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Executando



Todos os registros oriundos das solicitações da folha de pagamento ou aqueles já empenhados e configurações são realizados por meio de um único ambiente: Empenhos. Ele é acessado pela Visão geral ou pelo menu Executando > Despesa.

É possível visualizar o pequeno painel ou widget ao lado direto do ambiente. Nele são realizadas as configurações para recepção dos registros da folha de pagamento, visualizar outras informações, gerar os empenhos e liquidações, bem como, descartar os registros.

A partir deste momento serão demonstradas as configurações necessárias para efetuar os empenhamentos da folha e as ações e recursos disponíveis de usabilidade no painel.

Antes de iniciar qualquer configuração, você deve realizar a importação (interação) da folha de pagamento, ou seja, deve realizar a geração dos registros no Folha (Cloud ou Desktop) e enviá-los ao Contábil.

É imprescindível que esse procedimento seja realizado para que sejam importados os Eventos e Encargos oriundos da folha. Isso otimizará toda a configuração, um vez que você apenas criará os organizadores e relacionamentos.

Para conhecer como realizar as configurações e o envio das informações por meio Folha (Cloud) ao Contábil, acesse o link abaixo.

Após a importação, as solicitações são apresentadas no painel com um indicativo de inconsistências, no qual o direcionará para a tela de configurações.

No vídeo abaixo a tela de configuração da folha de pagamento é demonstrada e com ela três grandes etapas na guia INFORMAÇÕES GERAIS: Eventos da folha, Organizadores e relacionamentos, além de Encargos e relacionamentos. Já na guia PARÂMETROS é possível optar por realizar o gerenciamento de pagamentos antecipados e origens extraorçamentárias, efetuar a geração de empenhos de forma agrupada pela despesas, bem como, a geração de comprovante da liquidação.

Após a demonstração, cada guia e etapa são contextualizadas.

Após a importação você deverá ajustar a configuração dos Eventos, os quais foram importados por meio do arquivo da folha e ainda estão apresentando o seguinte indicador de inconsistência, lembra? 

O Número, Descrição e Tipo são automaticamente importados por meio do arquivo de interação da Folha. Logo você tem a missão de conferir os eventos e vincular obrigatoriamente os Organizadores, bem como, indicar se o Provento refere-se a pagamento extraorçamentário antecipado, bem como, se o desconto deduz do valor bruto do empenho e se é um pagamento extraorçamentário antecipado.

Por exemplo, o pagamento de salário-família, instituído pela Lei Nº 4.266/63, é um provento caraterizado como pagamento antecipado, onda a entidade repassada ao trabalhador um valor único proporcional ao número filhos com idade até 14 anos ou incapazes de qualquer idade. Antes o valor  era cálculo sobre o salário-mínimo, mas com o EC Nº 103/2019, foi alterado juntamente com demais regras do sistema de previdência social. Após, as empresas e administração pública podem compensar o valor repassado ao trabalhador na guia da contribuição do Instituto Previdenciário ao qual está vinculada.

A partir desta pequena contextualização, o Evento Salário-Família terá a seguinte configuração para a entidade que está vinculada ao Regime Geral de Previdência.

Após a configuração do respectivo evento, esse será relacionado como Retenção ao Encargo da Previdência (patronal), para que seja realizada a compensação do valor antecipado ao trabalhador.

Com essa configuração, os valores do salário família pagos ao trabalhador serão registrados no sistema Contábil como Despesas extras e no momento do empenhamento da contribuição patronal, esta apresentará uma retenção automaticamente, oriunda da Folha, com o total do valor de salário-família já antecipado, ou seja, a compensação. 

Quando a entidade possui RPPS (Regime Próprio de Previdência Social) a configuração e os lançamentos do salário-família se alteram. Por volume grande de detalhamento dos registros da folha de pagamento, algumas optam por criar um organizador próprio denominado Salário-família e relacionam as despesas, organogramas e vínculos empregatícios para que ocorra o empenhamento desse valor.

Essa configuração resulta no empenhamento do salário-família como uma despesa orçamentária o qual será compensado posteriormente na guia previdenciária conforme vinculação da entidade ao RPPS.

Quando um Evento é do tipo Desconto, além de relacionar o Organograma, você tem a opção de indicar se deduz do valor bruto do empenho ou não por meio do seguinte parâmetro:

Quando ativada essa opção, o empenho que possuir esse desconto, terá seu valor reconhecido e diminuído o desconto diretamente, ou seja, resultará na geração de um empenho com valor líquido e não será demonstrado os descontos no histórico conforme a imagem abaixo. 

Desativada a opção, o desconto poderá se transformar em despesa extra por meio do relacionamento de retenções, como é o caso até mesmo de um seguro de vida.

Um Evento do tipo Desconto possui o segundo parâmetro Pagamento extraorçamentário antecipado. Para habilitá-lo é essencial que a opção Deduz do valor bruto do empenho também seja habilitado.

O reflexo no sistema, quando habilitado, é a geração do empenho com valor líquido, pois o primeiro parâmetro de dedução está habilitado, bem como, a geração da despesa extra automaticamente sem origem vinculada proveniente do segundo parâmetro, ou seja, Pagamento extraorçamentário antecipado.

Além disso, é possível conferir os valores dos Eventos do tipo Desconto, os quais possuem ambos os parâmetros habilitados na seguinte tela: 

Entendida e realizada a importação da folha e configuração dos eventos, o próximo passo é efetuar a criação dos organizadores e seus relacionamentos. É por meio deles que os empenhos serão gerados em determinada despesa, desdobramento e recurso e conforme o organograma e vínculo empregatício oriundo do arquivo da folha.

Primeiramente realize a inserção de Organizador informando uma Descrição, por exemplo Vencimentos e salários. O organizador criado será vinculado aos Eventos dos tipos Proventos e Descontos oriundos da importação da folha.

O relacionamento é um processo importante no qual os empenhos serão gerados em determinada despesa, desdobramento e recurso e conforme o organograma e vínculo empregatício oriundo do arquivo da folha. 

Por meio do botão Outras opções, clique em Relacionar despesas e após em + RELACIONAMENTO. Informe a Despesa e seu Desdobramento, além do Recurso.

No campo Credor é possível vincular a entidade Prefeitura assim, como um Fundo ou uma Secretaria, caso sejam esses os responsáveis pelo pagamento dos valores gerados. É mais comum a vinculação da Prefeitura como fonte pagadora da folha salarial.

No exemplo abaixo, a prefeitura será demonstrada como Betha Sistemas.

Por fim, informe os Organogramas da folha e os Vínculos empregatícios. Como já citados, essas informações são oriundas da área de Recursos Humanos os quais deverão informá-las a contabilidade conforme a configuração existente no sistema Folha

Assim ao realizar a efetivação dos empenhos, o sistema Contábil identifica no arquivo da folha essa configuração de organogramas e vínculos e realiza a geração nos respectivos organogramas 


Não é possível inserir um relacionamento com a mesma configuração de Organograma e Vínculos empregatícios. Na tentativa, mesmo quando não informados todos os organogramas e vínculos, o sistema emitirá uma mensagem que indicará duplicidade, pois algum relacionamento com a mesma configuração de despesa já esta sendo utilizada.
Compare a próxima imagem com a anterior para melhor entendimento.

É possível inserir quantos elementos (despesas) a entidade desejar. Algumas realizam o empenhamento é fracionado em inúmeras despesas e cada uma delas com desdobramento, recurso, organogramas e vínculos específicos.

Analisando a imagem acima, supondo que o Organograma 102 – ADMINISTRATIVO e o Vínculo empregatício Celetista deveriam estar alocados na mesma Despesa 1 e Desdobramento 11.01 mas em Recurso diferente. Esse cenário exigirá que você criei um novo relacionamento com a despesa e desdobramento iguais, mas com o recurso diferente, alocando assim, somente o organograma e vínculo específico e estes, não poderão constar no relacionamento anterior. Isso se aplica também para desdobramento diferente por exemplo e é por esse motivo que algumas entidades possuem inúmeros relacionamentos no Organizador Vencimentos e salários, pois possuem diversos fracionamentos entre despesas versus desdobramento versus recursos versus organogramas versus vínculos.

Em cada Organizador criado é possível relacionar Despesas como também Retenções. É isso mesmo! Por meio do botão Outras opções, clique em Relacionar retenções.

Na demonstração, o organizador de Vencimentos e Salários possuem duas retenções: INSS e IRRFMas o que são retenções?

Para conhecimento e conforme cita a IPC 11:

11. […] retenções são valores retidos ou consignados pela fonte pagadora na folha de salários de pessoal ou nos pagamentos a prestadores de serviços ou fornecedores. Tais valores retidos correspondem às obrigações do favorecido pelo pagamento da despesa orçamentária, porém, a fonte pagadora possui a responsabilidade legal de reter tais tributos, contribuições ou outros valores e, posteriormente, efetuar seu recolhimento. 

12. Esse procedimento ocorre em pagamentos de despesas orçamentárias sobre as quais incidem impostos (por exemplo, o IR ou ISS) ou contribuições (por exemplo, a contribuição ao RPPS, INSS, PIS, COFINS ou CS). Podem decorrer também de alguma determinação contratual (convênios a consignatários).

13. O valor retido poderá representar uma necessidade de repasse pelo ente, quando o recurso for de terceiro, ou uma receita orçamentária, caso o valor retido pertencer ao ente.

Diante do exposto, tanto o INSS como o IR serão retenções vinculadas ao empenho e na liquidação ou pagamento. A partir desse momento deverão ser geradas as Despesa extras no Contábil para evidenciação do repasse a ser realizado. 

Se tratando da geração de Despesa extra (Executando > Despesa), atualmente o Contábil realiza sua geração automaticamente apenas aos estados que efetuam a retenção na Liquidação. Isso porque, o fato gerador da liquidação já é realizado com o processo de geração do empenho, ou seja, sua data é conhecida e concreta, já o pagamento, não se sabe quando a entidade realizará. Então, se a entidade na qual você atua realiza as retenções no pagamento, as despesas extras deverão ser cadastradas manualmente.

E com relação ao IR, após seu pagamento como uma despesa extra, deverá ser registrada também uma arrecadação orçamentária, afinal, este valor retino pertence ao ente.

Logo, para que as retenção sejam apresentadas ou que o sistema consiga evidenciá-las no empenho e posteriormente na liquidação e pagamento, o relacionamento deve ser realizado.

Clique em + RELACIONAMENTO e informe a Retenção, a qual é proveniente do menu Administrando > Controle > Retenções, e se desejar, o Credor. Insira também o(s) Evento(s) da folha, sejam eles Descontos ou Proventosresponsáveis por realizar a retenção, bem como, os Organogramas onde os trabalhadores estão vinculados.

É importante destacar que, embora o Credor não seja uma informação obrigatória no relacionamento da Retenção, ao realizar a geração das Despesas extras na Liquidação (aos estados que realizam esta regra para a retenção), o sistema emitirá uma mensagem de alerta para que o Credor seja informado no cadastro da Liquidação. Somente após, será possível efetivar a liquidação da folha de pagamento e gerar as despesas extras.

Outro detalhe são os tipos de alertas emitidos pelo sistema conforme o fato gerador da Liquidação. Quando numa primeira interação forem reconhecidos somente os Empenhos e depois o sistema Folha enviar uma nova interação contemplando somente as Liquidações e suas Retenções, o sistema emitirá um alerta em amarelo. Veja:

Entretanto, se o sistema Folha enviar em uma única interação registros Empenhos, Liquidações e Retenções, o sistema emitirá um alerta vermelho. Logo, você deverá realizar a inserção do Credor no Relacionamento da Retenção obrigatoriamente, para somente após você consiga realizar todo o empenhamento da folha de pagamento.

A partir deste momento, quando o Folha enviar os valores mensais ao Contábil, após efetuar o reconhecimento, as configurações também serão responsáveis pela demonstração das retenções e pagamento antecipado no ambiente por meio do Resumo e Histórico.

E por fim, se a entidade realiza as Retenções no fato gerador do pagamento do empenho, ela deverá realizar o cadastro da Despesa extra manualmente e conforme os valores gerados e oriundos da vinculação das origens. Por exemplo:

E claro! Se uma retenção pertence a entidade, realize também o cadastro de uma Arrecadação orçamentária (Executando > Receita). Para saber mais sobre como cadastras arrecadações acesse:

Assim como os Eventos, os Encargos são automaticamente importados por meio da integração do arquivo oriundo do Folha. Entretanto, precisam também ser configurados e ter as despesas e retenções relecionadas, quando existirem.

Como no relacionamento dos Organizadores, este processo também é importante nos Encargos, afinal os empenhos provenientes destes serão gerados em determinada despesa, desdobramento e recurso e conforme o organograma e vínculo empregatício oriundo do arquivo da folha. 

Por meio do botão Outras opções, clique em Relacionamentos e após em + RELACIONAMENTO. Informe a Despesa e seu Desdobramento, além do Recurso.

Quando uma entidade possui RPPS os encargos provenientes deste regime também deverão ser apresentados e estar com os relacionamentos devidamente realizados.

Como nos Organizadores, por meio do botão Outras opções, clique em Relacionar retenções e informe a respectiva Retenção, os Eventos dos tipos Desconto ou Provento, bem como, os Organogramas.

Mas o que são retenções?

Para conhecimento e conforme cita a IPC 11:

11. […] retenções são valores retidos ou consignados pela fonte pagadora na folha de salários de pessoal ou nos pagamentos a prestadores de serviços ou fornecedores. Tais valores retidos correspondem às obrigações do favorecido pelo pagamento da despesa orçamentária, porém, a fonte pagadora possui a responsabilidade legal de reter tais tributos, contribuições ou outros valores e, posteriormente, efetuar seu recolhimento. 

12. Esse procedimento ocorre em pagamentos de despesas orçamentárias sobre as quais incidem impostos (por exemplo, o IR ou ISS) ou contribuições (por exemplo, a contribuição ao RPPS, INSS, PIS, COFINS ou CS). Podem decorrer também de alguma determinação contratual (convênios a consignatários).

13. O valor retido poderá representar uma necessidade de repasse pelo ente, quando o recurso for de terceiro, ou uma receita orçamentária, caso o valor retido pertencer ao ente.

Diante do exposto, o valor do Encargo gerado pela folha, por exemplo a contribuição previdenciária patronal (entidade), resultará em empenho orçamentário.

Como já demonstrado no tratamento das retenções de IR e INSS (trabalhador), se o Encargo possui relacionamento de retenções, estas serão demonstradas no Resumo e Histórico do ambiente Empenhos após reconhecimento, e a partir desse momento, o sistema realizará a geração das Despesa extras automaticamente, quando habilitado o parâmetro Gerenciar pagamentos antecipados e origens extraorçamentárias. Quando desabilitado ou se a entidade realiza as retenções no pagamento do empenho, as Despesas extras deverão ser cadastradas manualmente, e assim, evidenciar o repasse a ser realizado. (Mais detalhes sobre Relacionar retenções nos Organizadores)

Umas das grandes novidades e facilidades, entre as já existentes no sistema, é possibilidade de geração das Despesas extras automaticamente.

Atualmente, a tela Configurando folha de pagamento dispõe, na guia PARÂMETROS, a opção Gerenciar pagamentos antecipados e origens extraorçamentárias e quando habilitada, o sistema cadastra automaticamente as Despesas extras com as Origens vinculadas, provenientes das Retenções extraorçamentária, bem como, as Despesas extras sem Origens, quando provenientes de Pagamento antecipados

Para acessar este recurso, por meio do ambiente Empenhos, clique no botão CONFIGURAR do widget Solicitações de folha de pagamento e na guia PARÂMETROS habite a opção citada.


A geração automática das Despesas extras é direcionada apenas aos estados que efetuam a retenção na Liquidação. Isso porque, o fato gerador da liquidação já é realizado com o processo de geração do empenho, ou seja, sua data é conhecida e concreta, já o pagamento, não se sabe quando a entidade o realizará.
Então, se a entidade na qual você atua realiza as retenções no pagamento, as despesas extras deverão ser cadastradas manualmente.

Veja que quando habilitado o parâmetro, após clicar em GERAR EMPENHOS, o sistema habilita a opção Gerar despesas extras. Elas serão geradas com a mesma Data de emissão da liquidação.

E quando desabilitado o parâmetro, automaticamente a opção Gerar despesas extras fica desabilitada e somente são gerados os Empenhos e Liquidações, mas assim, o sistema continuará evidenciando as Retenções no Resumo e Histórico do empenho.

Essa opção está disponível na guia PARÂMETROS da tela Configurando folha de pagamento. Quando selecionada, o sistema agrupará todos os valores oriundos do arquivo de integração da folha que apresentam a configuração do relacionamento de despesas iguais e realizará a geração de um único empenho.

Entidades que preferem um maior detalhamento sobre a geração dos empenhos conforme os valores oriundos da folha, não deverão marcar o parâmetro citado.

É possível criar e relacionar comprovantes ao realizar a interação de eventos e encargos da folha de pagamento. Por meio da opção Gerar comprovante na liquidação, disponível na guia PARÂMETROS da Configuração da folha de pagamento, ao inserir a liquidação, o sistema gera um comprovante com o tipo selecionado e com os seguintes dados:

  • Classificação: Comprovante de Compras e Serviços;
  • Credor: Credor do Empenho;
  • Tipo: Procurar o tipo de comprovante na configuração acima criada;
  • Número: gera concatenado o mês e o ano do empenho. Exemplo: 032020;
  • Data emissão: data da liquidação;
  • Valor: valor da liquidação;
  • Finalidade: especificação do empenho;
  • Vencimentos: mesmos vencimentos da liquidação.

Vale ressaltar que ao habilitar essa opção, deve ser informado o Tipo de comprovante que deseja gerar, seja recibo, nota fiscal entre outros. Lembrando que o cadastro do Tipo de comprovantes está localizado no menu Administrando > Cadastros auxiliares.


Caso ocorra algum erro ao inserir o comprovante, o sistema apresentará inconsistência e não gravará a liquidação, permanecendo a integração pendente.

Antes deste item, todo conteúdo dessa página apresentado tem o objetivo que contextualizar ao máximo a configuração da folha de pagamento para a correta geração dos empenhos no sistema. E compreendidos os conteúdos clique no ícone ‘+‘ para visualizar e efetuar o empenhamento da folha ou dos encargos conforme cada solicitação.

No painel serão demonstradas as solicitações conforme o tipos, ou seja, Evento da folha mensal, Evento Complementar rescisão, Encargo Mensal, Férias e assim por diante. O motivo se deve ao fato de serem enviados separadamente, procedimento este mais adequado.

Logo mais você confere como realizar a geração dos Empenhos, Liquidações e/ou Despesas extras.

Realizada todas as configurações necessárias para o devido reconhecimento dos valores folha de pagamento, a primeira etapa é a geração dos empenhos.

Após utilizar o ícone + (Solicitações de empenhos) é possível visualizar o Resumo dos valores que serão empenhados, o total de retenção orçamentária e extraorçamentárias, bem como, o total de pagamento antecipado (salário-família, salário-maternidade entre outros). 

É possível conferir ainda, logo abaixo, os detalhes dos valores que serão gerados e que estarão contemplados em cada um dos empenhos, bem como, dados orçamentários da despesa como Natureza, Recurso e Organograma.

Antes de realizar a geração dos empenhos da folha, perceba que o sistema permite a edição e até mesmo exclusão das Retenções e Pagamentos antecipados, bem como, alterações das informações presentes na própria tela de cadastro do Empenho como data, credor, despesa e seu desdobramento, valor, visualização do saldos da despesa, inserção de Marcadores e Vencimento entre outros.

Realizada as edições, clique em GERAR EMPENHOS  e informe altere as datas de emissão dos empenhos, bem como, da sua liquidação. Veja que não é possível informar uma data específica para as Despesas extras, isso porque, quando reconhecidas na Liquidação, ambas deverão possuir a mesma data.

Se a opção Gerar despesas extras não estiver disponível, verifique se o parâmetro Gerenciar pagamentos antecipados e origens extraorçamentárias, presente na tela Configurando folha de pagamento, está habilitado.

Se não houver inconsistências como por exemplo o Credor não informado na Retenção ou Período financeiro fechado, automaticamente o Empenho é gerado, assim como a Liquidação e a Despesa Extra.

Lembre-se que a Despesa extra originada de uma Retenção extraorçamentária possui Origens vinculadas. Mas, uma Despesa extra oriunda de um Pagamento antecipado, é gerada sem Origens. Observe:

Lembre-se! Verifique sempre se o Relacionamento das Retenções, na Configuração da folha de pagamento, possui o Credor informado. Caso contrário, o sistema verificará se existe tal informação no cadastro de Retenções (Administrando > Controle > Retenções), o qual deve possuir também somente um Credor, pois se existirem dois, o sistema não saberá qual considerar para o reconhecimento das Despesas extras.

No vídeo abaixo e conforme já citado anteriormente, o cenário apresentado ocorrerá somente quando a solicitação conter apenas Liquidações para serem reconhecidas ou solicitações antigas que estão presentes no widget antes da liberação desta possibilidade de geração das Despesas Extras (30/06/2021).

Nesses cenários apontados, se o sistema encontrar alguma inconsistência, como por exemplo a ausência do Credor na Retenção da Liquidação, esse deverá ser informado na liquidação já gerada e presente no ambiente de Empenhos. Isso porque para realizar a vinculação manual das liquidações do widget com aquelas já presente nos empenhos, o Credor deverá já constar nestas liquidações que a vinculação ocorra corretamente.

Outra situação é Período financeiro encerrado. Observe a tela com o seguinte leiaute é apresentada.

Atualmente, as novas solicitações enviadas do Folha que contemplam, em uma única interação, os empenhos, liquidações e retenções, quando não encontrado o Credor da Retenção, o alerta emitido é vermelho, não amarelo como demonstrado anteriormente, e sem a possibilidade de executar qualquer reconhecimento sem antes ajustar a inconsistência, Então fique atento!

Logo, quando todos os registros de empenhos, retenções e pagamentos antecipados estiverem devidamente configurados, o processo é gerado automaticamente.

As Despesas extras são originadas das Retenções extraorçamentárias ou Pagamentos antecipados e podem ser geradas automaticamente após habilitado o seguinte parâmetro:

Após, as Retenções vinculadas nas Liquidações serão geradas no ambiente Despesas extras (Executando > Despesas) com a mesma Data de emissão da liquidação.

Neste item vale destacar ainda que uma Despesa extra originada de Retenção extraorçamentária como IRRF sobre folha ou INSS, acarretará na vinculação de Origens. Mas uma Despesa extra originada de um Desconto de Pagamento antecipado, será registrado no ambiente sem Origens.  

O descarte de uma solicitação é simples e pode ser realizado em poucos cliques. Vale destacar que cada envio de arquivo do folha não substituí aquele já enviado e recepcionado no painel do sistema Contábil. Isso possibilita à entidade enviar o movimento da folha mensal quantas vezes desejar e descartar posteriormente aqueles que não foram empenhados.

Na tela de geração dos empenhos é possível efetuar a pesquisa por inúmeros critérios como, número e descrição do organograma da folha, descrição do vínculo empregatício, bem como, número e descrição do evento da folha.