Bem-vindo à central de ajuda do Compras

Processando



Esta funcionalidade objetiva o registro de aquisições de bens e materiais, além da contratação de algum serviço. Por meio dela é possível inserir os dados pertinentes aos itens a serem adquiridos e com o processo intuitivo do sistema, ao final das autorizações das solicitações de compra, é possível realizar a geração de um Processo administrativo ou o atendimento de uma Compra direta, dispensando a necessidade de realizar o registro novamente. 

No pequeno vídeo abaixo perceba que são apresentadas sete etapas. Na primeira delas são listadas todas as solicitações e nas posteriores, somente aquelas que possuírem a respectiva situação, como na etapa 3, onde são apresentadas apenas as solicitações que estão autorizadas e assim por diante.

São vários os recursos e ações possíveis no ambiente, os quais serão apresentados logo mais detalhadamente em cada item, como os critérios de pesquisas, filtros, históricos, cópia de uma solicitação ou cancelamento, entre outros.

Conforme demonstrada no vídeo do item anterior, este recurso está presente somente na etapa 1 – Solicitações, a qual apresenta todos os registros independente de estarem em edição ou aprovada.

As opções disponíveis são Todos, Em edição ou Cancelada.

Além do filtro, é possível realizar uma busca mais refinada com os critérios de pesquisa Número da solicitação, Assunto, Organograma e/ou Material disponíveis no campo superior direito do ambiente.

Para iniciar um novo registro clique em +SOLICITAÇÃO e informe o Organograma, Assunto, Tipo de necessidade e Local de entrega, bem como, o Objeto, Justificativa e alguma Observação de desejar.

Após realizar o cadastro, a solicitação ficará com status Em edição e com um aviso que não foram inseridos itens para a solicitação em questão. Assim, para inserir os itens que comporão a necessidade de compra, clique em Itens > + ITEM.

Na tela acima, por meio do ícone Pesquisa de preços (lupa) é possível realizar o processo de cotação, o qual tem por objetivo oferecer estimativas dos preços dos produtos ou serviços a serem adquiridos pelo Órgão.

E caso você não encontre o material ou serviço durante a vinculação na solicitação, é possível realizar seu cadastro por meio dela. Lembre-se que este tais informações são oriundas do cadastro Materiais e serviços, acessado por meio do menu Administrando > Catálogo.

Concluída a inserção dos itens, na listagem, o registro apresenta um ícone azul indicando que a solicitação pode ser finalizada, já que o preenchimento com as despesas não é obrigatória neste momento e permite que a tramitação seja realizada.

Para conhecer a adição das despesas na solicitação acompanhe o próximo item.

Fique atento ao cadastro das despesas para inseri-las corretamente nas solicitações. Isso porque,  quando um entidade faz uso do sistema Contábil, o cadastro de uma despesa é atualizado em ambiente próprio (botão ATUALIZAR DESPESAS) no Compras (Cloud), o qual é originado da contabilidade. Lembre-se que a execução de um gasto deve estar sempre embasada em despesa previamente autorizada em lei, ou seja, por meio de sanção da LOA ou proposta de alteração orçamentária.

Por outro lado, quando a entidade não utiliza a solução Contábil da Betha Sistemas, é necessário que as despesas sejam cadastradas no Compras (Cloud) para conseguir realizar o processo de solicitação e possibilitar a criação e vinculação com a chave classificatória da despesa. Não realize os cadastros de despesas se você utiliza o Contábil, pois não será possível bloquear e enviar solicitação, e esta ficará no ambiente do Compras (Cloud) com a seguinte indicação:

Exposta a condição acima, para realizar a vinculação de despesas nas solicitações, clique no botão indicado abaixo e após em + DESPESA

Você pode inserir quantas despesas forem necessárias, e apesar do sistema possibilitar, deve ser verificado como sua entidade aloca as despesas, bem como, a legislação. Além disso, a obrigatoriedade de inserção das despesas dependerá do processo adotado pela entidade, ou seja, há casos em que os departamentos inserem a despesa apenas após a aprovação pelo setor de Compras, em outros, a inserção é obrigatória já no momento do seu cadastro.

Conforme a demonstração acima, ao salvar a inserção das despesas, são apresentados novos ícones com ações específicas como exclusão, histórico, bem como, outras opções como bloqueio e desbloqueio de despesas e atualização de status.

No próximo item você confere a usabilidade do bloqueio e desbloqueio orçamentário, interação esta que envia os dados para a contabilidade.

Os bloqueios e desbloqueios são processos simples e ocorrem durante a execução orçamentária. O bloqueio pode ser considerado como uma transação de caráter operacional ou gerencial oriunda de finalidade distinta, ou seja, concretizar o gasto ao garantir a previsão de recursos orçamentários para o pagamento das obrigações. Este exemplo pode ser vislumbrado no § 2º e inciso III, da Seção III – Das Obras e Serviços (Lei 8.666/93) o qual cita este dever de assegurar o orçamento:


2º As obras e os serviços somente poderão ser licitados quando:
I – [...];
II – [...];
III – houver previsão de recursos orçamentários que assegurem o pagamento das obrigações decorrentes de obras ou serviços a serem executadas no exercício financeiro em curso, de acordo com o respectivo cronograma;

Muitas prefeituras utilizam esse processo como parte das rotinas diárias de planejamento e contabilidade, bloqueando o saldo orçamentário como garantia, para que no momento da realização do gasto e empenho, o desbloqueio para pagamento ocorre normalmente e sem ausência de recursos. 

Para efetuar o bloqueio da despesa, inicie por meio do ícone $ (Despesas) e após clique no pequeno ícone em forma de cadeado na tela Adicionando despesas. Após utilize o botão + BLOQUEIO na próxima tela Listando bloqueios/desbloqueios da despesa, a qual será apresentada.

Assista ao vídeo sobre Bloqueios, desbloqueios e suas exclusões

É possível inserir vários bloqueios e desbloqueios, desde que bloqueios já existente esteja desbloqueado ou descartado.

A Data do bloqueio é sugerida automaticamente pelo sistema, mas você pode alterá-la se desejar. Com relação ao campo Valor do bloqueio, não é permitida sua alteração, pois atualmente o sistema possibilita apenas realizar bloqueio e desbloqueio com o valor total da solicitação de compra.

Após SALVAR E ENVIAR, o sistema Contábil realizará o bloqueio, seja ele automático, conforme a configuração do painel (widget) Solicitações de bloqueios/desbloqueios e quando na existência de saldo na despesa, ou não, quando aguarda reconhecimento no painel pela contabilidade e quando não possui saldo orçamentário.  

No exemplo abaixo perceba que a configuração Efetivar bloqueios e desbloqueios automaticamente está desmarcada, logo, as solicitações oriundas do Compras e do Contratos, ficarão aguardando a realização do reconhecimento manualmente.

Quando habilitada a opção na configuração, as solicitações integração ao Contábil automaticamente, desde que exista saldo na dotação.

Após o bloqueio ter ocorrido e ser contabilizado devidamente, o desbloqueio pode ser realizado por meio do ícone cadeado aberto localizado na tela Listando bloqueios/desbloqueios da despesa.

Lembrando que, quando a contabilidade optar pelo bloqueio e desbloqueio automático (Configuração do widget Solicitações de bloqueios/desbloqueios), a solicitação será enviado e após o status é atualizado automaticamente no Compras, quando fechada a tela citada, e atualizado manualmente por meio do botão ATUALIZAR com a tela aberta. Assim, você poderá seguir normalmente com a solicitação de compra até seu devido atendimento.

Por fim, no Compras, o status da solicitação de bloqueio ou desbloqueio é atualizado automaticamente quando a tela Listando bloqueios/desbloqueios da despesa estiver fechada ou ao utilizar manualmente o botão ATUALIZAR, quando a tela citada ainda estiver aberta. 

Já o botão Atualizar situação, deve ser utilizado quando ocorrer alguma instabilidade na atualização automática. Assim, o Compras realiza essa atualização manual e retorna a informação atualizada no Contábil.

A exclusão de Bloqueios e Desbloqueios pode ser realizada por duas formas:

  • Realizar a exclusão somente no Compras e não enviar a solicitação de exclusão ao Contábil;
  • Realizar a exclusão no Compras e enviar a solicitação de exclusão também ao Contábil automaticamente.

Assista ao vídeo sobre Bloqueios, desbloqueios e suas exclusões

A primeira situação foi desenvolvida para permitir a exclusão de bloqueios e desbloqueios somente no Compras, quando no Contábil, apresentar a situação de ausência de saldo na dotação. Isso mesmo! Quando enviado e já reconhecido o bloqueio e seu desbloqueio, ao efetuar sua exclusão, o sistema Contábil realiza uma validação de saldos e em alguns momentos, a dotação pode não apresentar mais saldos para tais movimentações serem efetivadas.

Já a segunda opção de exclusão de bloqueios e desbloqueios das despesas enviadas para a Contabilidade permite maior agilidade nas rotinas entre os setores. Seu objetivo é facilitar tais ações quando em alteração das dotações ou seus valores.

Vale ressaltar ainda que neste tópico, também é abordado as regras de descarte pelo Contábil e as implicações no sistema Compras.