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O que são despesas orçamentárias?

Conforme o MCASP, “o orçamento é o instrumento de planejamento de qualquer entidade, pública ou privada, e representa o fluxo de ingressos e aplicação de recursos em determinado período”.
Logo, a Lei Orçamentária, peça importante ao setor público, fixa a despesa pública autorizada para um exercício financeiro. A despesa orçamentária pública é o conjunto de dispêndios realizados pelos entes públicos para o funcionamento e manutenção dos serviços públicos prestados à sociedade. Tais dispêndios, assim como os ingressos, são tipificados em orçamentários e extraorçamentários.

Pode-se afirmar então, que a despesa orçamentária é toda transação que depende de autorização legislativa, na forma de consignação de dotação orçamentária, para ser efetivada.

Estágios da despesa orçamentária

Referente ao sistema, todas essas etapas da despesa orçamentária estão presentes em um único ambiente do Contábil. Nominado por Empenhos, esse ambiente pode ser acessado por meio da Visão geral ou pelo menu Executando > Despesa.
Logo, toda a gestão da execução da despesa orçamentária é reunida em um só lugar!

Ao acessar o ambiente, você é direcionada automaticamente para a primeira etapa, 1 – Emitido. As demais etapas estão dividas e podem ser acessadas por meio das guias.

Em cada etapa, é possível utilizar filtros que permitem uma visualização mais rápida da situação que se deseja. Por exemplo, na etapa 1 – Emitido, é possível visualizar apenas os Empenhos ou os Restos e quais estão como A liquidar ou A pagar. Já na etapa 3 – Liquidado, as opções de filtros se alteram, assim como nas demais.

Vale ressaltar que é possível combinar filtros, por exemplo, selecionar a visualização de todos os Restos e após selecionar ainda a opção A liquidar.

A opção Todos permite ainda filtrar por Restos ou somente os Empenhos que estejam em qualquer status, seja, em liquidação, liquidado ou pago.

Ao optar por este filtro, são demonstrados todos os restos e empenhos pendentes de liquidação e que estão liquidados parcialmente.

Este filtro permite a demonstração de todos os restos e empenhos pendentes de pagamento, os parcialmente retidos e parcialmente pagos.

Neste filtro rápido são demonstrados todos os registros liquidados e/ou pagos, mas pendentes de comprovação. Ao efetuar a liquidação de um empenho ou subempenho, na tela é demonstrado o campo Comprovantes, possibilitando assim a vinculação de documentos. Para saber mais sobre o cadastro de Comprovantes clique no botão abaixo.

Por meio deste botão, são apresentadas as opções de tramitação do empenho para as próximas etapas 2 – Em liquidação, 3 – Liquidado ou 4 – Pago. Logo, cada uma das opções apresentará uma tela para preenchimento de informações específicas, as quais serão contextualizadas mais adiante.

No exercício corrente, são demonstrados todos os valores das movimentações do empenho ou subempenho em questão, além de detalhes do valor Empenhado, Pago e A pagar.

Já no exercício subsequente, caso o empenho apresente ainda saldo, o seu resumo se altera e os valores são apresentados como inscritos em restos a pagar. Veja;

A opção Ver posição até 31/Dez, quando selecionada, caso um empenho possua movimentações em anos posteriores, ou seja, um empenho de 2020 que já possui tramitações em 2021, o sistema desconsidera tais movimentações e possibilita conhecer o valor inscrito em restos a pagar para o próximo exercício, Seu objetivo maior é proporcionar conferência de valores entre o encerramento e início de exercício. Observe as imagens, elas demonstram um usuário logado no exercício de 2020, onde o empenho emitido no mesmo ano, mas que em 2021 virou restos e já possui tramitações, as quais são desconsideradas em 2020.

Por fim, ainda com relação ao resumo de valores, este pode ser visualizado de forma totalizada no ambiente Empenhos. E quando aplicado o filtro e/ou pesquisa o resumo também acompanha tais parâmetros. Para acessá-lo, utilize o botão em forma “$“.

Por meio do recurso Histórico, presente em cada empenho, são apresentadas todas as etapas de tramitação realizadas até o momento em questão. São demonstradas informações sobre a emissão, liquidação, pagamento, retenções, bem como, comprovantes. Também é possível executar ações como anulação, edição e exclusão.

Se um empenho apresentar um ou mais subempenhos, as tramitações são demonstradas somente no histórico de cada subempenho. Já no empenho, é demostrado apenas a tramitação da emissão.

Por meio deste botão, é possível realizar alterações das informações de emissão. Tal ação está disponível também no Histórico, o qual permite a edição da liquidação e pagamento.

Vale ressaltar que, se você está no exercício diferente da emissão de um empenho, é necessário que acesse o exercício correspondente para efetuar a sua edição. Caso contrário, o sistema permitirá apenas a visualização.

Por meio do ícone Anular, é possível efetuar a anulação total ou parcial do empenho. Este, assim como o Editar, também está presente no Histórico, mas ao contrário dele, para realizar a anulação de uma determinada etapa, não é necessário logar no exercício da mesma.

Se uma despesa passou por todas as etapas de execução orçamentária (empenho, liquidação e pagamento) e você deseja realizar a anulação da etapa empenho, primeiramente é necessário efetuar a anulação do pagamento, depois a liquidação e por último o respectivo empenhamento. Isso porque, o sistema valida a existência de saldo a anular.

Em Outras opções é possível realizar a cópia da emissão (cadastro do empenho), realizar a adição de subempenho, efetuar a emissão de relatórios e notas, conforme modelo criado padrão ou específico da entidade, bem como, realizar a exclusão empenho.

Vale lembrar que a emissão de notas e relatórios pode ser realizada também por meio da tecla de atalho F4, pelo menu Executando > Artefatos > Relatórios ou mesmo, pelo menu Utilitários > Gerenciador de relatórios.

Outro detalhe é que as opções de ações disponíveis variam conforme a etapa de tramitação.

Localizado na canto superior direito do ambiente Empenho, os critérios para busca de registros, em qualquer etapa de tramitação, são diversificados.

No campo Pesquisar é possível informar o Nome, CPF ou o CNPJ do credor, bem como, a Especificação do empenho.

Por meio da Pesquisa avançada vários outros critérios de busca são possibilitados. Em Outras opções, você pode efetuar a pesquisa pelo número seja do empenho, comprovante, liquidação, anulação, convênio, despesa etc., além de permitir pelo Recurso, Natureza(s) da(s) despesa(s) e Marcadores.

E ao clicar em Mais filtros, são disponibilizados filtros avançados de busca, como Organograma, Subfunção, Conta bancária, Identificador etc.

Segundo o art. 58 da Lei nº 4.320/1964, o empenho “é o ato é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. Consiste na reserva de dotação orçamentária para um fim específico”.
Para a formalização do empenho, o documento denominado Nota de Empenho é emitido com informações do credor, a importância da despesa, bem como, outros dados para controle da execução orçamentária. É possível que sejam emitidas Notas de Empenhos com ausência do nome do credor, isso se deve ao grande número de credores (servidores) no momento das emissões de folha de pagamento.
A emissão em papel deste documento pode ser dispensada, entretanto, deve ser arquivada em banco de dados, em formatação própria elaborada por cada ente federativo para atendimento às peculiaridades.

Na emissão do Empenho, é possível vincular um Adiantamento, Convênio, Credor, Diária, Dívida, Folha, Precatório, bem como, um Contrato ou Processo Administrativo.

Com relação a vinculação do contrato ou processo administrativo, a orientação é constar no instrumento contratual o número da nota de empenho, visto que representa a garantia ao credor de que existe crédito orçamentário disponível e suficiente para atender a despesa objeto do contrato. Nos casos em que o instrumento de contrato é facultativo, a Lei nº 8.666/1993 admite a possibilidade de substituí-lo pela nota de empenho de despesa, hipótese em que o empenho representa o próprio contrato.

Dito isto, clique no botão + EMPENHO para iniciar seu cadastro.

Acompanhe abaixo a contextualização de alguns campos:

Não é necessário preenchê-lo, o sistema automaticamente, após a criação do empenho, gera o sequencial conforme o último registro.

Conforme já citado, você deve vincular qual o identificador que o empenho criado estará relacionado, seja a um Adiantamento, Convênio, Credor, Diária, Dívida, Folha, Precatório, bem como, um Contrato ou Processo Administrativo. É essencial lembrar que no momento de vincular um identificador, o mesmo já deverá estar devidamente registrado no sistema. Por exemplo, uma Diária, seu cadastro é realizado por meio do menu Administrando > Controle e somente após, é possível empenhá-la.

Se você vincular um identificador errado, o sistema realizará a escrituração erroneamente. Pois esse é um dos comandos essenciais para a contabilização do documento.

Selecionado o identificador, o sistema apresentará um novo campo para que você vincule o respectivo registro. Veja um exemplo de um empenho com identificador do tipo Processo Administrativo:

Selecione a despesa correspondente ao empenho, bem como, seu desdobramento conforme consta da Natureza da despesa. Para conhecer mais sobre o cadastro de naturezas clique no botão abaixo.

Ao selecionar a Despesa, automaticamente o sistema demonstra o seu Saldo disponível para empenhamento, bem como, a checkbox Lançada, caso o cadastro esteja relacionado um fato gerador previamente reconhecido, como 13º terceiro.

Vale ressaltar que as Despesas apresentadas na listagem para seleção são provenientes da LOA, peça orçamentária elaborado por meio do sistema Planejamento (Cloud), e do cadastro de Despesas não previstas na LOA (menu Administrando > Cadastros auxiliares), quando na abertura de um crédito suplementar.

No campo Marcadores, é possível criar vínculos com “tags” para melhor organização e classificação, possibilitar a emissão de relatórios específicos e personalizados, bem como, auxiliar no atendimento legal.

Por exemplo, para a geração dos arquivos do SIOPS, os relacionamentos dos recursos, despesas e receitas, podem ser realizados por meio de marcadores específicos nos cadastros, quando sua entidade não possui componentes estaduais ou individuais configurados.

Outra obrigatoriedade em evidência é a disponibilização de informações relacionadas ao recebimento e aplicação de recursos no combate a COVID-19. E isso só é possível por meio dos marcadores, os quais enviam corretamente os dado ao portal do transparência.

Para conhecer detalhes sobre o cadastro de Marcadores, bem como, do cumprimento da Lei nº 13.979/20 utilize os botões abaixo.

Ordinário: é o tipo de empenho utilizado para as despesas de valor fixo e previamente determinado, cujo pagamento deva ocorrer de uma só vez;

Estimativo: é o tipo de empenho utilizado para as despesas cujo montante não se pode determinar previamente, tais como serviços de fornecimento de água e energia elétrica, aquisição de combustíveis e lubrificantes e outros; e

Global: é o tipo de empenho utilizado para despesas contratuais ou outras de valor determinado, sujeitas a parcelamento, como, por exemplo, os compromissos decorrentes de aluguéis.

Por meio deste botão é possível efetuar várias ações, seja somente Salvar, Salvar e iniciar a liquidação, Salvar e liquidar, Salvar e reter ou Salvar e copiar.

Incluída pelo PCASP, essa fase objetiva o registro contábil do patrimônio conforme a ocorrência do fato gerador, não do empenho. Isso possibilita a separação entre os empenhos não liquidados que possuem fato gerador dos que não possuem, evitando a dupla contagem do passivo financeiro na apuração. Quanto aos demais lançamentos no sistema orçamentário e de controle, permanecem conforme a Lei nº 4.320/1964.

Conforme o MCASP, este orienta que o cálculo do passivo financeiro é realizado a partir das contas crédito empenhado a liquidar e contas do passivo que representem obrigações independentes de autorização orçamentária para serem realizadas. Ao se iniciar o processo de execução da despesa orçamentária, caso se tenha ciência da ocorrência do fato gerador, a conta crédito empenhado a liquidar deve ser debitada em contrapartida da conta crédito empenhado em liquidação no montante correspondente à obrigação já existente no passivo.

A etapa Em liquidação de um empenho é realizada por meio do botão TRAMITAR, localizado na listagem do seu cadastro, Ao clicar na opção Iniciar liquidação, uma tela é apresentada para informar, se desejado, Comprovantes e Retenções, bem como, alterar a data e o valor.

Tramitação salva, o empenho poderá ser visualizado na etapa 2 – Em liquidação, além de permanecer na listagem da etapa 1 – Emitido. É possível também vislumbrar o Histórico com uma nova etapa, oriunda desta tramitação.

Vale destacar que o número entre a tramitação e o valor, presente no Histórico, representa o número gerado da etapa Em liquidação e que poderá ser utilizado para futuras buscas no sistemas por meio da Pesquisa avançada.

Conforme o MCASP, este cita o art. 63 da Lei nº 4.320/1964, onde a liquidação consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito:

§ 1º Essa verificação tem por fim apurar:
I – a origem e o objeto do que se deve pagar;
II – a importância exata a pagar;
III – a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.

§ 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base:
I – o contrato, ajuste ou acôrdo respectivo;
II – a nota de empenho;
III – os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço.

A próxima fase de tramitação do empenho é a etapa 3 – Liquidação. Então, utilize novamente o botão TRAMITAR e após clique em Liquidar. Na tela apresentada realize o preenchimento das informações solicitadas. É possível vincular um Devedor por meio do do botão MAIS OPÇÕES, bem como, inserir Comprovantes, Vencimentos para a gestão de obrigações a pagar, além das Retenções, que podem ser geradas na Liquidação ou no Pagamento.

Fique atento! É importante o preenchimento correto deste campo, pois influencia na gestão de saldos das DFRs e a integridade com os saldos das contas bancárias, além de própria escrituração de documentos e contas correntes.

Ao informar uma retenção orçamentária você poderá vincular um Credor e indicar se a mesma é Lançada (fato gerador previamente reconhecido).

Com o preenchimento do valor, automaticamente o sistema sugere o(s) Recurso(s) vinculados do cadastro de Desmembramento de receitas, quando no cadastro da respectiva Retenção tenha a vinculação da Receita orçamentária.

Vale destacar que se os recursos sugeridos não são os mesmos que aqueles informados na emissão do empenho, você deverá informar a conta bancária de cada recurso sugerido. Entretanto, esses recursos podem ser alterados.

A mesma regra é aplicada ao informar uma Retenção do tipo extraorçamentária. Você poderá vincular o Credor, e após o preenchimento do campo Valor, o Recurso é sugerido conforme o Recurso informado na emissão do empenho. Se alterada essa sugestão, é obrigatória a conta bancária que administra esse recurso informado manualmente.

O pagamento consiste na entrega de numerário ao credor por meio de cheque nominativo, ordens de pagamentos ou crédito em conta, e só pode ser efetuado após a regular liquidação da despesa.

A Lei nº 4.320/1964, no art. 64, define ordem de pagamento como sendo o despacho realizado por autoridade competente, determinando que a despesa liquidada seja paga. Por sua vez, a ordem de pagamento só pode ser exarada em documentos processados pelos serviços de contabilidade.

Como última fase da execução da despesa orçamentária, para efetuar o pagamento utilize o botão TRAMITAR e clique em Pagar.

Em + Adicionar você realiza a Baixa, informando os demais dados para o pagamento, como por exemplo a Transação, Recurso, Valor da baixa entre outros, que veremos em sequência.

Dependendo da opção selecionada no campo Transação, outros são apresentados para preenchimento. Por exemplo, ao selecionar a Transação do tipo Ordem bancária, os campos Conta do credor, bem como, da própria entidade surgem, independentes de estarem preenchidos ou não. Por isso é importante que durante o cadastro de Credores, este seja realizado corretamente, caso contrário, você deverá retornar ao mesmo e finalizá-lo antes da baixa do empenho.

Dados da baixa devidamente informados, basta SALVAR o pagamento. Perceba pela próxima imagem que o status já se altera, concluindo todo o ciclo da despesa orçamentária.