Conecta

A ferramenta Conecta é uma solução para gestão de demandas de trabalho, podendo ser utilizada para comunicação interna e externa, podendo criar e gerenciar vários fluxos da entidade. Um instrumento para facilitar diversas áreas, exemplos: pode ser usado no ensino à distância, onde os professores enviam as tarefas e os alunos enviam as respostas aos professores ou abrir chamados de manutenção de algum patrimônio com defeito.

A estrutura da ferramenta se faz através de grupos de trabalho, organizando as tarefas em caixas de entrada do grupo e pessoal. As tarefas nas caixas de entrada são tarefas com pendências para o usuário logado ou grupos, sendo possível dentre várias opções, a atribuição para outro usuário do grupo, já a caixa de entrada pessoal, fornece uma visão das tarefas direcionadas ao próprio usuário, atribuídas ou encaminhadas diretamente ao usuário.

As tarefas podem ser enviadas para usuários ou grupos de trabalho, possuindo controle de visualização e leitura, proporcionando o acompanhamento dos usuários que estão interagindo com a tarefa encaminhada, com o registro de data e hora. Os usuários e grupos participantes podem adicionar novos usuários e grupos, além de conseguirem adicionar despachos, anexar arquivos e arquivar a correspondência.

Uma tarefa pode ser encaminhada com o controle de privacidade, sendo possível garantir o sigilo de conversas apenas entre remetentes e destinatários. A ferramenta também possibilita que um usuário remetente delegue a outro usuário a redação de uma tarefa.

A ferramenta mantém todo o histórico de comunicação em um formato de linha do tempo, com o registro de todas as interações realizadas em uma tarefa, desde o envio até o seu arquivamento.

Acesse a ferramenta Conecta através do endereço conecta.betha.cloud, informe seu usuário e senha previamente cadastrado na central do usuário (para mais detalhes, clique aqui) e pressione o botão ACESSAR, para visualizar a ferramenta.

Efetuado o login, você será direcionado para a tela principal do Conecta. Na página inicial da ferramenta, escolha a entidade que deseja trabalhar para visualizar as suas  funcionalidades.

A ferramenta Conecta é muito parecida com os outros dispositivos de e-mails conhecidos pela grande maioria da pessoas. A finalidade básica dessas ferramentas é o envio e recebimento de documentos, porém ela tem outras funcionalidades e uma delas é a organização da entidade.

Ao clicar em uma entidade, selecione o grupo de trabalho que deseja utilizar.

Na barra superior direito você conta com três informações, Ajuda, Notificações e a foto do Usuário logado na ferramenta.

Na imagem a seguir, perceba que o nome da entidade  e o grupo ficam posicionados abaixo da barra superior da tela. Para mudar as opções, basta clicar na flecha apontada para baixo e trocar a entidade e o grupo de trabalho.

A ferramenta Conecta está dividida em 3 grandes grupos:  

Pessoal: são tarefas vinculadas diretamente ao usuário logado, sejam elas, tarefas encaminhadas de forma privada ou atribuídas ao usuário em questão, ou seja, existem duas formas da tarefa aparecer neste local. Quando um remetente envia de forma privada, nesse caso o grupo do destinatário não fica ciente da existência dessa tarefa, e a outra forma se dá quando é atribuído, nesse caso a tarefa aparecerá tanto na caixa pessoal quanto na caixa do grupo.

Grupo de trabalho: são tarefas que estão atribuídas a todos do grupo, portanto, todos os membros de um determinado grupo vão ter acesso a essas tarefas, podendo visualizar e interagir neste espaço;

Configurações gerais: neste espaço, apenas a pessoa que for administradora do sistema terá acesso, aos demais usuários permanece inativo e terá acesso apenas a administração do grupo pelo subitem do menu Informações do grupo.

Observe que, na imagem anterior a caixa de entrada está vazia.

Pressione o botão azul no canto inferior direito da tela para visualizar todos os tipos de tarefas cadastradas, e é através desses botões flutuantes acima do botão principal que você escolhe a tarefa desejada.

Logo após, uma janela será aberta, nela consta o nome da tarefa (neste caso Compromissos), insira o título no campo Assunto e logo abaixo digite a mensagem no campo de texto, perceba que há possibilidade de configurar o texto, pois existe uma barra de ferramentas exclusiva para essa formatação. É possível ainda INSERIR ANEXO, basta clicar no botão azul abaixo da caixa de texto. Para dar continuidade, clique em AVANÇAR.

Adicione os participantes um a um e clique em ADICIONAR, posteriormente pressione o botão ENVIAR para que os participantes recebam a tarefa.

Assim que a tarefa for enviada, ela fica visível na sua caixa de entrada. Observe a bolinha azul ao lado do nome da pessoa que enviou a tarefa, isso significa que é uma nova tarefa e que o usuário logado ainda não visualizou.

Ao clicar no assunto será aberta a tarefa e é por essa tela que acontecem as interações com os demais participante. Todos os eventos e alterações irão aparecer neste ambiente. 

Abaixo do nome da pessoa que criou a tarefa tem mais algumas informações, observe:

Em Visualização, confira quais participantes já visualizam a tarefa, em Leitura confira quem realmente leu a tarefa, para aparecer que um participante já leu a tarefa, se faz necessário que ele confirme,  para isso é necessário clicar em CONFIRMAR LEITURA, no canto superior direito da tela, isso significa que o participante está de acordo com a leitura da tarefa. Automaticamente irá aparecer um evento abaixo da tarefa. Confira no imagem abaixo:

Na parte superior da tela é possível visualizar os participantes e para incluir um novo, basta clicar no botão azul como na imagem a seguir. 

Nessa tela é possível gerenciar os participantes, podendo adicioná-los ou removê-los. Para adicionar insira o nome da pessoa e clique em ADICIONAR, para remover aperte o ícone representado por uma lixeira ao lado do nome do participante.  Abaixo da descrição da tarefa você visualiza uma nova alteração realizada na tarefa.

Dependendo do tipo da tarefa selecionada o Conecta possibilita que os participantes respondam e interajam com a tarefa, basta adicionar as informações no campo abaixo da tela.

É possível também confirmar e interagir em um comentário da tarefa através de emojis.

Para adicionar, basta clicar no ícone exibido na imagem abaixo.

Ao clicar no local indicado, uma caixa abrirá com todos os emojis.

Clique no ícone desejado e ele aparecerá abaixo da mensagem.

Ao editar o comentário visualize as alterações realizadas, para isso clique em Ver alterações.

A seguir veja as alterações registradas em uma linha do tempo.

A ferramenta ainda possui as opções de BLOQUEAR EDIÇÃO e ARQUIVAR. Veja como funcionam esses itens:

BLOQUEAR EDIÇÃO: existem duas formas de bloqueio de edição. A primeira é o bloqueio geral da tarefa, neste caso, ao habilitar esta opção todos os participantes não poderão mais enviar e nem editar suas respostas anteriores. Já a segunda forma é por meio do bloqueio individual das respostas, onde o remetente pode bloquear uma resposta específica de um usuário específico. Para desfazer qualquer tipo de bloqueio basta habilitar novamente a permissão de edição. 

ARQUIVAR: Quando a tarefa estiver concluída e todas as dúvidas forem sanadas, poderá ser arquivada, finalizando assim a pendência, portanto, ela sai da Caixa de entrada e pode ser encontrada em Arquivadas.

A ferramenta possibilita também, realizar o agendamento de envio de uma tarefa aos demais participantes de forma simples e descomplicada! 

Para realizar essa funcionalidade, é necessário preencher as informações da tarefa e clicar na seta ao lado do botão ENVIAR.

A tarefa fica aguardando na Caixa de saída até o momento do envio.

Ao concluir o agendamento, a ferramenta não o deixará realizar mais nenhum tipo de alteração, apenas excluí-la.

Na caixa de entrada Pessoal é possível filtrar por: Todos, Visualizadas e Não visualizadas, facilitando o dia a dia das pessoas que utilizam a ferramenta.

Para marcar uma tarefa como visualizada ou não clique diretamente nos três pontinhos ou habilite o checkbox ao lado do nome do remetente e clique em MARCAR COMO VISUALIZADAS localizado no canto superior direito da tela, é possível também MARCAR COMO NÃO VISUALIZADAS

Se preferir marcar mais de uma opção, ou seja, em lote, habilite as que desejar ou clique no checkbox ao lado da palavra REMETENTE (para habilitar todas), logo em seguida realize os passos mencionados no parágrafo anterior.

Ao inserir uma tarefa, no canto superior direito, perceba que existe um ícone de engrenagem e ao seu lado  está escrito CONFIGURAÇÕES.

Ao clicar nessa opção, uma nova tela será aberta e você poderá configurar essa tarefa através dos checkboxes disponíveis.

Modo redator: Ao habilitar este checkbox, informe o responsável por analisar e enviar a mensagem, para isso insira o nome da pessoa no campo abaixo ao checkbox.Ao marcar essa opção e fechar a janela, perceba que o botão que estava ENVIAR, se transformou em CONCLUIR

Por que isso acontece?

Porque uma pessoa específica irá redigir o texto, mas quem irá enviar a mensagem é a pessoa responsável marcada no campo mostrado acima. Essa tarefa irá automaticamente para a caixa de rascunho da pessoa responsável por mandar a tarefa, ela poderá validar o conteúdo, mas se precisar alterar algo se faz necessário pedir ao redator para modificar e após as correções já pode ser enviada aos demais participantes da tarefa.

Notificações: São as notificações recebidas por outros participantes do mesmo grupo, caso tenha alterado o conteúdo de alguma tarefa e também é possível notificar outros participantes quanto às suas atualizações.

Privacidade: se a opção Não apresentar na caixa do meu grupo estiver desmarcada, todas as pessoas do grupo terão conhecimento sobre o envio de alguma tarefa, mas se estiver marcada você pode mandar mensagens sem que os demais tenham conhecimento. Na opção Não apresentar na caixa do grupo do(s) destinatário(s), você pode mandar a tarefa para uma pessoa específica de um outro grupo, sem que os demais tenham conhecimento desse envio. 

Se você selecionar as duas opções será uma tarefa privada, ou seja, apenas você ficará sabendo e apenas a outra pessoa que receber a tarefa poderá visualizar o conteúdo, consequentemente, as duas pessoas podem interagir entre si sem que os demais membros dos grupos saibam ou possam visualizar.

Neste ambiente, se encontram todas as tarefas que estão em processo de envio, ou seja, essas tarefas os outros participantes ainda não tem acesso, porque elas ainda não foram enviadas de fato. Pode acontecer também que ao enviar a tarefa apresente algum erro e será mostrado nesse ambiente com seu respectivo erro.

No subitem enviados na caixa pessoal, será apresentado todas as tarefas que um usuário enviou.

Ao escrever uma tarefa e a mesma não seja enviada, ela fica disponível neste ambiente, possibilitando editá-la novamente antes de enviá-la. 

Existe também a opção nas configurações da tarefa (mostrado anteriormente), onde um membro da equipe escreve a tarefa e insere uma pessoa como responsável para enviá-la, neste caso a tarefa também fica disponível nos rascunhos.

São todas as tarefas já concluídas, ou seja, finalizadas. Todas as tarefas ficam nesse espaço de uma forma organizada e de fácil acesso.

 

Neste ambiente estarão todas as informações e tarefas realizadas pelo grupo de trabalho que você está vinculado. As opções deste grupo são: Caixa de entrada, Enviados, Arquivados e Informações do grupo.

Na caixa de entrada do Grupo de trabalho,  é demonstrado todas as novas tarefas quanto às que ainda não foram concluídas pelo grupo. Nesse ambiente todos os membros do grupo podem visualizar e interagir com as tarefas que ali estão.

Fica registrado todas as tarefas enviadas pelos membros do grupo.

São todas as tarefas do grupo finalizadas, ficando  nesse espaço de uma forma organizada e de fácil acesso.

Aqui, você encontra as configurações do grupo e apenas quem for administrador desse grupo poderá incluir mais participantes, gerenciando assim o grupo que ele criou.

Ao ser administrador do grupo na entidade, você tem acesso às configurações. Para isso, clique em Gerenciar configurações na tela inicial da ferramenta, como mostra a imagem abaixo:

Ou clicando em Configurações gerais, onde se encontram as informações pessoais e dos grupos de trabalho.

  • Guia grupos de trabalho

Ao clicar em umas das duas opções mostradas acima, é possível visualizar o ambiente das Configurações gerais, se você é um administrador, ou seja, responsável pela gestão dos grupos de trabalho, insira um novo grupo clicando no botão verde intitulado de GRUPO.

Na tela Adicionado grupo de trabalho, preencha os campos Nome, Abreviação Administrador do grupo e pressione o botão SALVAR para gravar as informações.

Ao lado direito da tela no ícone +, você consegue adicionar um subgrupo de trabalho.

Ao clicar no ícone mencionado acima, crie quantos subgrupos achar necessário para sua entidade. A tela para preenchimento é igual para adicionar um grupo. Observe os subgrupos inseridos.

No ícone ao lado, representado por pessoas é o gerenciamento de pessoas,  é através deste ícone que se pode adicionar outros participantes para compor um determinado grupo ou subgrupo.

Na tela Gerenciando usuários, digite o nome da pessoa que fará parte do grupo e pressione o botão ADICIONAR. Logo abaixo é mostrado os membros participantes do grupo. 

Para excluir um membro do grupo, pressione o ícone representado por uma lixeira na mesma linha do nome da pessoa.  

No canto direito da tela, em outras opções, é possível editar ou excluir o grupo.

  • Tipos de tarefas

Na guia Tipos de tarefas, serão inclusos todas as tarefas para o grupo. Para isso clique em +Tipo.


Em Adicionando tipo de tarefa, perceba que existem duas guias: Definições Gerais e Configurações.

Em Definições Gerais, insira um nome e escolha um ícone para representar a tarefa.

Na guia Configurações, se faz necessário configurar os tipos de tarefas, e é através dos checkboxes que você pode dar os permissionamentos como achar conveniente.

Ao habilitar o parâmetro Data e hora de bloqueio obrigatório nas Configurações da tarefa, as pessoas envolvidas possam realizar e concluir a atividade com data e hora marcada. 

Exemplo: esse recurso pode ser usado nas aulas EAD, onde o professor posta uma prova e os alunos realizam na hora e data determinada. Assim que atingir o horário estipulado, a tarefa é bloqueada automaticamente e ninguém mais consegue alterar nada.

Para ter acesso à funcionalidade, acesse o menu: Configurações gerais > Tipos de tarefas

Pressione o botão +TIPO, clique em CONFIGURAÇÕES, a última opção encontra-se o parâmetro Data e hora de bloqueio obrigatória, tornando obrigatório preenchimento do campo quando cadastrado a nova tarefa.

Ao clicar na tarefa já cadastrada, perceba que uma mensagem é mostrada na tela. Essa mensagem exibe três cores, veja para que serve cada uma delas: 

  • Amarelo: quando a tarefa está próxima da data a ser bloqueada;
  • Azul: apresenta essa cor quando faltar um ou mais dias para o bloqueio;
  • Vermelho: quando a tarefa está bloqueada.

Todas essas opções mencionadas são passíveis de alteração de data. 

Existe ainda, uma opção para definir Data de bloqueio, basta pressionar os três pontos ao lado da palavra ARQUIVAR.

A ferramenta possibilita ainda, Desbloquear edição e Habilitar edição para que os participantes possam interagir entre si. Mas, em primeiro lugar deve-se alterar a data e hora de uma ação para depois desbloquear a tarefa.

Ao inserir todas as informações, clique no botão SALVAR para voltar à tela anterior.

Para quem não é administrador da entidade, as Configurações gerais ficam desabilitadas.

Mas você pode criar quantos subgrupos achar necessário nas entidades em que você esteja inserido,  para isso acesse Grupo de trabalho > Informações do grupo

Para Adicionar um subgrupo, inserir novos Participantes, Editar ou Excluir, utilize os ícones disponíveis no canto direito ao lado do nome do subgrupo.