Conecta

A ferramenta Conecta é uma solução para gestão de demandas de trabalho, podendo ser utilizada para comunicação interna e externa, podendo criar e gerenciar vários fluxos da entidade. Um instrumento para facilitar diversas áreas, exemplos: pode ser usado no ensino à distância, onde os professores enviam as tarefas e os alunos enviam as respostas aos professores ou abrir chamados de manutenção de algum patrimônio com defeito.

A estrutura da ferramenta se faz através de grupos de trabalho, organizando as tarefas em caixas de entrada do grupo e pessoal. As tarefas nas caixas de entrada são tarefas com pendências para o usuário logado ou grupos, sendo possível dentre várias opções, a atribuição para outro usuário do grupo, já a caixa de entrada pessoal, fornece uma visão das tarefas direcionadas ao próprio usuário, atribuídas ou encaminhadas diretamente ao usuário.

As tarefas podem ser enviadas para usuários ou grupos de trabalho, possuindo controle de visualização e leitura, proporcionando o acompanhamento dos usuários que estão interagindo com a tarefa encaminhada, com o registro de data e hora. Os usuários e grupos participantes podem adicionar novos usuários e grupos, além de conseguirem adicionar despachos, anexar arquivos e arquivar a correspondência.

Uma tarefa pode ser encaminhada com o controle de privacidade, sendo possível garantir o sigilo de conversas apenas entre remetentes e destinatários. A ferramenta também possibilita que um usuário remetente delegue a outro usuário a redação de uma tarefa.

A ferramenta mantém todo o histórico de comunicação em um formato de linha do tempo, com o registro de todas as interações realizadas em uma tarefa, desde o envio até o seu arquivamento.

Acesse a ferramenta Conecta através do endereço conecta.betha.cloud, informe seu usuário e senha previamente cadastrado na central do usuário (para mais detalhes, clique aqui) e pressione o botão ACESSAR, para visualizar a ferramenta.

Efetuado o login, o usuário será direcionado para a tela principal do Conecta. Na página inicial da ferramenta, escolha a entidade que deseja trabalhar para visualizar as suas  funcionalidades.

Para inserir um novo usuário como administrador é muito simples! 

Primeiro certifique-se que nenhum grupo esteja selecionado e logo clique em Utilitários > Autorizações.

Ao clicar em autorizações pressione o botão +USUÁRIO, localize a pessoa desejada e clique no botão SALVAR. A seguir o usuário aparecerá na lista de usuários administradores.

Para autorizar um ou mais usuários em um grupo, o administrador da entidade pode  clicar em Configurações Gerais > Grupos de trabalho. Quando criado um grupo novo a ferramenta irá permitir inserir apenas um administrador, porém aparecerá no lado direito da tela um ícone representado por uma chave, clicando nesse ícone o usuário administrador será direcionado para a ferramenta de autorizações possibilitando inserir novos administradores para o grupo. 

Outra maneira de autorizar usuários nos grupos é clicando em Utilitários > Autorizações, mas perceba que o grupo já está selecionado e é possível visualizar na barra superior da tela. 

O usuário não seja administrador da entidade mais administrador do grupo não terá acesso ao menu Configurações gerais, no entanto, é possível adicionar novos usuários no seu grupo acessando tanto o Autorizações do utilitários quanto no menu Grupo de trabalho > Informações do grupo.

A ferramenta Conecta é muito parecida com os outros dispositivos de e-mails conhecidos pela grande maioria da pessoas. A finalidade básica dessas ferramentas é o envio e recebimento de documentos, porém ela tem outras funcionalidades e uma delas é a organização da entidade.

Ao clicar em uma entidade, selecione o grupo de trabalho que deseja utilizar.

Na barra superior direita existem três informações: Ajuda, Notificações e a foto do Usuário logado na ferramenta.

Na imagem a seguir, perceba que o nome da entidade  e o grupo ficam posicionados abaixo da barra superior da tela. Para mudar as opções, basta clicar na flecha apontada para baixo e trocar a entidade e o grupo de trabalho.

É possível localizar uma tarefa pelo seu identificador ou pelo assunto a partir do campo de busca implementado na ferramenta Conecta. Para isso basta digitar o que procura no campo mostrado na imagem abaixo e clicar no ícone de lupa ao lado.

Para maior assertividade na busca, é possível refinar as colunas que deseja pesquisar, ou seja, pelo identificador ou pelo assunto da tarefa. Para isso clique no ícone mostrado na imagem abaixo digite o termo pelo qual deseja buscar, aperte a tecla “Enter” ou clique no botão que possui um ícone de “lupa” e pronto! Sua busca será realizada.

A ferramenta Conecta está dividida em 3 grandes grupos:  

Pessoal: são tarefas vinculadas diretamente ao usuário logado, sejam elas, tarefas encaminhadas de forma privada ou atribuídas ao usuário em questão, ou seja, existem duas formas da tarefa aparecer neste local. Quando um remetente envia de forma privada, nesse caso o grupo do destinatário não fica ciente da existência dessa tarefa, e a outra forma se dá quando é atribuído, nesse caso a tarefa aparecerá tanto na caixa pessoal quanto na caixa do grupo.

Grupo de trabalho: são tarefas que estão atribuídas a todos do grupo, portanto, todos os membros de um determinado grupo vão ter acesso a essas tarefas, podendo visualizar e interagir neste espaço;

Configurações gerais: neste espaço, apenas a pessoa que for administradora do sistema terá acesso, aos demais usuários permanece inativo e terá acesso apenas a administração do grupo pelo subitem do menu Informações do grupo.

Observe que, na imagem anterior a caixa de entrada está vazia.

Pressione o botão azul no canto inferior direito da tela para visualizar todos os tipos de tarefas cadastradas, e é através desses botões flutuantes acima do botão principal que o usuário escolhe a tarefa desejada.

Logo, uma nova janela é aberta. Nela consta o nome da tarefa (neste caso Compromissos), Data e hora de bloqueio (esse campo pode ser obrigatório ou não dependendo de como foi configurado ao criar um tipo de tarefa em configurações), insira o título no campo Assunto e logo abaixo digite a mensagem no campo de texto. Perceba que há possibilidade de configurar o texto, pois existe uma barra de ferramentas exclusiva para essa formatação. É possível ainda INSERIR ANEXO, basta clicar no botão azul abaixo da caixa de texto. Para dar continuidade, clique em AVANÇAR.

Adicione os participantes um a um e clique em ADICIONAR, posteriormente pressione o botão ENVIAR para que os participantes recebam a tarefa.

O passo três ficam localizadas as configurações através de checkboxes que o usuário pode aplicar na tarefa. Neste espaço são mostrados:

Prazo de conclusão: neste item é estimado uma data e hora para que a tarefa seja concluída. 

Privacidade de envio: se a opção Não apresentar na caixa do meu grupo estiver desmarcada, todas as pessoas do grupo terão conhecimento sobre o envio de alguma tarefa, mas se estiver marcada pode-se mandar mensagens sem que os demais tenham conhecimento. Na opção Não apresentar na caixa do grupo do(s) destinatário(s), é possível mandar a tarefa para uma pessoa específica de um outro grupo, sem que os demais tenham conhecimento desse envio. Ao selecionar as duas opções será uma tarefa privada, ou seja, apenas o remetente e a outra pessoa que receber a tarefa poderá visualizar o conteúdo, consequentemente, as duas pessoas podem interagir entre si sem que os demais membros dos grupos saibam ou possam visualizar.

Notificações do sistema: são notificações recebidas por outros participantes do mesmo grupo, caso tenha alterado o conteúdo de alguma tarefa e também é possível notificar outros participantes quanto às suas atualizações.

Modo redator: para que um participante seja o responsável em analisar a tarefa, basta escolher no campo correspondente a este tópico.  

Por que isso acontece?

Porque uma pessoa específica irá redigir o texto, mas quem irá enviar a mensagem é a pessoa responsável marcada no campo mostrado acima. Essa tarefa irá automaticamente para a caixa de rascunho da pessoa responsável por mandar a tarefa, ela poderá validar o conteúdo, mas se precisar alterar algo se faz necessário pedir ao redator para modificar e após as correções já pode ser enviada aos demais participantes da tarefa.

Inserida todas as informações o usuário tem duas opções de envio, a primeira é enviar imediatamente pressionando o botão ENVIAR ou Agendar envio localizado na seta ao lado do botão enviar.

Ao clicar em agendar envio uma nova tela é aberta para que possa ser informado data e hora de envio, logo clique salvar. Inseridas todas as informações necessárias pressione o botão ENVIAR.  

A tarefa fica aguardando na Caixa de saída até o momento do envio.

Ao concluir o agendamento, a ferramenta não o deixará realizar mais nenhum tipo de alteração, apenas excluí-la.

Assim que a tarefa for enviada, ela fica visível na sua caixa de entrada de forma clara juntamente com as demais tarefas que sofreram alguma interação ou não foram lidas. A cor de fundo é diferenciada nesses casos citados e ainda é mostrado ao do nome da tarefa o tipo de interação realizada. 

Na coluna TEMPO RESTANTE, representada por um relógio mostra o tempo restante para a conclusão como também o tempo em que a tarefa está concluída.

Clicando em cima do relógio, uma caixa é aberta mostrando a situação, prazo de conclusão e se a tarefa estiver finalizada aparece também a data de conclusão.

Ao clicar no título da tarefa uma nova janela contendo todas as informações cadastradas e é por aqui que acontecem todas as interações com os demais participantes, inclusive o relógio mostrado anteriormente. Todos os eventos e alterações irão aparecer neste ambiente.

Abaixo do nome da pessoa que criou a tarefa tem mais algumas informações, observe:

Em Visualização e Leitura, mostram os totalizadores que verificaram ou leram a tarefa, para que seja mostrado os nomes dos participantes que realizaram a ação, clique sobre as opções mencionadas.

Para atestar que realizou a leitura clique em CONFIRMAR LEITURA, isso significa que o participante está de acordo com a tarefa. Automaticamente irá aparecer um evento abaixo da tarefa. Confira no imagem abaixo:

Na parte superior da tela ficam à disposição os participantes integrantes da tarefa. Para incluir um ou mais, clique no botão azul ou digite @ no campo de texto da interação da tarefa que logo aparecerá todos os possíveis integrantes que o usuário poderá adicionar, possibilitando incluir vários ao mesmo tempo agilizando o processo. 

Caso mencione um usuário que não é um participante da tarefa, automaticamente estará adicionando-o como um novo participante.

Para mencionar uma pessoa que já é participante realize o mesmo procedimento mencionado no parágrafo anterior e adicione a mensagem desejada.

Para adicionar participantes utilizando bobão insira o nome da pessoa e clique em ADICIONAR, para remover aperte o ícone representado por uma lixeira ao lado do nome do participante.  

Dependendo do tipo da tarefa selecionada o Conecta possibilita que os participantes respondam e interajam com a tarefa, enviar em nome de outra pessoa e também anexar documentos, isso está disponível no canto inferior da tela.