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Processando



Esta funcionalidade objetiva o registro de aquisições de bens e materiais, além da contratação de algum serviço. Por meio dela é possível inserir os dados pertinentes aos itens a serem adquiridos e com o processo intuitivo do sistema, ao final das autorizações das solicitações de compra, é possível realizar a geração de um Processo administrativo ou o atendimento de uma Compra direta, dispensando a necessidade de realizar o registro novamente. 

No pequeno vídeo abaixo perceba que são apresentadas sete etapas. Na primeira delas são listadas todas as solicitações e nas posteriores, somente aquelas que possuírem a respectiva situação, como na etapa 3, onde são apresentadas apenas as solicitações que estão autorizadas e assim por diante.

São vários os recursos e ações possíveis no ambiente, os quais serão apresentados logo mais detalhadamente em cada item, como os critérios de pesquisas, filtros, históricos, cópia de uma solicitação ou cancelamento, entre outros.

Conforme demonstrada no vídeo do item anterior, este recurso está presente somente na etapa 1 – Solicitações, a qual apresenta todos os registros independente de estarem em edição ou aprovada.

As opções disponíveis são Todos, Em edição ou Cancelada.

Além do filtro, é possível realizar uma busca mais refinada com os critérios de pesquisa Número da solicitação, Assunto, Organograma e/ou Material disponíveis no campo superior direito do ambiente.

Para iniciar um novo registro clique em +SOLICITAÇÃO e informe o Organograma, Assunto, Tipo de necessidade e Local de entrega, bem como, o Objeto, Justificativa e alguma Observação de desejar.

Após realizar o cadastro, a solicitação ficará com status Em edição e com um aviso que não foram inseridos itens para a solicitação em questão. Assim, para inserir os itens que comporão a necessidade de compra, clique em Itens > + ITEM.

Na tela acima, por meio do ícone Pesquisa de preços (lupa) é possível realizar o processo de cotação, o qual tem por objetivo oferecer estimativas dos preços dos produtos ou serviços a serem adquiridos pelo Órgão.

E caso você não encontre o material ou serviço durante a vinculação na solicitação, é possível realizar seu cadastro por meio dela. Lembre-se que este tais informações são oriundas do cadastro Materiais e serviços, acessado por meio do menu Administrando > Catálogo.

Concluída a inserção dos itens, na listagem, o registro apresenta um ícone azul indicando que a solicitação pode ser finalizada, já que o preenchimento com as despesas não é obrigatória neste momento e permite que a tramitação seja realizada.

Para conhecer a adição das despesas na solicitação acompanhe o próximo item.

Fique atento ao cadastro das despesas para inseri-las corretamente nas solicitações. Isso porque,  quando um entidade faz uso do sistema Contábil, o cadastro de uma despesa é atualizado em ambiente próprio (botão ATUALIZAR DESPESAS) no Compras (Cloud), o qual é originado da contabilidade. Lembre-se que a execução de um gasto deve estar sempre embasada em despesa previamente autorizada em lei, ou seja, por meio de sanção da LOA ou proposta de alteração orçamentária.

Por outro lado, quando a entidade não utiliza a solução Contábil da Betha Sistemas, é necessário que as despesas sejam cadastradas no Compras (Cloud) para conseguir realizar o processo de solicitação e possibilitar a criação e vinculação com a chave classificatória da despesa. Não realize os cadastros de despesas se você utiliza o Contábil, pois não será possível bloquear e enviar solicitação, e esta ficará no ambiente do Compras (Cloud) com a seguinte indicação:

Exposta a condição acima, para realizar a vinculação de despesas nas solicitações, clique no botão indicado abaixo e após em + DESPESA

Você pode inserir quantas despesas forem necessárias, e apesar do sistema possibilitar, deve ser verificado como sua entidade aloca as despesas, bem como, a legislação. Além disso, a obrigatoriedade de inserção das despesas dependerá do processo adotado pela entidade, ou seja, há casos em que os departamentos inserem a despesa apenas após a aprovação pelo setor de Compras, em outros, a inserção é obrigatória já no momento do seu cadastro.

Conforme a demonstração acima, ao salvar a inserção das despesas, são apresentados novos ícones com ações específicas como exclusão, histórico, bem como, outras opções como bloqueio e desbloqueio de despesas e atualização de status.

No próximo item você confere a usabilidade do bloqueio e desbloqueio orçamentário, interação esta que envia os dados para a contabilidade.

Os bloqueios e desbloqueios são processos simples e ocorrem durante a execução orçamentária. O bloqueio pode ser considerado como uma transação de caráter operacional ou gerencial oriunda de finalidade distinta, ou seja, concretizar o gasto ao garantir a previsão de recursos orçamentários para o pagamento das obrigações. Este exemplo pode ser vislumbrado no § 2º e inciso III, da Seção III – Das Obras e Serviços (Lei 8.666/93) o qual cita este dever de assegurar o orçamento:


2º As obras e os serviços somente poderão ser licitados quando:
I – [...];
II – [...];
III – houver previsão de recursos orçamentários que assegurem o pagamento das obrigações decorrentes de obras ou serviços a serem executadas no exercício financeiro em curso, de acordo com o respectivo cronograma;

Muitas prefeituras utilizam esse processo como parte das rotinas diárias de planejamento e contabilidade, bloqueando o saldo orçamentário como garantia, para que no momento da realização do gasto e empenho, o desbloqueio para pagamento ocorre normalmente e sem ausência de recursos. 

Para efetuar o bloqueio da despesa, inicie por meio do ícone $ (Despesas) e após clique no pequeno ícone em forma de cadeado na tela Adicionando despesas. Após utilize o botão + BLOQUEIO na próxima tela Listando bloqueios/desbloqueios da despesa, a qual será apresentada.

Assista ao vídeo sobre Bloqueios, desbloqueios e suas exclusões

É possível inserir vários bloqueios e desbloqueios, desde que bloqueios já existente esteja desbloqueado ou descartado.

A Data do bloqueio é sugerida automaticamente pelo sistema, mas você pode alterá-la se desejar. Com relação ao campo Valor do bloqueio, não é permitida sua alteração, pois atualmente o sistema possibilita apenas realizar bloqueio e desbloqueio com o valor total da solicitação de compra.

Após SALVAR E ENVIAR, o sistema Contábil realizará o bloqueio, seja ele automático, conforme a configuração do painel (widget) Solicitações de bloqueios/desbloqueios e quando na existência de saldo na despesa, ou não, quando aguarda reconhecimento no painel pela contabilidade e quando não possui saldo orçamentário.  

No exemplo abaixo perceba que a configuração Efetivar bloqueios e desbloqueios automaticamente está desmarcada, logo, as solicitações oriundas do Compras e do Contratos, ficarão aguardando a realização do reconhecimento manualmente.

Quando habilitada a opção na configuração, as solicitações integração ao Contábil automaticamente, desde que exista saldo na dotação.

Após o bloqueio ter ocorrido e ser contabilizado devidamente, o desbloqueio pode ser realizado por meio do ícone cadeado aberto localizado na tela Listando bloqueios/desbloqueios da despesa.

Lembrando que, quando a contabilidade optar pelo bloqueio e desbloqueio automático (Configuração do widget Solicitações de bloqueios/desbloqueios), a solicitação será enviado e após o status é atualizado automaticamente no Compras, quando fechada a tela citada, e atualizado manualmente por meio do botão ATUALIZAR com a tela aberta. Assim, você poderá seguir normalmente com a solicitação de compra até seu devido atendimento.

Por fim, no Compras, o status da solicitação de bloqueio ou desbloqueio é atualizado automaticamente quando a tela Listando bloqueios/desbloqueios da despesa estiver fechada ou ao utilizar manualmente o botão ATUALIZAR, quando a tela citada ainda estiver aberta. 

Já o botão Atualizar situação, deve ser utilizado quando ocorrer alguma instabilidade na atualização automática. Assim, o Compras realiza essa atualização manual e retorna a informação atualizada no Contábil.

A exclusão de Bloqueios e Desbloqueios pode ser realizada por duas formas:

  • Realizar a exclusão somente no Compras e não enviar a solicitação de exclusão ao Contábil;
  • Realizar a exclusão no Compras e enviar a solicitação de exclusão também ao Contábil automaticamente.

Assista ao vídeo sobre Bloqueios, desbloqueios e suas exclusões

A primeira situação foi desenvolvida para permitir a exclusão de bloqueios e desbloqueios somente no Compras, quando no Contábil, apresentar a situação de ausência de saldo na dotação. Isso mesmo! Quando enviado e já reconhecido o bloqueio e seu desbloqueio, ao efetuar sua exclusão, o sistema Contábil realiza uma validação de saldos e em alguns momentos, a dotação pode não apresentar mais saldos para tais movimentações serem efetivadas.

Já a segunda opção de exclusão de bloqueios e desbloqueios das despesas enviadas para a Contabilidade permite maior agilidade nas rotinas entre os setores. Seu objetivo é facilitar tais ações quando em alteração das dotações ou seus valores.

Vale ressaltar ainda que neste tópico, também é abordado as regras de descarte pelo Contábil e as implicações no sistema Compras.

Como citado anteriormente esta possibilidade de exclusão de bloqueios e desbloqueios somente no Compras e não no Contábil, tem o objetivo de solucionar a situação de ausência de saldo na dotação. Isso mesmo! Quando enviado e já reconhecido o bloqueio e seu desbloqueio, ao efetuar sua exclusão, o sistema Contábil realiza uma validação de saldos e em alguns momentos, a dotação pode não apresentar mais saldos para tais movimentações serem efetivadas.

Para acessá-la selecione o registro individual ou em lote ou clique em  Mais opçõesExcluir no Compras. Ao realizar a exclusão, o sistema emitirá uma mensagem de alerta sobre a ciência de que a exclusão dos bloqueios/desbloqueios ocorrerá somente no Compras.

A exclusão de bloqueios e desbloqueios das despesas que foram enviados para a contabilidade é possibilitada independente de como constar seu status, ou seja, aguardando contabilização, contabilizado, descartado ou até mesmo excluído manualmente.

Além disso, pode ser realizada individualmente ou em lote, ou seja, bloqueio e desbloqueio em uma única vez. Entretanto, algumas regras devem ser observadas, as quais estão elencadas logo mais, neste momento será demonstrado como efetuar a exclusão. 

Acesse a tela Adicionando despesas por meio do ícone $ na listagem do ambiente Solicitações de compra. Após, clique no ícone em forma de cadeado (Bloqueios / Desbloqueios). Perceba que é possível visualizar os registros, bem como, selecionar o bloqueio e desbloqueio individualmente ou em lote, ou seja, ambos de uma só vez.

Perceba no vídeo acima, que ao selecionar somente o bloqueio para exclusão, automaticamente o sistema seleciona também o desbloqueio. Já a exclusão do desbloqueio pode acontecer individualmente sem a obrigatoriedade da exclusão do bloqueio.

Para demonstração, será excluído o desbloqueio primeiramente. Observe que a solicitação de exclusão é recepcionada pelo widget Solicitações de bloqueios/desbloqueios do sistema Contábil e ao ser reconhecida, o desbloqueio é excluído na contabilidade e no compras.

Para tanto, ao descartar a solicitação de exclusão, o registro de bloqueio/desbloqueio é mantido no Contábil e a solicitação é excluída do widget. Já no Compras o registro retorna para Contabilizado.

Se a área contábil da entidade deseja que essas interações aconteçam de forma automática, basta ativar a opção Efetivar bloqueios e desbloqueios automaticamente. Com isso, ao serem enviadas solicitações e exclusões de bloqueios e desbloqueios, os sistemas interagirão com autonomia, seja no reconhecimento por parte do Contábil, bem como, na atualização de status no Compras.

É importante que você se atente a cada situação em que o bloqueio ou desbloqueio da dotação se encontra, pois cada ação de solicitação (inserção) ou de exclusão deve ser realizada conforme as regras abaixo:

Significa que as informações não foram enviadas ao sistema Contábil, sendo possível realizar a exclusão do registro no Compras sem a necessidade do envio de solicitação de exclusão.

Significa que as informações das solicitações de inserção de um bloqueio/desbloqueio constam no widget Solicitações de bloqueios/desbloqueios do Contábil.

Esse status é atualizado para Contabilizado quando reconhecido manualmente ou automaticamente, conforme a configuração do widget Efetivar bloqueios e desbloqueios automaticamente.

Significa que as informações das solicitações de exclusões de um bloqueio/desbloqueio constam no widget Solicitações de bloqueios/desbloqueios do Contábil.

Esse status é atualizado para Contabilizado quando a exclusão é reconhecida manualmente ou automaticamente, conforme a configuração do widget Efetivar bloqueios e desbloqueios automaticamente.

Se adicionar o bloqueio/desbloqueio, este é contabilizado e efetivado no Contábil e no Compras o registro é alterado para Contabilizado. Logo, é exibida a situação para Aguardando exclusão no Contábil.

Se descartar o bloqueio/desbloqueio, a solicitação é excluída no widget do Contábil e no Compras o registro é alterado para Descartado. Logo, é exibida a situação para Aguardando exclusão no Contábil.

Se aceitar a solicitação de exclusão, tanto esta como a solicitação de bloqueio/desbloqueio são excluídas do widget do Contábil e no Compras os registros são excluídos automaticamente.

Se descartar a solicitação de exclusão, somente esta é excluída do widget do Contábil e no Compras o registro bloqueio/desbloqueio retorna para Aguardando contabilização.

Se aceitar a solicitação de exclusão de um bloqueio/desbloqueio contabilizado, este é excluído no sistema Contábil, bem como, o bloqueio/desbloqueio é excluído automaticamente no Compras.

Se descartar solicitação de exclusão de um registro de bloqueio/desbloqueios contabilizado, essa solicitação não é mais apresentada no widget do Contábil e no Compras o registro de bloqueio/desbloqueio é alterado para Contabilizado.

Se descartar primeiramente a solicitação de bloqueio/desbloqueio e após realizar a tentativa de aceitar a solicitação de exclusão no widget do Contábil, o sistema emitirá a mensagem: “ServicoIntegracaoDescarte: Não é possível descartar integrações com este status”. Logo, é necessário descartar a solicitação de exclusão no widget, onde no Compras o status será alterado para Descartado.

Se descartar a solicitação de bloqueio/desbloqueio contabilizado e descartar também solicitação de exclusão, estas solicitações não são mais apresentadas no widget do Contábil e no Compras o status do registro de bloqueio/desbloqueio é alterado para Descartado.

Se descartar a solicitação de bloqueio/desbloqueio ainda no widget do Contábil, o status do registro no Compras é apresentado como Descartado. Logo, é possível realizar a exclusão do registro de bloqueio/desbloqueio manualmente, ou seja, sem necessidade de envio de solicitação de exclusão ao Contábil.

Supondo que você deseja alterar o valor da despesa ou mesmo alterar a própria despesa da solicitação de compra, isso acarretará em alterações necessárias no registro de bloqueio/desbloqueio. No sistema Contábil, existem três situações de alterações das informações de bloqueio/desbloqueio enviadas pelo Compras:

Registro de bloqueio/desbloqueio excluído manualmente: é consultado se o registro do bloqueio/desbloqueio existe no Contábil, caso contrário, no Compras o registro é excluído automaticamente sem enviar a solicitação de exclusão para o Contábil.

Registro bloqueado e alterado para desbloqueado manualmente: quando no Compras apresentar a situação Aguardando exclusão no Contábil e ser enviado uma solicitação de exclusão no widget do Contábil para aceitação:

  • No widget será demonstrado a mensagem “Não é permitido a exclusão. Já existe desbloqueio(s) para este bloqueio”. Para esta solicitação, é possível apenas descartar o registro;
  • Se descartar, a solicitação de exclusão é excluída do widget do Contábil e no Compras o registro volta para Contabilizado;
  • Se excluído o desbloqueio manualmente, o registro Desbloqueado retorna para a situação Bloqueado, conforme consta no Contratos. Neste cenário, é possível realizar o descarte da solicitação de exclusão pelo widget.

Esta opção de cópia, disponível em Outras opções, objetiva a otimização do tempo quando no cadastramento de futuras solicitações de compras com informações semelhantes. 

Vale ressaltar que esta opção está disponível apenas nas solicitações que estiverem com status igual a Em edição, ou seja, na etapa 1 – Solicitações.

Ao acessá-la, o sistema apresentará uma tela sugerindo a data da nova solicitação, entidade e o nome do solicitante, bem como, solicitará o organograma e permitirá a cópia também dos itens e despesas.


Quando realizada a duplicação de uma solicitação do ano anterior, que está Em edição, verifique antecipadamente se as despesas válidas nesse ano estão presentes para o novo exercício, caso contrário, elas não serão copiadas mesmo selecionado a opção Duplicar despesas.

Quando após o cadastro da solicitação a necessidade não for confirmada, é possível cancelá-la. Para isso, em Outras opções, clique em Cancelar solicitação e insira uma observação que justifique o cancelamento.

Essa ação somente é permitida para solicitações com status entre a etapa 2 – Aguardando autorização e 3 – Autorizada.

Para efetuar a emissão da nota de solicitação de compra, é essencial que o modelo está devidamente configurado e selecionado em Modelos de relatórios (Configurando > Parâmetros).

Assim, no ambiente Solicitações de compra é possível emitir a nota em qualquer etapa por meio do ícone em forma de impressora. Vale destacar que os modelos disponibilizados pela equipe de Gestão de Produtos da Betha Sistemas é passível de customização, ou seja, podem ser alterados conforme a necessidade da entidade. Para isso, basta solicitar a Revenda ou Filial.

Essas três ações simples têm algumas peculiares, então conheça-as para melhor usabilidade.

Esta opção está disponível apenas nas solicitações com status entre Em edição a Aguardando aprovação, ou seja, quando ela constar como Aprovada ou Atendida, não é possível editá-la, mas somente visualizar suas informações.

Para realizar a exclusão de uma solicitação, esta não poderá possuir registros dependentes. Por exemplo, quando uma solicitação constar como Atendida e resultar um processo administrativo, neste deverão ser excluídos todas as informações inseridas em Itens, pois estão relacionadas. Feito isso, o próprio processo deverá ser excluído também, retornado a solicitação de compras com status Atendida para Aprovada. 

Para tanto, o sistema ainda não permitirá a exclusão da solicitação em questão, afinal, está vinculada a ela participantes por meio da cotação de preços, os quais deverão também ser excluídos. Assim, quando o registro estiver na etapa 4 – Em cotação, realize a exclusão da respectiva cotação de preços para que você consiga retorná-la para a etapa 3 – Autorizada e finalmente exclui-la.

Conforme no vídeo acima, a solicitação estará disponível para retornar a etapa 3 – Autorizada. Efetue também a exclusão dos Itens e após, a solicitação estará na etapa 1 – Solicitações com status Em edição para ser excluída definitivamente.

Esta opção está disponível apenas nas solicitações com status Aprovada a Atendida. Entre as etapas 1 – Solicitações e 5 – Aguardando aprovação, é possível editá-las.

Como demonstrado em toda o conteúdo dessa página, a tramitação de uma solicitação de compras envolve sete etapas que iniciam na criação e termina no seu atendimento. E apesar de parecerem extensas, a ação de tramitar é um processo simples e em poucos cliques você consegue disponibilizar, bem como, retornar etapas.

Primeiramente ao cria uma solicitação, é sabido que será apresentada na etapa 1 – Solicitações, onde constam todos os registros, independente do status. Para disponibilizá-la para a etapa 2 – Aguardando autorização, basta clicar em Finalizar Edição.

A partir desse momento, a disponibilização da solicitação para a próxima etapa se dá por meio do botão TRAMITAR, seja selecionando vários registros ao mesmo tempo (lote) ou tramitando apenas um. Em ambos os casos o sistema lista as etapas que estão disponíveis para tramitação, bem como, opção de retorno.

É importante ressaltar que é possível tramitar uma solicitação de compra da etapa 3 – Autorizada para a 5 – Aguardando aprovação, sem passar pela 4 – Em cotação. Isso porque, existem entidades que não realizam o registro das cotações de preços. Se a sua entidade realiza em procedimento como pré-requisito para atendimento da solicitação, o sistema permite que ele seja realizado por meio do próprio ambiente Solicitações de compra ou específico (Processando > Cotações de preços). Neste último, quando finalizada a cotação, a solicitação automaticamente é tramitada para a etapa 5.

Para conhecer mais sobre a cotação de preços, clique no link abaixo, o qual direcionará para orientações específicas sobre o processo.

Estando na etapa 6 – Aprovada, é possível realizar o atendimento por duas formas. A primeira delas é manualmente ao clicar no botão TRAMITAR.

Já a segunda forma de atendimento é por meio do botão ATENDER SOLICITAÇÃO. Ao selecionar todas que desejar, você deverá indicar se é a solicitação é um compra rápida ou não. 

Quando selecionada a opção Compra rápida igual a Não, o sistema realizará a geração do Processo administrativo relacionado a modalidade desejada. Se selecionada a opção igual a Sim, você poderá optar também pela geração de um Processo administrativo, mas com a modalidade de Dispensa de Licitação já homologado. O Compras (Cloud) ainda aproveitará todas as informações da Solicitação, ou seja, conforme valores estipulados pela lei em Compras e Serviços e para Obras e Serviços de Engenharia.

Ao optar pela geração de uma Contratação, uma Compra direta será criada no sistema Contratos, sem a necessidade de transitar pelo processo administrativo.

Como já é de seu conhecimento, é possível selecionar várias solicitações. Essas podem corresponder uma única Entidade ou de várias, as quais formarão Processo Multientidade, quando no processo administrativo. Para a geração de contratações diretas, somente é possível selecionar uma solicitação de compra.

Com o histórico é possível visualizar informações básicas como as tramitações ordenadamente, o usuário, data e hora, bem como, o número do contrato gerado. Não é possível editar, alterar ou excluir qualquer dado do hitórico, mas apenas visualizá-lo.