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Configurando



A aba configurações gerais permite aos servidores autorizados a realizar configurações para o gerenciamento de funcionalidade dos sistemas.

Confira quais são elas:

Permitir alterar o número do processo: Quando esta opção estiver parametrizada o sistema deve permitir que o usuário autorizado altere o número do processo, independente do ano ao qual se referir.

Permitir limite de retroação de processos: O campo aceita até 5 caracteres. Quando essa opção estiver parametrizada, o sistema deve permitir alterar a data de protocolização do processo conforme dias informados no parâmetro.

Permitir Organograma para arquivamento: Deve ser possível informar apenas um organograma para arquivamento de processos. Poderão ser informados apenas organogramas ativos para arquivamento, se um organograma for configurado como organograma de arquivamento o mesmo não poderá ser desativado.

Permite exibição das solicitações na abertura externa por classificação: Quando esta opção estiver marcada, deve ser apresentado no protocolo cidadão um campo contendo os agrupadores, ao selecionar um agrupador, será demonstrado para o cidadão apenas solicitações pertencentes ao agrupador selecionado

Permitir realizar andamento automaticamente na abertura de processos: Quando esta opção estiver marcada ao protocolar um processo o primeiro andamento do workflow será realizado de forma automática, nos casos em que não houver workflow, o usuário poderá preencher o organograma de destino.

Integrar taxas com o sistema tributário: Quando esta opção estiver marcada as guias de pagamento devem ser integradas com o sistema tributário (desktop e cloud)

Limite de protocolos pendentes por requerente: Campo numérico, aceita até 3 caracteres. Quando esta opção estiver parametrizada o sistema deve permitir a quantidade de protocolos pendentes por requerente conforme estipulado no parâmetro. Caso o requerente tenha alcançado o número máximo permitido, o sistema não deve permitir o cadastro de novas solicitações e deve notificar o requerente que é necessário a análise das demais solicitações realizadas.

Pagador da guia: deve ser possível escolher o pagador da guia entre as seguintes opções (requerente ou definir no momento da emissão).

Configurações Gerais > Juntamento: Permite que o usuário defina as regras para que ocorra o juntamento por anexação de processos, ou seja, se os mesmos devem se referir a mesma solicitação e pertencer ao mesmo requerente. Vale ressaltar que os processos juntados por anexação receberão as mesmas movimentações realizadas no processo principal.

Configurações Gerais > ITBI: Permite selecionar o assunto utilizado para a abertura de ITBI, bem como selecionar se quem poderá gerar o respectivo ITBI será o cartório, o proprietário ou ambos. Para verificar as configurações que precisam ser realizadas no sistema Tributos, clique aqui e confira o informativo disponibilizado.

Configurações Gerais > Notificações: Permite ativar as notificações internas ou externas selecionando os scripts padrões do sistema e podendo solicitar a customização dos mesmos caso seja necessário, vale frisar, que as notificações são sempre feitas via e-mail.

Configurações Gerais > URL: Permite a inserção do link diretamente no site da Prefeitura, para que quando o usuário realize a abertura de um processo de forma externa, ele seja direcionado para a página desejada que já estará preenchida com o Município da entidade e o Local para solicitação.

No menu configurações do usuário, você tem a opção de possibilitar ao servidor autorizado realizar determinadas configurações individuais por usuário, confira agora, quais são elas:

Permissão de acessos ao processos:

    • Todos os processos do organograma: O usuário selecionado deve possuir acesso para a consulta de todo o organograma em que ele está vinculado, vale ressaltar que os processos que estão atualmente em outro organograma, mas que o usuário possua algum vínculo, estarão com permissão de acesso apenas para visualização.
  •   Todos os processos do usuário: O usuário possui acesso apenas aos processos que estão atualmente com ele.

Permitir tramitação dos processos do organograma que não estejam com o usuário: O usuário possui permissão para realizar tramitações em processos que estejam em organogramas no qual ele está vinculado, mas não é o usuário responsável pelo processo.

Permitir encerramento dos processos do organograma que não estejam com o usuário: O usuário possui permissão para encerrar processos que estejam em organogramas no qual ele está vinculado, mas não é o usuário responsável pelo processo.

Permitir a retirada e devolução de documentos: Possibilita ao usuário registrar a retirada e devolução de documentos pertencentes a um determinado processo.

OBS:  Você também pode adicionar o usuário em um novo organograma nesta tela por meio do botão +Organograma.

 

O cadastro de organograma é o local onde será criado a estrutura organizacional da entidade, podendo ser definidos setores e subsetores para cada departamento. Para tanto, é necessário primeiramente definir uma configuração para a máscara que será utilizada na identificação dos organogramas no botão Criar Configuração.

 

Na tela acima você realiza a configuração dos organogramas, escolhendo sua descrição e a quantidade de dígitos que o mesmo pode possuir, criando dessa forma, a formatação das máscaras do organograma.

Feito isso, você deve clicar em +Organograma e para cadastrar os organogramas, você deve preencher os seguintes campos:

Máscara: A máscara deve ser definida conforme configuração realizada anteriormente.

Descrição: Na descrição você vai escolher o nome do seu organograma, geralmente ele se caracteriza pelo nome do departamento/setor. 

Atribuições dos processos: As atribuições dos processos podem ser feitas de três formas diferentes: 

  • Automática: Quando o processo for enviado de um organograma para outro, os processos são atribuídos automaticamente, e será considerado o usuário com menor número de processos em análise para a sua distribuição, caso existirem dois usuários com a mesma quantidade de processos em análise, o sistema deve encaminhar o processo por ordem alfabética.
  • Ao responsável: Também recebe o processo de forma automática, entretanto, ele é encaminhado ao responsável do organograma que tiver menos processos na fila, caso existirem o mesmo número de processos em análise, o sistema deve encaminhar o processo por ordem alfabética. 
  • Ao analista: Os processos ficam aguardando confirmação (executando > processos > confirmações), ficando disponível para confirmação de qualquer usuário pertencente ao organograma.

Responsáveis: Os responsáveis são usuários responsáveis pelo organograma e que possuem acesso a todo ele, podendo ser um ou mais usuários. Para adicioná-los você deve clicar em +Responsável.

Usuários: São os usuários que estão cadastrados dentro daquele organograma, dependendo da configuração inserida no menu configurando > configurações do usuário ele possui acesso a todos os processos do organograma ou somente aos seus processos.Para adicioná-los você deve clicar em +Usuários.

Permitir entrada de processos: Deve ser habilitado caso deseje receber processos de outros organogramas. 

Organograma em atividade: Deve ser habilitado para que o presente organograma esteja ativo, caso queira desativá-lo, você deve desmarcar essa opção.

Após realizar a criação do mesmo, você também poderá editá-lo ou excluí-lo caso desejar por meio dos três pontinhos disponíveis em tela. 

Também é possível realizar a pesquisa do organograma desejado através do seu código ou descrição.