- Bloquear e desbloquear despesa
- Excluir bloqueios e desbloqueios
Ao resultar em Licitação, todas as suas fases são contempladas no Processo administrativo, e o sistema possibilita ainda, por meio de um único ambiente, a tramitação por todas essas fases, bem como, a execução dos lances de Pregão.
FASE INTERNA - contempla as etapas preparatórias de toda a parte documental para a publicação do edital.
FASE EXTERNA - etapas nas quais o edital é publicado e realizado todo o processo de julgamento das propostas até a efetiva homologação.
De forma resumida, vale ressaltar ainda que a partir da homologação do processo, o sistema dispõe da facilidade de geração de um Contrato ou Compra direta automaticamente, aproveitando todas as informações do processo administrativo e dispensando a necessidade de registros ou preenchimentos manuais.
Além disso, é possível realizar interações de bloqueios e desbloqueios com o sistema Contábil.
Tudo isso será apresentado logo mais e você poderá conferir as orientações de como realizar as rotinas na entidade. Vale destacar ainda que serão abordados os fundamentos legais baseados principalmente na nova Lei de Licitações 14.133/21, vigente desde 01/04/2021, e já que a Lei 8.666/93 tem sua validade findada em 01/04/2023.
- Conheça o ambiente
Por meio da Visão geral ou pelo menu Processando > Processos, é possível acessar a funcionalidade de Processos administrativos, a qual tem o objetivo de registrar os processos licitatórios ou mesmo de compras diretas e gerar os devidos contratos quando homologados.
É importante frisar que um processo administrativo tem seu início na solicitação de compra, ou seja, o setor interessando pela contratação define a necessidade fundamentada em estudo preliminar, bem como, o objeto para atendimento da necessidade “por meio de termo de referência, anteprojeto, projeto básico ou projeto executivo, conforme o caso” (Art. 18, I e II da Lei 14.133/21).
Processo administrativo iniciado, ele passará por duas grandes fases: Fase interna (Preparatória) e Fase externa (Executória). Cada uma das fases possui etapas pelas quais são tramitados os processos licitatórios e em algumas delas, as compras diretas com modalidade igual Dispensa ou Inexigibilidade de licitação.
No pequeno vídeo abaixo perceba que o ambiente possui as fases citadas e suas respectivas etapas. É possível ainda editar e visualizar os Itens, Despesas, Classificação, Sessões de julgamento entre outras ações, como Pareceres, Textos, Atos, Forma de contratação entre outros. Enfim, todo o cadastro e tramitação do processo administrativo estão centralizados em um único ambiente.
Para efetuar a busca por algum processo, você tem disponível ainda critérios de pesquisas que podem ser utilizados independente da etapa.
- Pesquisar e Pesquisa avançada
Diante de inúmeros processos, o sistema Compras disponibiliza inúmeros critérios de busca, sejam eles informados no campo Pesquisar ou em Outras opções e Mais filtros, respectivamente.
E se deseja salvar alguma pesquisa específica, isso é possível! O sistema permite que você realize o salvamento de filtros, isso otimizará suas rotinas de acompanhamento de processos administrativos.
- Fase interna (Preparatória)
Independente da modalidade de contratação, o processo administrativo quando iniciado, deve principalmente deixar claro a necessidade da contratação e a definição do objeto.
O Art. 17 da Lei 14.133/21 cita as fases que o processo licitatório percorre, entretanto a utilidade da funcionalidade Processo administrativo do sistema Compras, não deve ser reduzida apenas às modalidades de licitação, pelo contrário, um compra direta também pode passar pela abertura de um processo administrativo.
A questão fundamental desta funcionalidade é permitir a você ou ao setor responsável o registro dos processos e a tramitação dos mesmos conforme sua modalidade sem limitação. Por exemplo, uma dispensa ou inexigibilidade de licitação não precisará percorrer todas as etapas presentes nas fases interna e externa. Já um processo licitatório com modalidade de Concorrência estará contemplado na maioria das etapas.
A Fase interna ou Preparatória, está fundamentada entre os artigos 18 ao 52 da Lei 14.133/21 (também na Lei 8.666/93), pois a partir do Art. 53 são contempladas as etapas da Fase externa ou Executória e que iniciam com a publicação do edital de licitação.
Art. 18. A fase preparatória do processo licitatório é caracterizada pelo planejamento e deve compatibilizar-se com o plano de contratações anual de que trata o inciso VII do caput do art. 12 desta Lei, sempre que elaborado, e com as leis orçamentárias, bem como abordar todas as considerações técnicas, mercadológicas e de gestão que podem interferir na contratação, […]
Acompanhe nos próximos itens todos os cadastros e recursos utilizados e necessário para registrar um processo administrativo no sistema Compras.
- + PROCESSO
Como já citado, um processo administrativo pode ser criado automaticamente por meio de uma Solicitação de compra ou manualmente por meio do próprio ambiente, seja pelo botão + PROCESSO ou Duplicar processo. Ao atender a solicitação, a funcionalidade possibilita ainda criar automaticamente uma contratação ou compra direta, aproveitando todas as informações até então preenchidas, até mesmo as dotações (despesas) já inseridas.
Para saber mais sobre a funcionalidade Solicitações de compra acesse:
Independente de sua origem a tela de registro do processo administrativo não altera. Para melhor contextualização de preenchimento dos campos acompanhe abaixo como iniciar um processo administrativo manualmente por meio do botão + PROCESSO.
O número e ano do processo é automaticamente gerado pelo sistema, já o campo Protocolo deve ser inserido conforme o documento de abertura iniciado pelo setor interessado na contratação.
No campo Tipo de objeto deve estar selecionada a especificação prévia do que se trata a necessidade, ou seja, Compras e Serviços, Seguros, Obras e Serviços de Engenharia, Alienação de bens entre outros. Essa informação é proveniente do cadastro localizado no menu Administrando > Cadastros auxiliares > Tipos de objeto.
Além disso deve ser informado em detalhes o Objeto solicitado para contratação. A definição deve estar embasada, dependendo da situação, em termo de referência, anteprojeto, projeto básico ou projeto executivo, conforme o inciso II do Art. 18 da Lei 14.133/21. Por exemplo, se a entidade realizará uma contratação direta (inexigibilidade ou dispensa de licitação), o setor interessado deverá apresentar para a autoridades competente, em determinados casos, um documento de formalização contendo o “estudo técnico preliminar, análise de riscos, termo de referência, projeto básico ou projeto executivo”(Art. 72 – I). Em situações que envolvam as modalidades de compra direta por exemplo, o documento apresentará a contratada, objeto, dotações orçamentárias, justificativa detalhada e embasamento legal para autorização da contratação.
A publicação de documentos como o citado deve ser realizado por meio da funcionalidade Textos, disponível em Outras opções > Outras, presente em cada registro do ambiente.
- Textos
Inseridas as informações referentes ao objeto devem ser informados também dados relativos às condições e forma de pagamento, regime de execução, prazo e local de entrega, se a entidade prevê subcontratação, além de como o saldo será controlado por quantidade ou valor. Todas essas informações devem constar no edital de licitação, no documento de dispensa ou inexigibilidade ou qualquer outro utilizado pelo setor para formalização da contratação.
Vale destacar ainda que é possível cadastrar as informações citadas a partir da tela do processo, dispensando o acesso ao menu Administrando > Cadastros auxiliares ou mesmo do Ícone de pesquisa.
