Central de Ajuda

No sistema Contábil, o grupo de cadastros de Pessoas é composto pelos Assinantes, Credores, Ordenadores da despesa e Responsáveis, os quais são acessados por meio do menu Administrando > Pessoas. É importante seu conhecimento, pois esses cadastros são citados durante os processos de emissões de notas e relatórios, bem como, no empenhamento, por exemplo.

Além disso, contrário à Estrutura organizacional e Endereços, os ambientes cadastrais que compõem Pessoas, podem variar entre as soluções Betha. Por exemplo, em Compras (Cloud) você visualiza os cadastros dos Fornecedores da entidade ao invés de Credores. Já no Contábil se fazem presentes os mesmos do Tesouraria (Cloud), compartilhando informações entre si. Então se você trabalha ou trabalhará com vários de nossos sistemas, saiba que eles se moldam a cada contexto processual e finalidades específicas para os quais foram feitos.

O cadastro de Assinantes será parte integrante do Assinaturas. Juntamente com ele, o Grupo de configuração de assinaturas também é uma informação obrigatória.

Logo mais abaixo, você encontra os links para conhecer os demais cadastros citados.

Esta funcionalidade permite cadastrar todas as possíveis pessoas que se enquadram como tal. Localizada pelo menu Administrando > Pessoas > Assinantes, você visualizará o ambiente e todos seus recursos.

Para adicionar um novo registro cliquei no botão + ASSINANTE e realize o preenchimento das informações.

Faça uso dos critérios como Nome, CPF ou Função, localizados em Pesquisa avançada, para efetuar buscas mais assertivas.

Criado o cadastro de Assinantes, os próximos passos são efetuar os Grupos de configuração de assinaturas e as Assinaturas respectivamente.

Parte integrante no conjunto de registros de Pessoas, esse cadastro permite que você inclua todos os possíveis credores da entidade, eles serão informados durante o empenhamento de uma despesa, seja ela diárias ou adiantamentos por exemplo, despesas extras entre outros.

Acesse o ambiente por meio do menu Administrando > Pessoas > Credores. Nele são demonstrados todos os cadastros das pessoas físicas (PF) e jurídicas (PJ), bem como, a outras informações como a data de inclusão e situação.

Por meio deste botão você realiza o cadastramento das pessoas físicas e jurídicas no sistema. Mas lembre-se que o cloud possibilita que este mesmo cadastro seja realizado por meio de outro cadastro que utilize-o, por exemplo no empenhamento. Isso mesmo! Supondo que ao realizar o cadastro de um empenho com Identificador do tipo Credor, você não encontre o cadastro, logo, é possível a partir desse realizar o registro do credor desejado. Veja:

Essa facilidade está presente em todas as soluções cloud e na maioria das funcionalidades, pois permite mais agilidade e otimização de tempo, uma vez que você não precise sair do cadastro o qual está realizando para efetuar outro auxiliar.

Logo, ao cadastrar um credor os campos podem se modificar, pois dependem do Tipo informado, ou seja, se é pessoa física (CPF) ou pessoa jurídica (CNPJ). Por exemplo, se o tipo especificado for PF, serão apresentadas para você, além das guias DADOS PESSOAIS e CONTAS BANCÁRIAS, a guia DOCUMENTOS.

Entretanto, se informado um credor como pessoa jurídica (CNPJ), serão solicitadas outras informações, as quais constam apenas nas guias DADOS PESSOAIS e CONTAS BANCÁRIAS. Veja:

Além dessas informações, quando por alguma razão um credor não possuir mais vínculo com a entidade, é possível desativar seu cadastro e ativá-lo quando desejar. Por meio da checkbox Registro desativado, localizada no canto inferior esquerdo, você desativa ou ativa o registro e lembre-se de informar a Data inativação.

Além das guias DADOS PESSOAIS e DOCUMENTOS, o cadastro de Credores apresenta a guia CONTAS BANCÁRIAS, mas esta não se relaciona com a funcionalidade cadastral Contas bancárias, que é um ambiente específico para gestão de contas da própria entidade, relacionam-se apenas com o cadastro de Agências. Nesta situação, é preciso inserir a agência antes de informar a conta bancária no cadastro de Credores, pois esse dado será solicitado.

Ao final do pequeno vídeo acima é demonstrado o ícone em forma de estrela. Ele possibilita a você definir qual a conta bancária será a favorita, assim quando realizar um pagamento para esse credor, automaticamente essa conta será sugerida pelo sistema.

O benefício de registrar antecipadamente as contas bancárias do credor e favoritar a desejada, é a otimização das rotinas que solicitam essa informação, como em pagamentos de empenhos e despesas extras. O sistema sugere automaticamente a conta bancária favoritada,, mas permite que seja seleciona outra conforme a listagem de contas cadastradas.

Registros efetuados, o ambiente apresentará automaticamente a listagem com todos os Credores cadastrados no sistema. E para realizar a busca por algum cadastro, localize-o por meio do Nome em Pesquisar ou mesmo por Tipo, CPF ou CNPJ em Outras opções da Pesquisa avançada.

Você sabe o que é um Ordenador de despesas e quais suas responsabilidades?

Conforme o Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP), o "ordenador de despesa é toda e qualquer autoridade de cujos atos resultarem emissão de empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio (§ 1º do art. 80 do Decreto-Lei nº 200/67). Também pode ser caracterizado como a autoridade com atribuições definidas em ato próprio, entre as quais as de movimentar créditos orçamentários, empenhar despesa e efetuar pagamentos (IN/DTN nº 10/91)".

Com relação às responsabilidades, estas exigem conhecimentos em diversas áreas como finanças, contratos, licitações, obras, recursos humanos, transparência, bens patrimoniais, entre outras. Essa união de conhecimentos auxiliam nas tomadas de decisões.
Para conhecer um pouco mais sobre tudo que envolve o ordenador de despesas acesse o Manual disponibilizado pelo CNMP .

Por meio do contexto acima que a funcionalidade Ordenadores da despesa é apresentada com objetivo que possibilitar o cadastro de pessoas que possuem autoridades para execução dos tramites da despesa, suprimento ou dispêndio de recursos.

Para acessá-la, faça uso no menu Administrando > Pessoas > Ordenadores da despesa. No ambiente são apresentados os responsáveis, bem como, o organograma e período de vigência.

O cadastro do Ordenador pode ser realizado ao informar o Nome e seu CPF. Para tanto, após esses dados, é possível vincular um ou vários Organogramas, bem como, a Data inicial, final e o Motivo da baixa, conforme já apresentado no vídeo acima.

Registros efetuados, você pode efetuar a busca por meio do Nome e/ou CPF em Pesquisar ou mesmo pelo Número do Organograma e/ou Organogramas em Outras opções da Pesquisa avançada.

O cadastro de Responsáveis é uma informação utilizada em outros registros do sistema, como por exemplo, no cadastro de Contas bancárias ou de Credores. Entretanto, o cadastro de Responsável, é composto por informações como o seu Tipo, então veja primeiramente como efetuar tal cadastro no sistema.

Para realizar o cadastro de Responsáveis acesse a funcionalidade por meio do menu Administrando > Pessoas > Responsáveis.

Para iniciar o cadastro em estudo, clique no botão + RESPONSÁVEL.

Os dados que constam neste cadastro são comuns e relacionados a informações pessoais, como endereço, telefone, CPF, e-mail entre outros. Os campos Descrição do cargo e Tipo podem ser comuns na maioria das vezes, ou seja, constar a mesma definição, então não se preocupe. Apesar disso, preencha-os para que seu cadastro esteja completo à futuras consultas.

E tão importante o preenchimento dos campos, é definir um período de responsabilidade dessa pessoa, com o botão + PERÍODO isso é possível.

Além de definir o período de responsabilidades, você pode inativar o cadastro informando apenas a Data da inativação, automaticamente o status do cadastro se altera de Ativo para Inativo. Quando desejar ativá-lo novamente, basta retirar a respectiva Data da inativação.

Para efetuar a busca dos responsáveis cadastrados, faça uso dos critérios como Nome, CPF, Cargo ou Tipo em Pesquisar, bem como, pela Situação em Pesquisa avançada, indicando como Ativo ou Inativo.