Cadastro Único

A suíte Betha é composta por vários sistemas e soluções em áreas distintas. Apesar destes sistemas serem independentes, uma característica em comum entre eles é a busca pela melhor experiência do usuário. Sendo assim, a suíte fornece soluções focadas no compartilhamento de informações que podem ser reaproveitadas entre sistemas de áreas distintas ou em uma mesma área. 

Informações referentes a endereços, como cidades e bairros, por exemplo, podem ser utilizadas em vários sistemas. Informações cadastrais de pessoas também podem ser utilizadas em vários sistemas, ainda que possam ser especializadas, representando um fornecedor, um paciente ou um funcionário, por exemplo, dependendo do sistema. Um exemplo de compartilhamento de informação dentro de uma mesma área é a figura de um aluno, que pode ser utilizada em sistemas diferentes como Educação, Pais e  Alunos, Professores, Merenda e Biblioteca.

A ferramenta Cadastro Único tem como objetivo fornecer um mecanismo para que uma informação cadastral seja compartilhada entre sistemas distintos. A ferramenta é flexível, permitindo funcionamentos diferentes para cada cadastro. Fornece recursos como sincronização parcial de registros, geração de pendências cadastrais para aprovação do usuário, criação de regras de sincronização por sistema ou por campo, entre outros.

E como funciona essa integração?

A integração entre sistemas por meio do Cadastro Único funciona através de eventos. Isto é, são realizadas sincronizações entre os sistemas utilizando serviços oferecidos pelo Cadastro Único. Quando um registro é incluído em um sistema, ele manda essa informação para a ferramenta. Ao enviar um fornecedor, por exemplo, a ferramenta tem condição de identificar que se trata de uma pessoa, armazenando esta informação e deixando-a disponível para que outros sistemas possam utilizá-la.

Os sistemas Cloud foram construídos prezando pela autonomia e independência. Sendo assim, o Cadastro Único fornece recursos que permitem que cada sistema configure sua integração com base no que for relevante, definindo quais cadastros e quais campos serão sincronizados com outros sistemas. 

Além dos sistemas definirem quais cadastros serão sincronizados, o Cadastro Único dispõe de um ambiente exclusivo para gestão das sincronizações, permitindo a visualização de todos os cadastros disponíveis, configuração do comportamento das integrações, resolução de pendências cadastrais, entre outros recursos.

Existem duas formas de acesso à ferramenta. A primeira forma é por meio do endereço: https://cadastrounico.cloud.betha.com.br. Ao acessar o endereço, o usuário será direcionado a tela de login, onde deverá informar o nome de Usuário cadastrado na Central de Usuário (Para mais informações clique aqui) e Senha. Logo após, clique no botão ACESSAR.

A segunda forma de acesso é através dos sistemas com tecnologia Cloud, clicando no ícone destacado em Utilitários.

Se o usuário possuir acesso a mais de uma entidade será questionado qual deseja utilizar.

Selecione o Sistema que deseja parametrizar.

Ao escolher um sistema será aberta a tela do Cadastro Único.

Para conceder permissão a um usuário, clique no cadastro desejado e após em PERMISSÕES. Essa permissão é usada para os usuários não administradores poderem acessar as pendências no Cadastro Único, ou seja, esses usuários terão acesso apenas aos cadastros que receberem permissão.

Para conceder permissão, informe o TIPO e o USUÁRIO e pressione o botão ADICIONAR, logo após em SALVAR para gravar as informações. Lembrando que é possível conceder permissão a vários usuários de uma só vez.

Ao realizar o login no Cadastro Único, o usuário pode observar uma listagem com todos os cadastros no canto esquerdo da tela.

Passando o mouse sobre o nome Cadastro Único, aparece a entidade e o sistema que se está trabalhando. Sendo necessário alterar algumas dessas informações, clique na seta ao lado dos nomes.

No campo de busca, insira o nome do cadastro que necessita pesquisar e a informação aparecerá logo abaixo (caso o tenha).

No canto superior direito ficam localizados as Notificações e o Usuário logado na ferramenta.

No momento em que um cadastro for clicado, aparecerá uma listagem de atualizações que ocorreram em registros do cadastro selecionado. São exibidas também informações como: nome do cadastro, permissões, configurações, filtros e as informações dos registros.

As informações principais dos registros ficam dispostas em colunas, que são: a informação referente a identificação do registro, exibida na coluna com o nome do cadastro selecionado, o USUÁRIO que efetuou a alteração, em QUANDO aparecerá à quanto tempo foi alterado o registro, a ORIGEM diz respeito ao sistema que efetuou a alteração, e a SITUAÇÃO de cada informação nova.

 A ferramenta Cadastro Único possui dois tipos de integração que podem ser adotadas em seus cadastros: 

Automática: os registros criados aparecem automaticamente no outro sistema (respeitando as regras configuradas).

Sob demanda: o registro aparecerá no sistema apenas depois de ser carregado na tela de cadastro do sistema.

Neste exemplo de integração, todos os fornecedores cadastrados no sistema Compras irão aparecer automaticamente no Cadastro de Credores do sistema Contábil, isso aconteceu porque a opção Ignorar novos registros não estava ativada. Esta opção ativa o modo sob demanda, ou seja, se está desativada, fica no modo automático.

Vamos ao exemplo:

Será cadastrado um fornecedor no sistema Compras.

Automaticamente as informações aparecem no Cadastro de Credores no sistema Contábil, observe na imagem abaixo.

Isso aconteceu porque o Cadastro de Credores do Contábil foi configurado para sempre sincronizar, ou seja, todos os registros criados no Cadastro de Fornecedores serão recebidos no Cadastro de Credores do sistema Contábil. Além disso, a opção Ignorar novos registros não está habilitada. Sendo assim, os registros criados são sincronizados.

Neste exemplo de integração, os fornecedores cadastrados no sistema Compras não irão aparecer automaticamente no Cadastro de Credores do sistema Contábil.

Foi cadastrado um fornecedor no sistema Compras com as informações: Nome, CNPJ e Data da inclusão, logo após, foi realizado um teste  para verificar se os dados cadastrados estão integrando com sistema Contábil.

Para confirmar se o cadastro foi salvo, busque pelo nome no campo de busca. Neste exemplo, foi salvo com sucesso.

No Cadastro de Credores do sistema Contábil, é preciso verificar se as informações estão sendo integradas com o Cadastro de Fornecedor do sistema de Compras. Perceba que na listagem de credor não consta “Empresa Demonstração 3”.

Para que o fornecedor cadastrado no sistema Compras apareça no sistema Contábil, é necessário pressionar o botão +Credor no Cadastro de Credores, inserir no campo Nome o CPF ou o nome da pessoa e selecionar o registro que será listado abaixo. Por se tratar de uma integração sob demanda, o sistema faz uma consulta nos dados do Cadastro Único e carrega as informações, possibilitando um novo credor a partir destas informações que foram inseridas anteriormente em outro sistema.

Isso aconteceu porque o Cadastro de Credores do Contábil foi configurado para sempre sincronizar, ou seja, as alterações realizadas no Cadastro de Fornecedores serão recebidas no Cadastro de Credores do sistema Contábil, porém, a opção Ignorar novos registros está habilitada. Sendo assim, os registros criados não são sincronizados.

Existem ainda outras possibilidades de customização, permitindo que o usuário administrador configure o comportamento na sua entidade.

Todos os cadastros disponíveis na ferramenta são configuráveis. Veja no próximo tópico como são realizadas as sincronizações entre produtos.

Por meio das configurações, os administradores dos sistemas possuem total autonomia para planejar quais sistemas, cadastros e até mesmo quais campos serão afetados pelas sincronizações.

Este espaço, possibilita customizar comportamentos dos Cadastros/Campos dos sistemas. Pode-se definir, por exemplo, que no sistema Contábil a Conta bancária padrão do seu Cadastro de Credores não será afetada por nenhuma sincronização advinda de outro sistema, como o de Fornecedores do sistema Compras. 

Paralelamente, a entidade também pode definir que o campo Conta bancária padrão do Cadastro de Fornecedores do sistema Compras sempre será sincronizado, ou seja, pode ser atualizado no momento que algum usuário de outro sistema alterar a Conta bancária padrão.

Veja no exemplo abaixo:

Inicialmente, encontre na listagem na lateral esquerda da ferramenta o cadastro que será sincronizado. Essa informação é encontrada pela barra de rolagem ou pela sua descrição. 

É possível ver o nome do cadastro e as configurações utilizadas no centro da tela, essa informação facilita saber como está sincronizado cada cadastro.

Para realizar as parametrizações dos cadastros/campos, clique em CONFIGURAÇÕES.

Se atente a dois aspectos da Sincronização:

Nesta etapa o usuário define se irá configurar por: Cadastro ou Campos.

O segundo aspecto é o Tipo de sincronização. Nesta etapa são apresentados 4 tipos:  Sempre sincronizar, Nunca sincronizar, Gerar pendência e Configurar por sistema.

Salientamos que os cadastros já vem previamente configurados com uma opção padrão de integração que pode ser diferente em cada cadastro e em cada sistema. Na maioria dos casos, o valor padrão é Nunca sincronizar.

Ao inserir as informações, clique no botão SALVAR.

Nesta mesma tela, pode-se observar um checkbox com a opção Ignorar novos registros. Ao habilitá-lo, o usuário está informando que um determinado Cadastro/Campos rejeitará novos registros, ou seja, quando algum outro sistema criar um novo registro, ele não chegará automaticamente neste sistema que está sendo configurado. Será possível visualizá-lo apenas quando começar a interagir com determinado cadastro no sistema.

Exemplo: utilizando a opção Ignorar novos registros no Cadastro de Fornecedores do Compras, ao cadastrar um credor no sistema Contábil, o Cadastro Único não enviará este registro para o compras. Porém, ao interagir com a informação cadastrando um fornecedor no sistema Compras, ele irá aparecer como uma sugestão para ser importado. Isso acontece porque houve uma interação com a informação cadastrada, ou seja, o registro do Fornecedor do Compras passa a ter uma ligação com o registro do credor no Contábil. 

Após essa ligação, é possível configurar no Cadastro Único como ocorrerão as sincronizações de atualizações futuras neste registro: Sempre sincronizar, Nunca sincronizar, Gerar pendência ou Configurar por sistema.

Para atualizar a página clique em ATUALIZAR ou pressione F5 em seu teclado. 

Nos Tipos de sincronização, é possível configurar como o sistema irá se integrar com os demais sistemas da suíte Betha.

Cada Tipo de Sincronização tem consequências diferentes no sistema e em seus respectivos Cadastros/Campos, conforme são configurados. Abaixo é possível observar um fluxograma com diferentes possibilidades de sincronização, seguido de uma explicação em detalhes de cada Tipo de Sincronização.

Esse tipo de sincronização define que o sistema nunca receberá alterações vindas de outros sistemas. Ou seja, se a pessoa A foi carregada no sistema Contábil na tela de cadastro, ela vai permanecer desta forma, não recebendo nenhuma nova alteração vinda de outro sistema, podendo ser atualizado somente no próprio Contábil. Porém, mesmo não recebendo alterações de outros sistemas, o Contábil continuará enviando todas as alterações que ocorrerem neste registro para o Cadastro Único, de forma a manter os outros sistemas sincronizados.

Veja no exemplo:

A parametrização definida para o Cadastro de Credores do Contábil foi Nunca sincronizar

Com esta parametrização, o Cadastro de Credores do Contábil não será sincronizado com nenhum Cadastro de Pessoas de outro sistema. As informações podem ser cadastradas ou alteradas em outros sistemas, não impactando o sistema Contábil. 

Neste exemplo foi criado um credor, veja:

  • Cadastro de Credores – sistema Compras

Pode-se observar no Cadastro Único que o sistema Contábil rejeitou o registro criado no sistema Compras. Isso aconteceu porque a sincronização escolhida foi Nunca sincronizar, ou seja, os registros não serão criados nem atualizados com as alterações vindas de nenhum outro sistema.

Ao clicar no ícone representado por um olho, veja as informações em seus respectivos campos marcadas com bolinhas vermelhas. Isso significa que essas alterações foram ignoradas.

Com a opção habilitada Sempre sincronizar, o Cadastro/Campo será sincronizado com qualquer alteração realizada por outro sistema. Ou seja, a entidade será notificada com todas as informações cadastradas ou alteradas de outros sistemas e aceitará as informações.

A configuração de Sempre sincronizar não afeta o comportamento de envio, afeta somente a recepção dos dados de outros sistemas. O envio dos dados é sempre realizado, para que o Cadastro Único saiba como distribuir essa informação para os demais sistemas interessados.

Acompanhe o exemplo abaixo:

Será cadastrado um novo fornecedor no sistema Compras.

Ao realizar o cadastro, as informações ficam visíveis no Cadastro Único e foi aceito pela entidade.

Confira também esse exemplo com os campos selecionados Sempre sincronizar.

A parametrização definida para o campo Inscrição estadual no Cadastro de Credores foi Sempre sincronizar e os demais campos estão marcados como Nunca sincronizar.

Uma empresa foi registrada no Cadastro de Fornecedores no Compras e posteriormente recebida no Cadastro de Credores do Contábil, tendo como Estado da inscrição estadual Santa Catarina.

Posteriormente, no sistema Compras, este registro foi alterado, atualizando as informações de Inscrição estadual e o Estado da inscrição.

No Cadastro Único, aparecerá como Parcialmente aceita, porque foi configurado para sempre aceitar um campo e nunca aceitar o outro. Assim, um campo ficou aceito e o outro recusado, gerando o status Parcialmente aceita.

Como as alterações foram realizadas nos campos Estado da inscrição estadual e Estado, a ferramenta aceitou uma e negou a outra conforme a configuração.

Escolhendo a opção Gerar pendência, antes que um registro seja recebido no sistema, ele precisará passar por uma validação de um usuário para verificar o que está sendo alterado ou criado.

O usuário irá analisar as pendências cadastrais geradas caso a caso e definir se irão afetar o respectivo Cadastro/Campos ou não.

Observe a parametrização definida no Cadastro de Atos do sistema Contábil, ele somente receberá dados de qualquer outro sistema mediante aceite no Cadastro Único

No sistema Compras, ao cadastrar um Ato, a situação do cadastro ficará como Pendente até que o administrador resolva as pendências de todos os campos.

Esta opção sincroniza os Cadastros/Campos com alterações realizadas por sistemas específicos. Essa configuração abrange todas as três mencionadas anteriormente.

Esta opção listará todos os sistemas que poderão impactar o Cadastro de Atos do Contábil, cabendo ao usuário definir qual o sistema que impactará e qual sincronização será utilizada.

Na parametrização definida para os Campos, há um maior detalhamento dentre as configurações. Nesta configuração, além de listar todos os campos que podem ser impactados, como no Cadastro de Atos do Contábil, por exemplo, é possível que cada campo seja configurado por um Tipo de sincronização distinta.

Esta ferramenta facilita a manutenção dos dados mantendo-os sempre atualizados, mas exige atenção no momento de realizar as sincronizações quando sincronizados por campos.

Mas, porque utilizar a opção Configurar por sistema?

Ao utilizar este tipo de sincronização, é definido como sincronizar os cadastros/campos para cada sistema de origem. Isto pode ser útil ao configurar campos de determinados cadastros, pois alguns sistemas podem ser mais criteriosos quanto a precisão de algumas informações. Informações sobre a carteira de trabalho podem ser mais precisas no sistema Folha, por exemplo, tal como informações de filiação podem ser mais completas no sistema Pais e Alunos.

Ao selecionar um cadastro na ferramenta Cadastro Único, uma lista de registros de alterações é apresentada. Nesta listagem, são demonstradas todas as operações realizadas em outros sistemas e a situação no sistema atual. Esta situação pode variar de acordo com a configuração realizada para o cadastro, conforme mencionado anteriormente.

Ao configurar um cadastro para gerar pendências, aparecerá um item na lista a ser avaliado pelo usuário:

A pendência só ficará com status de Aceita se todos os campos forem aceitos:

Caso contrário, ficará com o status de Parcialmente aceita.

Após uma pendência ser resolvida pelo usuário, os dados aceitos são enviados ao sistema para serem de fato registrados.

Durante o processamento da informação no sistema, ainda é possível que a alteração não possa ser efetivada. Isso pode ocorrer devido a alguma regra do sistema ou falha no processamento. Essa situação apresenta-se na coluna SITUAÇÃO como Não aplicada.

Para visualizar o motivo pelo qual o sistema não pôde processar a informação, basta clicar ao lado da coluna SITUAÇÃO e logo será mostrado através de uma mensagem o motivo.

A ferramenta possibilita o acompanhamento das pendências pelos filtros: Pendentes de análise, Aceitas, Parcialmente aceitas, Rejeitadas e Finalizadas, independente dos tipos de sincronizações.

Neste item serão apresentadas todas as situações de pendências cadastrais que a ferramenta exibe. 

Observe abaixo:  

  • Pendente: essa situação demonstra que é necessário que o usuário verifique o que está sendo criado ou alterado e posteriormente aceite ou rejeite essas informações.
  • Aceita: indica que a alteração foi completamente recebida no sistema. Pode ocorrer quando a configuração está marcada como Sempre sincronizar nos campos e cadastros, ou quando o usuário aceita todas as informações de uma pendência cadastral.
  • Parcialmente aceita: essa situação aparece quando apenas parte dos campos de uma alteração foram aceitas. Pode ocorrer quando um cadastro está configurado para sempre aceitar um campo e nunca aceitar o outro, ou quando o usuário aceita parte das informações de uma pendência cadastral.
  • Rejeitada: a situação rejeitada será apresentada quando nenhum campo de uma alteração for sincronizado com o sistema. Pode ocorrer quando a opção escolhida for Nunca sincronizar, ou quando o usuário não aceita nenhuma das informações de uma pendência cadastral.
  • Não aplicada: essa situação demonstra que não foi possível efetivar a alteração no sistema, devido a alguma regra do sistema ou falha no processamento. Neste caso, uma mensagem será apresentada indicando o motivo pelo qual a alteração não foi efetivada.