Bem-vindo à central de ajuda do Protocolo

Visão geral



O Protocolo (Cloud) foi desenvolvido para facilitar o atendimento aos cidadãos.

O sistema disponibiliza um ambiente ao cidadão, onde é possível realizar o gerenciamento de todos os seus processos, seja como parte requerente ou beneficiária. É possível, ainda, abrir e consultar processos em um único ambiente, assegurando a confiabilidade da informação, onde somente as partes envolvidas terão acesso aos processos, bem como acesso a todos os processos abertos, ainda que sejam direcionados a diversos órgãos públicos. Também é possível  utilizar filtros para seleção de processos específicos.

A disponibilização de um ambiente na Web evita a ida presencial do cidadão ao órgão, evitando, assim, a geração de filas para atendimento, bem como retornos ao órgão, visto que cada solicitação traz descrito em detalhes quais documentos são obrigatórios para cada tipo de serviço, e ainda possibilita que os documentos sejam assinados digitalmente. O órgão poderá se comunicar com o cidadão caso seja necessário complementar informações ou documentos para viabilizar a continuidade do processo.

Vamos iniciar conhecendo como se dá o acesso ao sistema Protocolo.

Ao tentar realizar o acesso ao sistema por meio do endereço, você se deparará com a solicitação de um usuário e senha.

Lembre-se que essas informações são obtidas por meio do cadastro realizado na Central do UsuárioEfetue o respectivo cadastro e acesse o sistema novamente.

Realizado o acesso, a imagem demonstrada é a visão geral do seu sistema Protocolo. Por meio dela, você obtém acesso direto às funcionalidades comuns mais utilizadas pelo usuário.

Vale ressaltar que as mesmas podem ser acessadas por meio do menu localizado na barra superior na tela do sistema, e divide-se nos seguintes grupos processuais:

  • Configurando;
  • Administrando;
  • Executando.

Na visão geral do sistema o servidor autorizado consegue realizar o cadastro de um processo solicitado pelo cidadão presencialmente por meio da aba +Processo

Você deve preencher informações pertinentes ao processo como o assunto, o requerente, se o processo possui data prevista para conclusão e você também tem a opção de se identificar ou não na abertura de um processo. 

No tipo de identificação você possui as seguintes opções:

Anônimo: Ao marcar essa opção o campo de requerente e das partes interessadas serão desabilitados.

Sigiloso: Ao marcar essa opção será possível inserir o requerente do processo, entretanto, a única pessoa que poderá visualizar a pessoa informada é o usuário que está protocolando o processo, os demais visualizarão o campo desabilitado com a informação sigiloso. O campo partes interessadas também será desabilitado.

Quero me identificar: O campo requerente e partes interessadas serão habilitados normalmente.

Na aba Dados gerais, o usuário deve realizar o preenchimento de algumas informações importantes, tais como: as partes interessadas que são aquelas que conseguirão acompanhar o processo através do protocolo cidadão, a prioridade do referido processo que por padrão estará preenchido como normal, entre outros campos intuitivos.

Na aba Endereço da ocorrência, você consegue cadastrar o endereço da resolução do serviço, esse endereço irá impactar na funcionalidade do menu Executando > Geolocalização, que veremos mais adiante

Por meio da aba restrições, os servidores autorizados podem definir restrições aos processos, definindo os organogramas que poderão visualizar os pareceres e/ou documentos anexados ao processo, essa restrição pode ser alterada apenas por quem definiu a restrição, pelo administrador do sistema ou pelo responsável.

Os usuários não autorizados apenas conseguirão visualizar as informações gerais do processo.

Na aba Documentos, o usuário poderá anexar os documentos necessários para o andamento do processo, devendo selecionar o documento desejado e inserir o anexo do mesmo.

A visão geral é dividida por três abas: Gestão de processos, Consulta geral e Protocolos pendentes.

Na aba Gestão de processos, você tem acesso aos totalizadores que visam auxiliar os usuários do sistema no seu dia a dia, eles demonstram a quantidade de processos que foram enviados para outros organogramas e não foram confirmados, os processos que estão aguardando a confirmação no seu organograma, as guias em aberto dos processos que incluem pagamentos de taxas e as guias que foram pagas referente aos processos do presente organograma.

 Você também visualiza as situações dos processos do exercício atual por meio de um gráfico, onde é demonstrado a porcentagem e quantidade dos processos: não analisados, em análise, parados, encerrados e não arquivados e arquivados. 

Além disso, você consegue visualizar as movimentações realizadas recentemente nos processos do seu organograma pela aba Movimentações recentes:

Por meio da aba Consulta geral, quem é administrador do sistema e tem suas permissões liberadas, consegue realizar a pesquisa de qualquer processo da entidade e não somente do seu organograma. 

Você também pode pesquisar o processo desejado de acordo com os filtros disponibilizados:

Ao clicar em Mais filtros, você consegue realizar a busca pelo endereço do requerente ou das partes interessadas:

Você também pode salvar um filtro que você utiliza de forma habitual para conseguir realizar a busca de forma mais rápida e eficaz, para isso, basta selecionar o filtro desejado e clicar na opção Salvar, inserir a descrição desejada, feito isso, quando você for realizar a pesquisa novamente ele estará disponível para uso, observe:

 

Vale ressaltar que essa filtragem é realizada por usuário e não por organograma, ou seja, cada usuário precisa configurar no seu sistema, se assim desejar. 

Por meio da aba Protocolos pendentes, os servidores autorizados conseguem visualizar e analisar os processos abertos pelo cidadão através do atendimento online, eles conseguem visualizar o nome do solicitante, seu CPF/CNPJ, a data e hora em que foi solicitado e a prioridade da solicitação:

Todos esses processos entram no sistema com a situação Pendente, devendo o servidor analisar o processo e decidir se irá Protocolar, Indeferir ou Retornar o processo ao solicitante, no exemplo acima, temos um caso em que o processo já foi devolvido ao solicitante.

Nesta tela, o servidor consegue visualizar os processos por situação, podendo realizar a análise do processo por meio da seta, clicando nela será aberta a seguinte tela:

Ao clicar na opção protocolar a  solicitação passa de Pendente para Não analisado e entra na fila de processos não analisados do sistema, ao indeferir a solicitação, deve ser obrigatoriamente informado o motivo do indeferimento, sendo que este motivo, será demonstrado para o solicitante na consulta externa de processos.

Para retornar a solicitação ao solicitante, o usuário deve obrigatoriamente informar um documento, selecionando qual documento deve ser reanexado ou inserir um comentário na solicitação.

Ao adicionar o documento faltante, o usuário precisará preencher os campos abaixo, sendo campos obrigatórios a descrição do documento, se ele irá retornar ao solicitante e o motivo do retorno ao solicitante: