Bem-vindo à central de ajuda do Protocolo

Visão geral



O Protocolo (Cloud) foi desenvolvido para facilitar o atendimento aos cidadãos.

O sistema disponibiliza um ambiente ao cidadão, onde é possível realizar o gerenciamento de todos os seus processos, seja como parte requerente ou beneficiária. É possível, ainda, abrir e consultar processos em um único ambiente, assegurando a confiabilidade da informação, onde somente as partes envolvidas terão acesso aos processos, bem como acesso a todos os processos abertos, ainda que sejam direcionados a diversos órgãos públicos. Também é possível  utilizar filtros para seleção de processos específicos.

A disponibilização de um ambiente na Web evita a ida presencial do cidadão ao órgão, evitando, assim, a geração de filas para atendimento, bem como retornos ao órgão, visto que cada solicitação traz descrito em detalhes quais documentos são obrigatórios para cada tipo de serviço, e ainda possibilita que os documentos sejam assinados digitalmente. O órgão poderá se comunicar com o cidadão caso seja necessário complementar informações ou documentos para viabilizar a continuidade do processo.

Vamos iniciar conhecendo como se dá o acesso ao sistema Protocolo.

Acesse o sistema Protocolo (Cloud) por meio do endereço protocolo.betha.cloud, informe o seu usuário e senha previamente cadastrados na central do usuário e pressione o botão acessar para visualizar a ferramenta. 

Na próxima tela, você deve selecionar o módulo que você deseja acessar, o módulo administrativo (utilizado por servidores) ou o módulo cidadão (utilizado pelos contribuintes).

O cidadão também pode possuir um cadastro na central de usuário Betha para conseguir acessar o sistema Protocolo da sua casa e solicitar a abertura de um processo, mas isso, iremos tratar posteriormente na explicação do Módulo cidadão.

Feito isso, na próxima tela, estarão disponíveis os organogramas que o usuário está vinculado (caso não apareça algum organograma que o usuário quer acessar, ele deve solicitar ao administrador do organograma a sua vinculação).

Realizado o acesso, a imagem demonstrada é a visão geral do seu sistema Protocolo. Por meio dela, você obtém acesso direto às funcionalidades comuns mais utilizadas pelo usuário.

Realizado o acesso, a imagem demonstrada é a Consulta Geral do sistema Protocolo, onde são demonstradas informações como o número do processo, requerente, CPF/CNPJ do requerente, assunto, organograma atual e situação

Por meio da tela inicial, você obtém acesso direto às funcionalidades mais utilizadas pelo usuário, podendo visualizar de forma fácil e intuitiva os totalizadores dos processos cadastrados no presente organograma na aba Gestão de Processos

Vale ressaltar que as mesmas podem ser acessadas por meio do menu localizado na barra superior na tela do sistema, e divide-se nos seguintes grupos processuais:

  • Configurando
  • Administrando
  • Executando

Na visão geral do sistema o servidor autorizado consegue realizar o cadastro de um processo solicitado pelo cidadão presencialmente ou de forma interna por meio da aba +Processo.

Você deve preencher informações pertinentes ao processo como o assunto, o requerente, data prevista para conclusão, caso houver, e tipo de identificação.

Vale frisar que além de realizar o preenchimento obrigatório do Requerente, o usuário pode preencher as Partes interessadas na aba Dados gerais, essas partes poderão realizar o acompanhamento do processo através do Protocolo cidadão.

No tipo de identificação você possui as seguintes opções:

Anônimo: Utilizado para pessoas que não querem se identificar ao realizar a abertura de um processo.

Sigiloso: Utilizado por pessoas que desejam manter sigilo dos seus dados, a única pessoa que poderá visualizar a pessoa informada é o usuário que está protocolando o processo, os demais visualizarão o campo desabilitado com a informação sigiloso. O campo partes interessadas também será desabilitado.

Quero me identificar: Utilizado por pessoas que desejam se identificar.

Ainda na aba Dados gerais, o usuário pode realizar o preenchimento de algumas informações importantes, tais como: a prioridade do referido processo que por padrão estará preenchido como normal, se a procedência desse processo é interna ou externa, o motivo de abertura do referido processo, entre outros campos intuitivos.

Na aba Endereço da ocorrência, você consegue cadastrar o endereço da resolução do serviço (quando houver), esse endereço irá impactar na funcionalidade do menu Executando > Geolocalização, que veremos mais adiante.

Por meio da aba restrições, os servidores autorizados podem definir restrições aos processos, definindo os organogramas que poderão visualizar os pareceres e/ou documentos anexados ao processo, essa restrição pode ser alterada apenas por quem definiu a restrição, pelo administrador do sistema ou pelo responsável.

Na aba Endereço da ocorrência, você consegue cadastrar o endereço da resolução do serviço, esse endereço irá impactar na funcionalidade do menu Executando > Geolocalização, que veremos mais adiante

Por meio da aba restrições, os servidores autorizados podem definir restrições aos processos, definindo os organogramas que poderão visualizar os pareceres e/ou documentos anexados ao processo, essa restrição pode ser alterada apenas por quem definiu a restrição, pelo administrador do sistema ou pelo responsável.

Os usuários não autorizados apenas conseguirão visualizar as informações gerais do processo.

Na aba Documentos, não é obrigatório anexar os documentos, nesta aba, é possível visualizar os documentos necessários para o assunto informado, sendo possível também adicionar novos documentos ao processo.

Já na aba Taxas, estarão dispostas as taxas que serão originadas de acordo com o assunto informado no processo, sendo possível, adicionar novas taxas caso seja necessário, vale ressaltar que a geração de guias é realizada por meio do menu Executando > Gerar guias de pagamento.

A visão geral é dividida por três abas: Gestão de processos, Consulta geral e Protocolos pendentes.

Na aba Gestão de processos, você tem acesso aos totalizadores que visam auxiliar os usuários do sistema no seu dia a dia, eles demonstram a quantidade de processos que foram enviados para outros organogramas e não foram confirmados, os processos que estão aguardando a confirmação no seu organograma, as guias em aberto dos processos que incluem pagamentos de taxas e as guias que foram pagas referente aos processos do presente organograma.

 Você também visualiza as situações dos processos do exercício atual por meio de um gráfico, onde é demonstrado a porcentagem e a quantidade dos processos: não analisados, em análise, parados, encerrados e não arquivados e arquivados. 

No totalizador que demonstra as Situações do processo, ao clicar no filtro desejado, o usuário consegue visualizar os processos contidos no gráfico e automaticamente é direcionado para a aba de Consulta geral conforme o filtro que foi selecionado anteriormente. 

Além disso, ainda na aba Gestão de Processos na visão geral do sistema, você consegue visualizar quais processos que foram movimentados recentemente na tabela Movimentações recentes:

Assim que o usuário realizar acesso ao sistema Protocolo, ele será direcionado para a aba de Consulta Geral, vale ressaltar que a consulta geral também pode ser acessada por meio dos totalizadores contidos na aba Gestão do processo conforme vimos acima.

Ao clicar no número do processo ou nos três pontinhos e em visualizar, o usuário consegue verificar todas as informações do processo, incluindo seus andamentos, movimentações, pareceres, entre outros. 

Ele pode também verificar a situação atual dos andamentos do processo na aba Andamentos. Quando a situação do andamento estiver como Enviado significa que o recebimento ainda não foi confirmado pelo organograma de destino (nesse caso podendo ser excluído na aba de Andamentos). Quando a situação estiver como Confirmado significa que o organograma de destino recebeu o processo e agora é o organograma atual do mesmo.

Na aba Documentos é possível visualizar os documentos anexados e os documentos que estão pendentes de anexação.

Na aba Movimentações é possível visualizar todas as movimentações realizadas no processo, bem como seus encerramentos, arquivamentos e reativações.

Na aba Pareceres estão listados todos os pareceres dados no processo, possibilitando a visualização e impressão de forma unitária ou de todos os pareceres do processo no ícone de impressão. Caso o parecer tenha anexo vinculado, o documento estará disponível para visualização na mesma tela

Por meio da aba Consulta geral, quem possuir permissão através das configurações do usuário, consegue realizar a pesquisa de qualquer processo da entidade, independentemente da sua situação e do seu organograma. 

Você também pode pesquisar o processo desejado de acordo com os filtros disponibilizados:

Como padrão existem os filtros número de processo e requerente para a busca, porém, existem uma série de outros filtros que facilitam a busca do processo desejado pelo usuário, conforme podemos observar na figura acima.


Ao clicar em Mais filtros, você consegue por exemplo realizar a busca pelo endereço do requerente ou das partes interessadas:

Você também pode salvar um filtro que você utiliza de forma habitual para conseguir realizar a busca de forma mais rápida e eficaz, para isso, basta selecionar o filtro desejado e clicar na opção Salvar, inserir a descrição desejada, feito isso, quando você for realizar a pesquisa novamente ele estará disponível para uso, observe:

 

Vale ressaltar que essa filtragem é realizada por usuário e não por organograma, ou seja, cada usuário precisa configurar no seu sistema, se assim desejar. 

Além disso, quando você realizar uma pesquisa e utilizar um dos filtros disponíveis na aba Consulta geral, o sistema automaticamente irá salvar o último filtro utilizado, e mesmo se o usuário navegar por outra tela e retornar para a tela Consulta geral, o filtro continuará sendo utilizado.

Caso o usuário deseje realizar o descarte do mesmo, basta clicar no botão Limpar.

Ainda nesta tela, com o intuito de otimizar o tempo do servidor público, você consegue visualizar o organograma em que o processo se encontra por meio da aba Organograma atual  e caso o usuário tenha acesso ao organograma em que este processo  se encontra, ele pode ir para esse outro organograma com um único clique.

Também é possível realizar a movimentação do seu processo diretamente por esta tela, caso ele se encontre no organograma em que você está acessando, basta clicar no botão Movimentar e selecionar a opção desejada. 

Por meio da aba Protocolos pendentes, os servidores autorizados conseguem visualizar e analisar os processos abertos pelo cidadão através do atendimento online, eles conseguem visualizar o número do processo, nome do solicitante, seu CPF/CNPJ, a data e hora em que foi solicitado e a prioridade da solicitação:

Todos esses processos entram no sistema com a situação Pendente, devendo o servidor analisar o processo e decidir se irá Protocolar, Indeferir ou Retornar o processo ao solicitante, no exemplo acima, temos casos em que o processo já foi retornado ao solicitante e outros em que ele foi devolvido pelo solicitante.

Todos os usuários do organograma têm acesso aos processos pendentes e o usuário que protocolar o mesmo, será o usuário atual do processo. 

Ao clicar na seta localizada do lado direito, o servidor consegue visualizar o processo e  realizar a análise do respectivo processo por meio da seguinte tela:

Ao clicar na opção protocolar a  solicitação passa de Pendente para Não analisado e entra na fila de processos não analisados do sistema, ao indeferir a solicitação, deve ser obrigatoriamente informado o motivo do indeferimento, sendo que este motivo, será demonstrado para o solicitante na consulta externa de processos.

Para retornar a solicitação ao solicitante, o usuário deve obrigatoriamente informar um documento, selecionando qual documento deve ser reanexado ou inserir um comentário na solicitação.

Ao adicionar o documento faltante, o usuário precisará preencher os campos abaixo, sendo campos obrigatórios a descrição do documento, se ele irá retornar ao solicitante e o motivo do retorno ao solicitante:

Após retornar um processo ao solicitante, caso seja necessário, você tem a opção de Desfazer retorno ao solicitante, se assim desejar.

O usuário também tem a opção de protocolar, indeferir ou retornar ao solicitante por meio dos três pontinhos dispostos na guia Protocolos pendentes: