Assinaturas

Assinatura eletrônica, ou firma digital, é um método de autenticação de informação digital tipicamente tratada como análoga à assinatura física em papel. 

A LEI Nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos, com o objetivo de proteger as informações pessoais e sensíveis dos cidadãos, bem como de atribuir eficiência e segurança aos serviços públicos prestados sobretudo em ambiente eletrônico.

Para realizar a assinatura digital foram estabelecidas regras e procedimentos para seu uso conforme Lei mencionada no parágrafo anterior. A formas de registrar um certificado digital se faz através do ICP-Brasil, que por sua vez é uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), na forma da legislação vigente. Quando um certificado não for certificado por uma autoridade certificadora, se faz necessário validar o certificado por meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, ou seja, as duas partes assinantes devem reconhecer o documento a ser assinado.

Conforme a Medida Provisória 2.200-2, a lei brasileira determina que qualquer documento digital tem validade legal, se for certificado pela ICP-Brasil (ICP oficial brasileira).

Para se realizar a assinatura digital, é necessário a utilização de certificados digitais emitidos por uma unidade certificadora vinculada ao ICP-Brasil. O que a MP 2.200-2 outorga, portanto à ICP-Brasil é a fé pública. Assim, qualquer documento digitalmente assinado com um certificado digital emitido/reconhecido pela ICP-Brasil, pode, de fato, ser considerado assinado pela própria pessoa. Para cenários de uso onde não há necessidade de validade jurídica, é possível a utilização de certificados emitidos por unidades não certificadas pela ICP-Brasil, onde as garantias de validade são oferecidas pela própria entidade emissora.

Por motivos diversos, faz-se necessário ao negócio dos sistemas terem arquivos assinados digitalmente é a ferramenta de Assinaturas, entra em ação neste contexto, proporcionando a assinatura de documentos utilizando certificados A1 ou A3 emitidos através de unidades certificadoras vinculadas ao ICP-Brasil ou emitidos pela própria Betha, para uso com a finalidade de comprovação de identidade e sem validade jurídica.

Há duas formas de acessar a ferramenta Assinaturas

A primeira forma de acesso é por meio do menu Utilitário > Ferramenta de Assinatura presente nos produtos Cloud da Betha Sistemas.

A segunda forma é pelo endereço assinaturas.betha.cloud, ao abrir a página em seu navegador, informe seu usuário e senha previamente cadastrado na central do usuário (para mais detalhes, clique aqui) e pressione o botão ACESSAR, para visualizar a tela inicial da ferramenta.

Efetuado o login, você será direcionado para a tela principal do Assinaturas. Nesta tela, escolha a entidade que deseja trabalhar e visualizar todas suas funcionalidades.

A ferramenta Assinaturas é conhecida como Assinatura eletrônica, ou firma digital, pois é um método de autenticação de informação digital tipicamente tratada sem a presença da assinatura física em papel.

Essa ferramenta tem integração com todos os sistemas da Betha com tecnologia Cloud, possui uma gestão multi assinantes, gestão de fluxo e permissões. Possui um ambiente intuitivo e fácil localização dos documentos. 

Acha que é só isso? Não.

A ferramenta é totalmente responsiva, possibilita assinatura em lote, sinaliza os assinantes através de notificações, auxilia na organização da entidade facilitando o dia-a-dia dos colaboradores. Conheça agora a ferramenta Assinaturas!

Ao realizar o login, clique em uma entidade e selecione o grupo de trabalho que deseja utilizar. 

Na barra superior direita possui três informações: Ajuda, Utilitários e a foto do Usuário logado na ferramenta.

Na imagem a seguir, perceba que o nome da entidade fica posicionado abaixo da barra superior da tela. Para mudar a opção, basta clicar na flecha apontada para baixo e trocar a entidade.

Na tela inicial, o usuário logado na ferramenta seja um administrador ele terá a visualização geral, além dos documentos dele ele também terá a visualização dos documentos de outras pessoas que possuem acesso naquela entidade. Ainda nessa tela o usuário pode verificar o nome dos documentos, nome da pessoa que enviou e também a data e horário, essas informações estão disponibilizadas na coluna DOCUMENTOS. Na coluna NATUREZA se refere a origem do documento, de onde surgiu.

Na coluna ASSINANTES aparecem todas as pessoas que necessitam assinar o documento. 

Importante destacar que nesta coluna há algumas informações que precisam ser observadas. Existe uma hierarquia na ordem de assinatura de um determinado documento que precisa ser respeitado, a primeira imagem é da pessoa que precisa assinar primeiro e assim consequentemente,  o ícone abaixo da foto da pessoa representa o status da assinatura, para saber em que posição está o documento passe o mouse por cima da imagem que você irá visualizar o nome da pessoa, caso já tenha assinado aparece a data e hora da assinatura.

Na última coluna temos a SITUAÇÃO, é por meio dessa informação que você pode acompanhar qual a condição dos documentos. Nesta listagem, é apresentado os seguintes status: Aguardando assinante, Assinante recusou, Documento assinado e Problema durante a assinatura.

Clicando em +DOCUMENTO, é aberto em seu computador pastas e arquivos para serem anexados a ferramenta e posteriormente realizar a assinatura. Escolha o arquivo que precisa ter a extensão PDF e clique em Abrir.

Ao clicar em Abrir uma nova janela é aberta com informações do arquivo, caso tenha anexado o documento errado, clique em SUBSTITUIR e altere para o arquivo correto, descreva o nome do arquivo e abaixo insira os usuários que necessitam assinar, em seguida pressione o botão ENVIAR.

A seguir, é possível ver o documento na página Enviados no Assinaturas. Nesta tela temos algumas particularidades. Veja quais são:

Se você mandar um documento para você mesmo e possuir um certificado padrão, automaticamente o documento será assinado, sem a necessidade de ir ao Assinador. Quando você enviar um documento para você e não possuir um certificado padrão, o documento vai para o cliente.

Ao clicar no ícone ao lado do nome do documento, você pode abrir e verificar o arquivo a ser assinado.

Nas imagens anteriores você viu como inserir um arquivo de seu próprio computador, mas também há integração entre algumas funcionalidades dos sistemas Cloud Betha com a ferramenta de Assinaturas bem como a opção de enviar documentos tanto pelo Gerenciador de Relatórios quanto pelo Gerenciador de Scripts. Porém, cada sistema pode acrescentar em seus ambientes um local específico para que o usuário encaminhe algo para ser assinado. Para mais detalhes clique aqui. 

Selecione o relatório desejado.

Clique em EXECUTAR e após habilite a opção Enviar relatório para solicitação de assinaturas ao final da execução e adicione os nomes dos assinantes. Insira as demais informações e pressione o botão EXECUTAR. Ao finalizar o processo no sistema de origem será mostrado na ferramenta de Assinaturas.

A ferramenta possui ainda filtros rápidos para facilitar a busca de um determinado documento, você tem a possibilidade de filtrar por: Todos, Período, Status e Tipo.

A ferramenta ainda possui um campo de busca e busca avançada, para encontrar o que necessita digite o nome do documento e clique na lupa ao lado, ou clique no ícone ao lado da lupa para refinar sua busca marcando os checkboxes que necessita pesquisar, clique em APLICAR e a seguir na lupa. 

A ferramenta Assinaturas disponibiliza uma funcionalidade em seu ambiente que permite gerenciar os certificados da Entidade. Por meio dela é possível selecionar um certificado no formato de arquivo e assinar os documentos diretamente pela ferramenta, sem a necessidade de instalação da aplicação local. Ainda é possível editar, desativar e excluir.

Você tem acesso aos certificados por meio do menu Certificados, para incluir um novo certificado clique no botão +CERTIFICADO e selecione o arquivo que deseja configurar.

Informe a senha e pressione o botão CONTINUAR.

Defina uma descrição para o certificado. Também é possível compartilhar o documento com outras pessoas, para isso insira os nomes no campo Compartilhar com, note que há outras informações complementares do certificado que são preenchidas automaticamente pela ferramenta e não é possível alterá-las, a seguir clique em SALVAR:

Ao clicar em salvar o certificado fica visível nos Certificados ativados, como mostra a imagem abaixo. 

Você pode ainda Editar, Compartilhar, Desativar ou Excluir o certificado.

 Ao escolher a opção Desativar, o certificado fica visível em todas as listagens de certificados, porém, não será possível selecionar. Um certificado (seja registrado, upload), somente sairá da lista quando for excluído.

 Em Utilitários > Autorizações, você pode dar as autorizações que achar pertinente aos usuários para que possam utilizar a ferramenta de Assinaturas e consequentemente assinar os documentos.

É nessa tela em que você pode verificar e dar permissões aos usuários. 

Perceba que já se tem uma lista de usuários cadastrados, por meio do ícone de engrenagem em Ações disponíveis é possível Copiar, Editar e Excluir um integrante. Ao clicar em Editar você gerencia as permissões de um determinado membro.

Desabilitando o item Administrador, novos checkboxes ficam visíveis para serem habilitados e dar os permissionamentos necessários para o usuário. Ainda pode revogar ações para esse mesmo participante por meio da engrenagem. Ao concluir as ações clique em SALVAR E CONTINUAR para gravar as informações.

A ferramenta dispõe do recurso que o usuário é notificado por e-mail ao cadastrar um novo documento em + Documentos e ao receber via relatórios ou scripts. 

Na imagem abaixo mostra o layout do e-mail recebido relatando a existência de um documento a ser assinado.

Quando todas as assinaturas forem concluídas, outro e-mail é enviado para todos os participantes.

Outro e-mail será enviado a todos os participantes caso o documento seja  recusado, para isso, basta que um assinante recuse a assinatura.

A ferramenta exibe em todas páginas uma mensagem mencionando que a assinatura digital foi realizada. Veja na imagem abaixo exatamente como é exibida no documento.

Na última página consta informações de cada assinatura, data/hora da criação do documento e na parte inferior da folha ficam registrados as informações referente a veracidade da assinatura.

A consulta sobre a veracidade das informações de um documento assinado digitalmente acontece através do número de protocolo e/ou QR code. Isso é possível quando um processo de assinatura estiver finalizado. 

Para realizar a verificação, aponte a câmera do celular para o QR code ou passe o mouse por cima do site e clique nele, desta maneira será redirecionado para a página de verificação com o número de protocolo preenchido. O usuário pode optar ainda por acessar o link https://verificador-assinaturas.betha.cloud/#/ e digitar o número do protocolo.

Realizando uma das ações mencionadas acima, aparecerá a tela de verificação, insira o código de verificação (caso não esteja preenchido) e pressione o botão Verificar documento.

Automaticamente aparecerão as informações referentes ao documento assinado. É permitido nessa tela baixar o documento original e/ou assinado como também visualizar todos os assinantes com data e hora da assinatura.  

Para utilizar a ferramenta é necessário instalar e configurar seu certificado digital. Configure a aplicação local no desktop ou configure diretamente neste link

A seguir será mostrado como configurar cada aplicação e suas diferenças:

O primeiro passo é realizar o download da ferramenta e efetuar a sua instalação no desktop. Para isso acesse o menu na ferramenta Assinador na opção Download:

Faça o download conforme o seu sistema operacional instalado em sua máquina. Pressione o botão DOWNLOAD para iniciar a transferência de dados para o seu computador. Repare que o arquivo baixado é um arquivo compactado (ZIP). Para realizar a instalação se faz necessário a extração do arquivo “Instalador.zip“. Ao descompactar execute o arquivo “Instalar.exe“.

O Assistente de Instalação será aberto, clique em Avançar:

Escolha o local de instalação, pressione  mais uma vez o botão Avançar:

Na próxima etapa da instalação mantenha a caixa de checagem da Ferramenta de assinatura marcada e continue avançando:

Aguarde o progresso da instalação completar e clique em Avançar:

Para finalizar a instalação da aplicação basta pressionar o botão Avançar:

Pronto! A instalação da aplicação foi concluída.

Para acessar a ferramenta de Assinatura, clique no botão Iniciar do seu sistema operacional windows e execute a aplicação:

Informe seu Usuário (cadastrado na central do usuário), Senha e pressione o botão ENTRAR:

Ao clicar em ENTRAR, o logotipo da Betha fica visível na barra de tarefas do sistema operacional, ou seja, é um atalho para você acessar a ferramenta.

Veja que nesta janela há duas guias: Certificados Salvos e Configurações.

  • Certificados Salvos

Nesta guia são mostrados os certificados instalados em seu desktop. Caso não tenha nenhum certificado na lista (imagem acima), verifique se os certificados foram instalados corretamente em seu computador. 

Para certificados do tipo arquivo ou que utilizam algum tipo de periférico como token ou cartão com leitora, é necessário realizar a instalação pelo assistente de importação de certificados do próprio sistema operacional, após isso, clique no botão Atualizar lista de certificados na ferramenta de Assinatura para verificar o seu certificado.

Você pode ainda, clicar no botão Atualizar lista de documentos encaminhados a ferramenta e Registrar certificado instalado.

  • Configurações: 

Nesta guia há três checkboxes e podem ser habilitados caso você achar necessário.

O primeiro checkbox se refere a Atualizações automáticas, ao ser habilitada a ferramenta será  atualizada de forma automática. 

Ao marcar a opção Lembrar dados do certificado com arquivo, você será notificado dos dados do certificado. Na última opção Assinar automaticamente, você define se a ferramenta realizará a assinatura de documentos automaticamente.

A ferramenta Assinador faz parte da ferramenta Assinaturas, ou seja, uma depende da outra para que a assinatura seja realizada, porém os certificados cadastrados no Assinador não são da Entidade, eles são do usuário. Essa ferramenta disponibiliza uma funcionalidade em seu ambiente onde permite gerenciar os certificados. Por meio do Assinador é possível selecionar um certificado no formato de arquivo e assinar os documentos diretamente pela ferramenta, sem a necessidade de instalação da aplicação local. Ainda é possível ativar, excluir e definir um certificado como padrão para assinaturas.

Por meio do menu Certificados, no botão CERTIFICADO realize um upload do certificado ou solicite um certificado corporativo.

Ao escolher a opção Fazer upload de certificado, uma janela será aberta para que seja anexado o documento. Clique no ícone mostrado na imagem abaixo e escolha o documento desejado.

Anexado o documento, insira a Senha do certificado e pressione o botão CONTINUAR:

No campo Descrição, insira um nome para este certificado e clique em SALVAR:

Pronto! Seu certificado foi instalado corretamente e você já pode assinar seus documentos.

Você pode ainda Desativar ou Excluir o certificado clicando em mais opções no canto superior direito do certificado.

Para facilitar a assinatura em um documento, você pode definir um certificado como padrão, assim ao mandar um documento solicitando a assinatura será assinado automaticamente sem a necessidade de acessar qualquer aplicação:

Ao escolher a opção Solicitar certificado corporativo, uma mensagem será mostrada informando que o certificado corporativo não possui validade jurídica. A partir do momento que clicar em OK, SOLICITAR o certificado será emitido.

Ele ficará disponível com os demais certificados, podendo marcar a estrela para se tornar um certificado padrão e nos três pontinhos é possível Desativar ou Excluir o certificado.

No momento da assinatura esse certificado estará disponível em Documentos > Para assinar, clique em ASSINAR e selecione tipo de certificado será utilizado.

Ao lado do botão ASSINAR têm o botão RECUSAR, ao clicar nessa opção a assinatura será rejeitada.

A ferramenta possui controle dos documentos a serem assinados e está disponível em  Documentos > Para assinar.

Na coluna DISPONÍVEL EM mostra o local de origem do documento, ao lado encontram-se os botões ASSINAR e RECUSAR, ou seja, ao clicar em assinar o usuário aceita o documento, caso recuse será rejeitado.

Pressionando o botão ASSINAR  do assinador web, o usuário tem a opção de assinar o documento através de um certificado previamente cadastrado na ferramenta ou enviar para o assinador local e assinar em seu computador. 

Quando o documento estiver localizado no assinador local, é necessário assinar com os certificados apenas em seu dispositivo local, não podendo assinar via web.

Por meio do ícone mostrado na imagem abaixo ou clicando em Download, pode-se baixar a ferramenta no computador para que consiga realizar de fato a assinatura com o assinador local. 

Para verificar os documentos pendentes de assinatura acesse o menu: Documentos > Em andamento.

Utilize os filtros Todos, Recebimento, Tipo ou Situação para localizar um documento com mais agilidade. Outra meio para encontrar um documento é por meio da busca, onde é possível Refinar a busca.

Acompanhe todos os arquivos assinados no menu Documentos > Finalizados, neste ambiente ficam todos os arquivos finalizados com todas as informações disponíveis desde o nome do documento até sua situação.

Perceba que na imagem anterior na coluna SITUAÇÃO ocorreu um problema na assinatura, essa mesma informação você confere na ferramenta Assinaturas, ou seja, as duas ferramentas são ligadas em tempo real.

Para os certificados que possuem token ou cartão com leitoras, é necessário realizar a configuração do certificado digital na aplicação local, ou seja, em seu computador para que seja possível utilizar o mesmo na ferramenta Cloud.

Realizada a configuração apresentada no tópico anterior, já é viável utilizar o botão Registrar certificado instalado, este irá registrar o certificado no servidor do Cloud para a utilização na ferramenta.

Informe uma descrição para o certificado e clique em OK

Agora, acesse a ferramenta Cloud e observe que o certificado já está disponível:

Para facilitar a assinatura em um documento, você pode definir um certificado como padrão, assim ao mandar um documento solicitando assinatura será assinado automaticamente sem a necessidade de acessar qualquer aplicação:

Os certificados A1 e A3 são os mais populares e possuem características diferentes. São determinados de acordo com o armazenamento que você pretende utilizar para essa ferramenta.

Em linhas gerais, o Certificado Digital do tipo A1 é expedido diretamente no seu desktop e fica armazenado no seu navegador de internet ou em dispositivos móveis. Ele tem 1 ano de validade, sendo criptografado por um software específico e protegido por senha. Também no arquivo gerado constará o número do seu pedido. Para sua segurança, transfira esta cópia para um local seguro fazendo o upload no assinador cloud da Betha.

Já o Certificado Digital do tipo A3 é aquele em que a geração e o armazenamento das chaves criptográficas são feitos em cartão inteligente, token criptográfico ou diretamente na nuvem. São protegidos por uma senha e a validade deste tipo de certificado é de até 5 anos.

A ferramenta possibilita que o usuário configure se deseja receber notificações via e-mail, e ainda pode configurar as naturezas e situações que desejar receber e-mails. Este recurso está localizado na ferramenta Assinador na opção E-mails de notificação.

Habilitando o parâmetro Receber e-mails de notificação, todos os processos da assinatura de um documento serão notificados, incluindo: documentos a serem assinados, recusados e concluídos. Para não receber nenhum tipo de notificação, basta desabilitar o parâmetro.

Para personalizar os recebimentos via e-mail pressione o botão PERSONALIZAR.