Para a realização desta etapa de execução contratual, existem duas possibilidades:
- Por meio do ambiente de Contratações e compra direta, o qual o sistema direciona e demonstra todas as SFs exclusivas do contrato;
- Por meio ambiente específico Solicitações de fornecimento, onde são demonstradas todas as SFs de todos os Contratos, separadas por fase de execução.
- Conheça o ambiente
Esta funcionalidade tem por objetivo permitir que um profissional autorizado pela entidade registre e gerencie todas as solicitações de fornecimento de materiais ou serviços durante a execução de um contrato.
Por meio de seu ambiente específico, são demonstradas todas as Solicitações de Fornecimentos (SFs) de todos os contratos por fases de execução. Para tanto, o ambiente Contratações e compra direta também permite o cadastro e gerenciamento de todas SFs exclusivas do contrato.
O ambiente específico pode ser acessado por meio do menu Contratando > Contratações > Solicitações de fornecimento.
- Filtrar por
Na tela principal, é possível observar que nas solicitações de fornecimento pode-se filtrá-las pela situação em que elas estão, essas situações são Pendentes, Aguardando autorização, Autorizadas, Rejeitadas, Concluída e Anuladas, conforme a usabilidade e tramitação realizada nas entidades. Além da situação também é possível visualizar informações em tela por meio das colunas Número, Processo, Ata, Contratação, Organograma, Fornecedor, Data, Valor e Situação.
Além disso, é possível visualizar em tela a entidade, o resumo dos valores da SF, bem como, os itens que a compõe quando já informados.
- Pesquisar e Pesquisa avançada
Para efetuar a busca por algum registro, estão disponíveis inúmeros critérios de pesquisa, o qual permite a digitação de algum dado ou parte dele, a seleção por meio das opções em Pesquisa avançada, bem como, o uso dos campos presentes em Mais filtros.
- + Solicitação
Cada entidade poderá registrar suas próprias solicitações de fornecimento. Para isso a entidade deverá possuir o contrato cadastrado, gerado por um processo administrativo e assinado pelas partes. Vale destacar ainda que o contrato não pode apresentar situação igual a cancelado, rescindido ou encerrado, mesmo que este não possua registrado nenhuma SF ainda cadastrada.
Para cadastrar uma nova solicitação de fornecimento basta clicar em + SOLICITAÇÃO. E como já citado, o ambiente Contratações e compra direta também permite o cadastro e gerenciamento de todas as SFs exclusivas do contrato.
No campo Contratos que sou escolha entre Entidade participante ou Entidade gestora, em Contratação adicione o número do contrato já cadastrado nas contratações, a seguir no campo Entidade gestora será preenchido automaticamente pelo próprio sistema e se refere a entidade em se que está trabalhando no momento.
Na Data da solicitação inclua a data, no Organograma deve ser informado conforme a estrutura organizacional da entidade, Referente a aditivo você terá duas opções de escola Sim/ Não, caso opte por Sim o campo Aditivo do contrato será habilitado para preenchimento.
Em Fornecedor será apresentado as opções de fornecedor correspondente ao contrato, o campo Solicitante já será preenchido automaticamente como o nome da pessoa que está cadastrando a solicitação.
Outros campos são apresentados para preenchimento, mas não obrigatórios. Para tanto, quanto maior o detalhamento dos campos menos retrabalho você terá futuramente. O campo tabela de preço será habilitado se a forma de julgamento do processo que originou a contratação for “Maior desconto sobre tabela (%)” ou “Menor adicional sobre tabela (%)”, para que então os itens do contrato sejam listados e o usuário deverá selecionar qual a tabela será utilizada, como por exemplo, a tabela de preços de medicamentos que é mantida e atualizada pela ANVISA, inclua também o Local de entrega e o Prazo de entrega que já se encontram cadastrado ou inclua um novo local e prazo, caso ainda não esteja cadastrado, digite o local ou data e clique em Adicionar.
Por fim acrescente Observações caso julgue necessário. Pressione o botão SALVAR E ADICIONAR NOVO caso queira adicionar uma nova solicitação ou apenas clique no botão SALVAR.
- Adicionar itens
Após realizar o cadastro inicial da solicitação, utilize o ícone em forma de carrinho de compras, presente na listagem, e após, para listar todos os itens já vinculados a solicitação, basta clicar em SELECIONAR ITENS. Lembre-se que os itens são provenientes do processo administrativo que originou a contratação. Informe a quantidade desejada do referido item para aquele fornecimento.
Depois de inseridos e listados os itens, os mesmos podem ser editados ou excluídos, conforme o destaque na imagem. Clicando em mais informações pode ser verificado as especificações e unidades de medida do item vinculados.
- Recebimento
Quando na entrega de materiais ou bem patrimonial, além da prestação de serviço, você realizará o recebimento. Para isso bata clicar no ícone Recebimento demonstrado no pequeno vídeo abaixo.
Cada uma das guias, as quais estão contextualizadas abaixo, possuem campos que deverão ser verificados e informados.
- Guia Informar dados
Nessa guia estão dispostas as informações gerais que compreendem os dados dos recebimentos das solicitações de fornecimento.
Alguns campos já vêm preenchidos e não podem ser alterados como o Contrato e a Solicitação de fornecimento. Outros por sua vez, como a Data definitiva, deverão ser informados.
No campo Provisório, você tem as opção Sim ou Não. Quando selecionada a primeira opção, você deverá informar a data que representará a confirmação do recebimento da mercadoria, e a Data definitiva não será mais necessária. Se selecionada a opção Não, a Data provisória é habilita para preenchimento obrigatório.
Se ainda desejar, acrescente algo relevante no campo Observações, e em Comprovantes adicione arquivos em diversos formatos possibilitados pelo sistema.
- Guia Itens
Na guia itens serão listados os itens recebidos. O efetuar o recebimento, realize a edição do campo QUANTIDADE, se desejado.
Vale ressaltar que quando o parâmetro Cálculo automático estiver habilitado o sistema executa cálculos automáticos dos campos QUANTIDADE e VALOR TOTAL.
- Guia Interações
Nessa guia, ao habilitar seus parâmetros, é possível disponibilizar as informações de recebimento dos itens para os sistemas Patrimônio e Almoxarifado.
Com relação a opção Disponibilizar para o patrimônio, quando habilitado, deve ser informada a Entidade destino patrimônio que está recebendo o bem. Logo em seguida, basta clique no SALVAR e ENVIAR.
- Anular solicitação
Quando verificada a necessidade de anulação de alguma solicitação após o seu registro, basta localizá-la e cancelá-la. Para isso, clique em Outras opções > Anular a solicitação, e em seguida clique + ANULAÇÃO para efetuar a inclusão.
Confira as informações disponibilizadas na guia Informar dados acerca da contratação e da solicitação em que está sendo vinculada a anulação, insira a data e o motivo do registro e clique em SALVAR. Já na guia itens você pode consultar aqueles que estão sendo impactados com essa anulação.
- Emitir relatórios rápido ou Emitir solicitação
Ambas as opções supracitadas possibilitam a emissão da nota de solicitação de fornecimento, para tanto, podem ser acessados por meios ou ícones diferentes. O primeiro deles, ícone impressora, está localizado na listagem principal do ambiente. Já Emitir solicitação está localizado no botão Outras opções e permite a seleção do Modelo, seja este padrão ou personalizado para a entidade.
- Dados da interação
Para realizar a conferência de dados da interação de uma solicitação, clique em Outras opções > Dados da interação. A tela Listando dados para interações será apresentada e com ela, os registros de interações já realizados. Caso não o sistema não demonstre nenhum registro é porque não houve ainda interações realizadas e para iniciar, basta clicar no botão + DADOS.
No campo Tipo de ação encolha entre Empenhar, Anular empenho, Liquidar e Empenho complementar, em Situação selecione Em edição, Aguardando envio, Contabilizando manualmente ou Não contabilizar. Logo, basta acrescentar a Data de referência da interação e SALVAR.
Dependendo do Tipo de ação escolhida os campos Origem e Tipo de empenho serão habilitados para preenchimento. Além disso, é possível inserir uma ou mais despesas por meio do botão + AÇÃO, conforme já demonstrado acima, bem como, editar, excluir e ver o histórico.
