Toda cotação, deve possui obrigatoriamente relacionamento com uma ou mais solicitações de compras e quando finalizada, os valores unitários dos itens das solicitações serão atualizados conforme o preço médio, menor preço ou preço mediado, de acordo com a sua escolha.
Você conhecerá também o recurso de importação dos valores cotados pelos fornecedores por meio da ferramenta AutoCotação.
- Conheça o ambiente
Para acessar o ambiente, utilize o Visão geral do sistema ou o menu Processando > Cotação de preços.
Veja na demonstração abaixo que são listadas todas as cotações e você pode realizar a pesquisa para efetuar a busca por algum registro, visualização rápida da quantidade dos itens e a validade da cotação, além de ícones com ações que permitem adição de itens, edição, exclusão entre outras.
O sistema possibilita que a cotação de preços por meio de locais diferentes, os quais serão demonstrados logo mais. O primeiro é em ambiente específico, o qual pode ser acessado por meio do menu Processando > Cotações de preços, e disponibiliza todas cotações já cadastradas, bem como suas validades. E a segunda opção é por meio da Solicitação de compra quando esta estiver na etapa 4 – Em cotação.
- Pesquisar e Pesquisa avançada
Para realizar a busca por algum registro, faça uso do critério Número, informando-o no campo Pesquisar e/ou utilize as Outras opções em Pesquisa avançada.
- + Cotação ou Cotação pela Solicitação de compra
E para inserção de um novo registro clique em + COTAÇÃO. Lembre-se que também é possível realizar a cotação por meio da Solicitação de compra quando esta estiver na etapa 4 – Em cotação. Quando autorizada a solicitação, ela é disponibilizada para a etapa 4, disponibilizando automaticamente a janela de cotação para registro dos preços.
Como a tela para cotação é a mesma para ambas, vamos nos ater ao ambiente específico. Após clicar no botão + COTAÇÃO preencha os campos.
O próximo passo é realizar a cotação dos preços. No item abaixo você conhece como efetuar esta rotina acessada por meio do ícone Outras opções.
- Cotar preços
Após o cadastro da cotação, você deve iniciar a cotação dos preços. Para isso, acesse o ícone Outras opções > Cotar preços ou Visualizar cotação na etapa 4 do ambiente Solicitações de compra.
- Guia Solicitações de compra
A tela Cotando preço possui duas guias e na primeira delas, Solicitação de compra, você informará qual ou quais solicitações serão contempladas por essa cotação. Ao clicar em + SOLICITAÇÃO serão listadas as solicitações que ainda não possuem cotação e assim, selecione o registro desejado.
- Guia Cotações
Após selecionar as solicitações de compras, acesse a guia Cotações e informe quais Participantes terão seus preços estimados. A partir desse momento, é possível inserir os preços e classificá-los, bem como, finalizar a cotação. Veja:
Conforme o vídeo demonstrado, a Classificação pode ser realizada por meio do ícone estrela (favorito) ou clicando em CLASSIFICAR. Neste exemplo, a classificação manual dos itens (ícone estrela) aconteceu pelo critério menor preço por item, mas quando classificados automaticamente, o sistema selecionou todos os itens do Fornecedor demonstração 3. Isso porque, no cadastro da cotação, a classificação está como menor preço global.
Então fique atento! Se o a classificação não ficou conforme desejado, verifique se a forma indicada no cadastro da cotação está correta.
Você lembra da solicitação na etapa 4 – Em cotação? Ao ser finalizada a cotação, seja pelo ambiente Cotações ou Solicitações, automaticamente ela é disponibilizada para a etapa 5 – Aguardando aprovação. Para tanto, a Cotação pode ser reaberta, se necessário.
- AutoCotação (Exportar Itens)
O sistema possibilita a exportação de um arquivo com os itens da cotação e consequentemente a sua importação posterior com os preços em questão preenchidos.
Este recurso de preenchimento de informações é disponibilizado pela entidade ao próprio fornecedor, para que realize o preenchimento dos preços dos itens cotados com a utilização do aplicativo de cotações, Autocotação da Betha Sistemas, da mesma forma que usualmente ocorre com as propostas dos participantes dos processos licitatórios.
O primeiro passo é realizar a exportação do itens e isso é possível somente após o vínculo da solicitação, onde os itens são consequentemente indicados. Com status igual a Cotando, clique em Outras opções > Exportar itens.
O arquivo gerado deverá ser enviado ao fornecedor para preenchimento dos preços por meio do sistema AutoCotação. Após, este arquivo deverá retornar a entidade para que realize sua importação por meio da guia Cotações da tela Cotando preços.
É importante salientar que a importação é possível apenas quando não houver a seleção do Agrupamento Por item, ou seja, a listagem deve estar disposta de forma que o agrupamento esteja por Fornecedor.
Observe a demonstração resumida sobre a funcionalidade.
O Script de importação demonstrado acima deve estar devidamente indicado conforme o modelo inserido nos Parâmetros (Configurando > Parâmetros > Scripts de interação).
Lembre-se sempre que o sistema notificará você do processamento da importação e quando concluído, os Preços e Marcas informados no AutoCotação, são preenchidos de forma automática. Enfim, basta realizar a classificação e a finalização da cotação.
- Estimar preços
Realizada a cotação manual ou a importação dos preços por meio da AutoCotação e efetuada a Classificação vencedora, seja automática ou não atentando-se a sua forma, ou seja, menor preço por item ou menor preço global, você poderá estimar os preços para finalizar o processo de cotação. Esta ação está disponível nas cotações com status igual a Cotando por meio do botão Outras opções, bem como, na guia Cotações.
Veja pela demonstração acima que é possível arredondar as casas decimais dos preços, bem como, optar por qual estimativa de preço a entidade adotará para futura compra direta ou processo administrativo. E logicamente, por meio dessa tela é possível estimar os custos futuros com as aquisições de materiais e serviços.
- Itens
O itens da cotação são automaticamente preenchidos com seus valores quando a solicitação é vinculada na cotação de preço por meio da opção Cotar preço.
- Editar, Excluir e Visualização cotação
- Edição
A edição de uma cotação é possibilitada e permitida em alguns momentos. Com relação a tela de cadastro, sua edição é permitida independente da situação da cotação, seja ela Sem participantes, Cotando ou Finalizada. Já alterações de solicitações e/ou participantes não é permitida quando a cotação constar como Finalizada.
- Exclusão
Para efetuar a exclusão de uma cotação Sem participantes, basta clicar no ícone em questão:
Quando a solicitação estiver com status Cotando, confira primeiramente se na tela de cotação de preço há alguma solicitação e participante informados. Realize a exclusão do participante, posteriormente da solicitação e por fim, o sistema permitirá a exclusão do cadastro da cotação. Veja:
E quando a solicitação já estiver com status Finalizada, primeiramente é necessário realizar a reabertura da cotação. Entretanto, a solicitação deverá constar na etapa 5 – Aguardando aprovação. Se constar ainda como Em Cotação (4), ela deverá ser tramitada e somente após será possível prosseguir com a reabertura da cotação e sua exclusão.
- Visualização
A opção Visualizar cotação será demonstrada somente quando a cotação apresentar o status Finalizada, pois nessa etapa não é permita sua edição. Se deseja efetuar a edição, confira todas as orientações presentes no primeiro item deste tópico.
