo você pode inserir informações que julgar necessário.
- Estornar
Quando encontrada uma divergência após a finalização do registro da entrada, é possível estorná-la. Para isso, acesse o botão Outras opções e selecione a ação Estornar. Após basta selecionar os itens e clicar em Estornar.
