Nota Fiscal de Serviços Eletrônica – NFS-e

A documentação referente a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica – NFS-e do sistema e-Nota (Cloud), foi desenvolvida com o objetivo de explicar detalhadamente todos os campos disponíveis no formulário de emissão da nota fiscal, como também de que forma o prestador tem acesso a funcionalidade da emissão da nota. 

Além disso, explicar as regras de negócio contidas no sistema, alguns comportamentos que o sistema aplica quando a nota fiscal é emitida via conversão de RPS, e ainda, orientar sobre demais configurações possíveis de serem realizadas, afim de auxiliar aos prestadores de serviço, um melhor entendimento do processo de emissão da nota fiscal, tornando mais fácil a usabilidade do sistema.

O objetivo desta funcionalidade é permitir que o prestador de serviço, com base em suas informações cadastrais e com o amparo da legislação municipal, possa realizar a emissão da nota fiscal de serviço para comprovação dos serviços prestados aos seus clientes (tomador do serviço), e também ao Município.

Dessa forma, a nota fiscal eletrônica quando emitida pelo prestador, atende os dois principais pilares da sua prestação de contas junto ao município, que é a declaração dos documentos (obrigação acessória), e o recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços) calculado em cada nota fiscal (obrigação principal). Junto a isso ainda, aplicar as retenções pelos Tributos Federais que possam estar relacionados ao(s) serviço(s) que foi(ram) informado(s) na nota.

Para que o prestador tenha acesso a funcionalidade da emissão da nota fiscal, é necessário que o mesmo esteja devidamente autorizado pelo fisco municipal, para ter acesso ao sistema e-Nota (Cloud) junto ao Município desejado.

A autorização ocorre através do registro da Solicitação de Acesso pelo prestador, e o deferimento desta solicitação por parte do fisco municipal. Se você possui alguma dúvida para realizar a solicitação de acesso, consulte o manual Solicitando acesso ao sistema e-Nota (Cloud).

Para acessar a funcionalidade da emissão de nota fiscal, você precisa primeiramente acessar o ambiente do contribuinte, selecionar o menu Notas fiscais e em seguida clicar no botão + Nota Fiscal. Se o usuário utilizado para fazer login no sistema possuir acesso a mais de um Município ou a mais de um prestador, o sistema disponibilizará a lista de Municípios e a lista de prestadores relacionados ao seu usuário, para seja selecionado o Município/prestador desejado.

Quando o usuário clicar no botão +Nota Fiscal, indica que ele quer emitir uma nova nota fiscal, e dessa forma, o sistema e-Nota (Cloud) disponibiliza um formulário padrão para preenchimento das informações do serviço prestado. Neste formulário, existe uma relação de campos que é igual para todos os prestadores. 

É possível perceber que alguns dos campos disponíveis no formulário são editáveis para preenchimento pelo usuário, já outros não são editáveis, pois serão preenchidos automaticamente pelo sistema. Outra informação importante dos campos do formulário da nota fiscal, é que alguns deles são de preenchimento obrigatório, e estão identificados com um asterisco na cor vermelha (*).

O formulário de emissão da nota fiscal eletrônica está organizado em grupos de informação para facilitar a identificação no momento do preenchimento, contendo os seguintes agrupamentos: Dados gerais, Dados do tomador, Dados do intermediário, Dados de tributação, Dados do RPS, E-mail para notificação, Dados dos serviços, Tributos Federais, Condição de pagamento, Construção Civil e Valores da nota.

No momento em que o prestador estiver preenchendo o formulário da nota fiscal, esse agrupamento poderá apresentar na tela do sistema os seguintes campos: 

3.1.1 – Número: corresponde ao número que será registrado para a nota fiscal emitida. Toda nota fiscal possuirá um número, e essa numeração é gerada automaticamente pelo sistema  seguindo uma ordem sequencial, que utiliza o maior número de nota já emitida + 1. Cada prestador pode ter um sequencial diferente do número da nota fiscal, pois a numeração varia de acordo com a quantidade de notas emitidas para cada prestador. 

O número da nota fiscal poderá ser alterado pelo prestador, mas desde que o fisco municipal tenha configurado o sistema permitindo essa alteração. Quando o prestador não possuir permissão para alterar o número sequencial da nota, o campo Número não estará disponível no formulário de preenchimento. Quando o prestador possuir permissão para alterar o número sequencial da nota, o campo Número estará disponível no formulário, e caso seja alterado, a nova numeração deve obedecer aos seguintes critérios:

  1. não poderá ser inferior a 1 (um);
  2. não poderá ser inferior ao número que estiver parametrizado como sequência inicial a ser utilizada pelo prestador (campo Inicia Notas fiscais em contido no Perfil do contribuinte);
  3. não poderá ser inferior ao maior número de nota fiscal emitida do prestador;

Além disso, o número da nota poderá estar num formato, cujo ano da data do fato gerador esteja compondo o número da nota. Quem define o formato do número da nota fiscal, indicando se o ano compõe ou não o número, é o fisco municipal através de uma configuração do sistema.

Quando o ano estiver compondo o número da nota, o tamanho do número possuirá sempre 15 dígitos, sendo da esquerda para a direita os quatro primeiros dígitos correspondente ao ano, e os 11 seguintes o número da nota. Exemplo: 202100000000001. Ao virar o ano de exercício a numeração da nota vai iniciar do número 1 (um) para o novo ano.

3.1.2 – Fato gerador: para essa informação, é importante não confundir o fato gerador (data do fato gerador) com a data de emissão da nota fiscal. São duas informações distintas e que ambas são apresentadas na nota fiscal. 

A data do fato gerador corresponde a data e hora em que o serviço foi efetivamente prestado/realizado no tomador (cliente). Toda nota fiscal possuirá uma data e hora do fato gerador. Já a data e hora de emissão, corresponde ao momento em que a nota fiscal (documento) foi emitida no sistema. 

O campo Fato gerador estará disponível para preenchimento desde que o fisco municipal tenha configurado o sistema concedendo essa permissão. Quando o prestador não possuir permissão para preenchimento, o campo Fato gerador não estará disponível no formulário de preenchimento. Quando o prestador possuir permissão para preenchimento, o campo Fato gerador estará disponível no formulário, e caso seja preenchido, deverá obedecer aos seguintes critérios:

  1. a data e hora do fato gerador não poderá ser maior que a data e hora de emissão da nota (data e hora atual conforme fuso horário do município);
  2. a data do fato gerador não poderá ser menor que a data de início da atividade da empresa ( da de início do econômico no tributos);

 

Quando a nota fiscal for emitida pela conversão eletrônica de RPS, a data e hora do fato gerador da nota será a mesma data e hora da emissão do RPS. Já quando a data e hora do fato gerador não for preenchida pelo prestador, o sistema assumirá para esse campo, a mesma data e hora de emissão da nota fiscal;

3.1.3 – Competência: corresponde a competência (mês do ano) em que a nota fiscal será registrada. Toda nota fiscal estará relacionada a uma competência, e essa informação é gerada automaticamente pelo sistema, de acordo com o mês da data do fato gerador registrada para a nota fiscal. O campo Competência é apresentado no formulário de preenchimento da nota fiscal, somente quando o campo Fato gerador estiver disponível para preenchimento.

Existem outras informações que fazem parte dos dados gerais da nota fiscal, mas que são apresentados somente após a nota ter sido efetivamente emitida, sendo exibidas na tela de visualização da nota fiscal sem possibilidade de edição pelo usuário. O seguintes campos serão apresentados:

3.1.4 – Código de verificação: corresponde a uma codificação única dada a cada nota fiscal, que poderá ser utilizada para validar a sua autenticidade em relação a ser um documento fiscal.

3.1.5 – Situação: corresponde ao status da nota fiscal após ter sido emitida. Toda nota fiscal logo após ter sido emitida, receberá uma situação denominada “Normal”. A situação da nota poderá ser alterada para Cancelada e Substituída, conforme seja executada outras rotinas no sistema. 

3.1.6 – Emissão: corresponde a data e hora que a nota fiscal (documento) foi emitida no sistema, seja via tela ou pelo processo de conversão de RPS. 

3.1.7 – Optante do simples? Corresponde ao status do regime tributário em relação ao Simples Nacional que o prestador possuía na data do fato gerador da nota fiscal. Conforme a data do fato gerador, será verificado nas movimentações do Simples Nacional do prestador, qual era o enquadramento dele nessa data, para poder atribuir essa informação na nota fiscal. Junto a essa informação, nos casos em que a nota fiscal foi emitida como optante do simples nacional, mas tributou pelas alíquotas do município, e não pelas do simples nacional, o sistema exibirá que a referida nota Utiliza alíquota municipal.

3.1.8 – Assinatura digital: Corresponde se a nota fiscal está assinada digitalmente ou não. Nesse campo poderá conter as seguintes informações:

  1. Assinada digitalmente com certificado ICP-Brasil: quando a nota fiscal foi emitida e está assinada digitalmente com o certificado da ICP-Brasil;
  2. Assinada digitalmente com certificado Betha: quando a nota fiscal foi emitida pela conversão eletrônica de RPS, e está assinada digitalmente com o certificado fornecido pela Betha;
  3. Não assinada digitalmente: quando a nota fiscal foi emitida e não está assinada digitalmente;

3.1.9 – Observações: corresponde a um campo texto que permite complementar os dados da nota fiscal com qualquer tipo de informação adicional. Este campo permite o preenchimento de dados com até 500 caracteres.

Nos dados do tomador são preenchidas as informações que correspondem a identificação do cliente que recebeu o serviço prestado. No momento em que o prestador estiver preenchendo o formulário da nota fiscal, esse agrupamento apresentará na tela do sistema os seguintes campos: 

3.2.1 – É estrangeiro?: neste campo é informado se o serviço prestado foi para um tomador residente fora do Brasil ou não. Quando colocado a opção “Sim”, indica que o serviço foi prestado para um tomador residente fora do Brasil, e nesse caso, alguns campos de preenchimento correspondentes ao tomador mudarão, permitindo assim que seja informado dos dados do local onde o tomador reside.

3.2.2 – CPF/CNPJ ou Número do documento: corresponde ao número do documento de identificação do tomador. Para os tomadores residentes no Brasil o sistema exibirá o nome do campo como CPF/CNPJ, e deverá ser preenchido esse campo com um CPF ou CNPJ válido. Para os tomadores residentes fora do Brasil, o sistema exibirá o nome do campo como Número do documento, e deverá ser preenchido esse campo com o documento que identifica o tomador no país que ele reside, permitindo o preenchimento com um.

3.2.3 – Nome/Razão social: corresponde a descrição do nome do tomador enquanto pessoa física, ou para os casos em que o serviço foi prestado para uma pessoa jurídica, a descrição da razão social da empresa.

3.2.4 – Nome social/Fantasia: corresponde a descrição do nome social do tomador enquanto pessoa física, ou para os casos em que o serviço foi prestado para uma pessoa jurídica, a descrição do nome fantasia da empresa.

3.2.5 – Endereço: correspondem às informações do endereço onde o tomador reside. Para tomadores que não sejam estrangeiros, o sistema automaticamente identifica o país de origem como Brasil, e permitirá informar como município, apenas os contidos no território nacional. Ao informar um CEP que possua endereço relacionado, o sistema preencherá automaticamente os campos Município e Logradouro. Já para tomadores que sejam estrangeiros, é habilitado o campo País, para que seja informado o país de residência.

3.2.6 – Dados Adicionais: correspondem às informações que complementam o cadastro do tomador na nota, como telefones para contato, site, opção do simples e porte, e ainda as inscrições municipal e estadual.

Existem casos onde o tomador do serviço é a mesma pessoa que prestou o serviço, ou seja, o CPF/CNPJ do tomador é igual ao do prestador. O sistema permite que seja informado como tomador, o mesmo CPF/CNPJ do prestador, mas desde que o fisco municipal configure o sistema concedendo esse tipo de permissão.


Você sabia que os tomadores ficam armazenados no Cadastro de Tomadores do prestador? Isso mesmo, dessa forma, quando for informado o número de identificação do tomador já cadastrado, CPF, CNPJ ou Número do documento para estrangeiros, as demais informações do tomador serão sugeridas automaticamente na tela de emissão da nota fiscal. Nos casos onde o tomador não está registrado no Cadastro de Tomadores, como também, para os tomadores já existentes, quando existir novas informações preenchidas ou modificadas, estas serão registradas automaticamente no Cadastro de Tomadores ao finalizar a emissão da nota fiscal. Isso quer dizer que todas as informações necessárias para atualizar o cadastro de tomadores poderão ser preenchidas diretamente na tela de emissão da nota fiscal. Mesmo assim, se houver a necessidade de acessar o Cadastro de Tomadores para realizar qualquer tipo de conferência, registro ou alteração, basta localizar no menu à sua esquerda, a opção Tomadores.

Nos dados do intermediário são preenchidas as informações que correspondem à identificação da pessoa física ou jurídica, que intermediou a prestação do serviço entre o prestador e o tomador. No momento em que o prestador estiver preenchendo o formulário da nota fiscal, esse agrupamento apresentará na tela do sistema os seguintes campos: 

3.3.1 – CPF/CNPJ: corresponde ao número do documento de identificação do intermediário como pessoa física ou jurídica, devendo ser preenchido esse campo com um CPF ou CNPJ válido.

3.3.2 – Nome/Razão social: corresponde a descrição do nome do intermediário enquanto pessoa física, ou para os casos em que a intermediação tenha sido feita por uma pessoa jurídica, a descrição da razão social da empresa.

3.3.3 – Inscrição municipal: corresponde ao número da inscrição municipal que o intermediário possui junto ao município sede para qual a nota fiscal está sendo emitida.


Você sabia que os intermediários ficam relacionados ao prestador em um cadastro interno do sistema? Isso mesmo, para o intermediário, não existe um cadastro visível como ocorre para os Tomadores. Porém, quando é informado o número de identificação já cadastro, CPF ou CNPJ, as demais informações do intermediário são sugeridas automaticamente na tela de emissão da nota fiscal. Em casos onde o intermediário não está registrado no sistema, como também, para os intermediários já existentes, quando existir novas informações preenchidas ou modificadas, estas serão registradas automaticamente no sistema ao finalizar a emissão da nota fiscal. Isso quer dizer que todas as informações necessárias para atualizar o cadastro de intermediários poderão ser preenchidas diretamente na tela de emissão da nota fiscal.

Nos dados da tributação são preenchidas as informações que correspondem à natureza de operação da nota fiscal e a situação tributária do ISS, ou seja, são informações que impactam diretamente na tributação do ISS junto ao município sede para qual a nota fiscal está sendo emitida. No momento em que o prestador estiver preenchendo o formulário da nota fiscal, esse agrupamento apresentará na tela do sistema os seguintes campos: 

3.4.1 – Natureza da operação da nota: neste campo é definido o local da tributação do ISS, ou seja, onde o ISS deve ser recolhido, se é no município sede do prestador ou fora dele. Além disso, as definições de recolhimento do ISS por isenções, imunidades, exigibilidades suspensas por decisão judicial ou procedimento administrativo, exportação ou mesmo, a não incidência de ISS. Poderá ser informada uma das seguintes opções: 

  1. Tributação no município: esta opção indica que o ISS calculado na nota deve ser recolhido no município sede do prestador; 
  2. Tributação fora do município: esta opção indica que o ISS calculado na nota deve ser recolhido fora do município sede do prestador, ou seja, no município onde o serviço foi prestado; 
  3. Isenção: esta opção indica que o ISS calculado na nota fiscal emitida pelo prestador, não vai ser recolhido pela existência de uma lei de isenção;
  4. Imune: esta opção indica que o ISS calculado na nota fiscal emitida pelo prestador, não vai ser recolhido pela existência de uma lei de imunidade;
  5. Exigibilidade suspensa por decisão judicial: esta opção indica que por decisão judicial, o recolhimento do ISS calculado na nota está suspenso. Junto a essa opção, o sistema permitirá que o prestador informe se necessário, o número do processo judicial da suspensão; 
  6. Exigibilidade suspensa por procedimento administrativo: esta opção indica que por um processo administrativo junto ao município sede do prestador, o recolhimento do ISS calculado na nota está suspenso. Junto a essa opção, o sistema permitirá que o prestador informe se necessário, o número do processo administrativo da suspensão; 
  7. Não incidência: esta opção indica que o ISS não será calculado na nota fiscal emitida pelo prestador, e também não vai ser recolhido;
  8. Exportação: esta opção indica que o ISS não será calculado na nota fiscal, pois o serviço foi prestado em outro país e o ISS será recolhido fora do país sede do prestador; 

3.4.2 – Situação Tributária: neste campo é definido de quem será a responsabilidade sobre o recolhimento do ISS calculado na nota, ou seja, se é de competência do prestador ou do tomador do serviço. Poderá ser informada uma das seguintes opções: 

  1. Normal: esta opção indica que a responsabilidade sobre o recolhimento do ISS é do prestador de serviço; 
  2. Retida: esta opção indica que a responsabilidade sobre o recolhimento do ISS é do tomador do serviço. Esta opção de situação tributária é muito utilizada quando o município sede do tomador é diferente do município sede do prestador, o qual a nota fiscal será emitida; 
  3. Substituição Tributária: esta opção indica que a responsabilidade sobre o recolhimento do ISS é do tomador do serviço, devido a uma troca de responsabilidade tributária, ou seja, o ISS deixa de ser recolhido pelo prestador e passa a ser recolhido pelo tomador. No entanto, é prudente que o prestador se certifique junto ao município, se existe uma Legislação Municipal que permita utilizar este tipo de situação tributária. Esta opção normalmente é utilizada quando o tomador e o prestador do serviço são do mesmo município sede para qual a nota fiscal foi emitida. 

Nos dados do RPS, é preenchido as informações do Recibo Provisório de Serviços (RPS), que é um documento que tem como função substituir a nota fiscal temporariamente. Sendo assim, estas informações somente deverão ser preenchidas quando for entregue ao tomador do serviço, o RPS com os dados do serviço prestado. No momento em que o prestador estiver preenchendo o formulário da nota fiscal, esse agrupamento apresentará na tela do sistema os seguintes campos: 

3.5.1 – Número: corresponde ao número do RPS que foi emitido e entregue ao tomador, e que está sendo convertido em nota fiscal eletrônica.

3.5.2 – Série: corresponde a série do RPS que está sendo convertido em nota fiscal eletrônica. Nesse campo será disponibilizado para escolha somente as séries para conversões manuais de RPS que já estejam previamente cadastradas pelo fisco municipal.

3.5.3 – Data de emissão: corresponde a data de emissão do RPS que está sendo convertido em nota fiscal eletrônica. Essa data o sistema utilizará como data do fato gerador da nota fiscal,  e o seu mês, será o que definirá a competência da nota fiscal. Portanto, o preenchimento dessa data deverá obedecer aos seguintes critérios:

  1. a data e hora de emissão do RPS não poderá ser maior que a data e hora de emissão da nota (data e hora atual conforme fuso horário do município);
  2. a data de emissão do RPS não poderá ser menor que a data de início da atividade da empresa ( da de início do econômico no tributos);

O preenchimento destas informações via sistema indica que o prestador está realizando uma conversão manual do RPS em nota fiscal. Porém, existem notas fiscais que após terem sido emitidas, na tela de visualização será demonstrado um outro campo chamado Lote.

Quando o campo Lote estiver preenchido, indica que o prestador realizou uma conversão eletrônica do RPS em nota fiscal, cujo preenchimento dos dados foi de forma eletrônica, ou seja, via web service ou por importação do XML. O campo Lote indica o número do lote de RPS contido no XML que foi recepcionado pelo sistema e que continha a relação de RPS que foram convertidos em nota fiscal eletrônica.


Você sabia que para poder realizar a conversão de RPS em nota fiscal eletrônica, seja de forma manual ou eletrônica o fisco municipal precisa conceder essa permissão? Isso mesmo, o fisco municipal precisa regularizar o seu cadastro como prestador, liberando o seu CPF/CNPJ para poder converter RPS em nota fiscal eletrônica. Outro detalhe importante, é que em alguns Municípios, poderá ser exigido que você prestador registre uma Autorização para Impressão de RPS, de modo que o fisco municipal faça o deferimento dos RPS solicitados. Esse procedimento da Autorização é algo configurável no sistema pelo fisco municipal, que pode variar de município para município através da sua legislação municipal. Por isso, é prudente que seja verificado junto ao município que você deseja emitir as notas fiscais via conversão de RPS, se existe essa necessidade da Autorização. Caso exista, para fazer o registro da Autorização para Impressão de RPS, basta localizar no menu à sua esquerda, a opção RPS e em seguida clicar na guia Autorização para impressão.

No e-mail para notificação, são preenchidos os endereços eletrônicos (e-mail) para as pessoas que você deseja notificar, afim de informar aos remetentes que uma nota fiscal eletrônica foi emitida. É importante salientar que os remetentes que receberem o e-mail, poderão ter acesso a algumas informações da nota fiscal, como por exemplo: poder visualizar a nota, ter acesso ao XML da nota, entre outros dados. No momento em que o prestador estiver preenchendo o formulário da nota fiscal, esse agrupamento apresentará na tela do sistema os seguintes campos: