Assinaturas

Assinatura eletrônica, ou firma digital, é um método de autenticação de informação digital tipicamente tratada como análoga à assinatura física em papel. 

A LEI Nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos, com o objetivo de proteger as informações pessoais e sensíveis dos cidadãos, bem como de atribuir eficiência e segurança aos serviços públicos prestados sobretudo em ambiente eletrônico.

Para realizar a assinatura digital foram estabelecidas regras e procedimentos para seu uso conforme Lei mencionada no parágrafo anterior. A formas de registrar um certificado digital se faz através do ICP-Brasil, que por sua vez é uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), na forma da legislação vigente. Quando um certificado não for certificado por uma autoridade certificadora, se faz necessário validar o certificado por meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, ou seja, as duas partes assinantes devem reconhecer o documento a ser assinado.

Conforme a Medida Provisória 2.200-2, a lei brasileira determina que qualquer documento digital tem validade legal, se for certificado pela ICP-Brasil (ICP oficial brasileira).

Para se realizar a assinatura digital, é necessário a utilização de certificados digitais emitidos por uma unidade certificadora vinculada ao ICP-Brasil. O que a MP 2.200-2 outorga, portanto à ICP-Brasil é a fé pública. Assim, qualquer documento digitalmente assinado com um certificado digital emitido/reconhecido pela ICP-Brasil, pode, de fato, ser considerado assinado pela própria pessoa. Os certificados digitais corporativos oferecidos pela Betha Sistemas possuem validade jurídica, desde que haja um acordo prévio entre as partes  assinantes.

Por motivos diversos, faz-se necessário ao negócio dos sistemas terem arquivos assinados digitalmente é a ferramenta de Assinaturas, entra em ação neste contexto, proporcionando a assinatura de documentos utilizando certificados A1 ou A3 emitidos através de unidades certificadoras vinculadas ao ICP-Brasil ou emitidos pela própria Betha (A1).

Há duas formas de acessar a ferramenta Assinaturas

A primeira forma de acesso é por meio do menu Utilitário > Ferramenta de Assinatura presente nos produtos Cloud da Betha Sistemas.

A segunda forma é pelo endereço assinaturas.betha.cloud, ao abrir a página em seu navegador, informe seu usuário e senha previamente cadastrado na central do usuário (para mais detalhes, clique aqui) e pressione o botão ACESSAR, para visualizar a tela inicial da ferramenta.

Efetuado o login, você será direcionado para a tela principal do Assinaturas. Nesta tela, escolha a entidade que deseja trabalhar e visualizar todas suas funcionalidades.

A ferramenta Assinaturas é conhecida como Assinatura eletrônica, ou firma digital, pois é um método de autenticação de informação digital tipicamente tratada sem a presença da assinatura física em papel.

Essa ferramenta tem integração com todos os sistemas da Betha com tecnologia Cloud, possui uma gestão multi assinantes, gestão de fluxo e permissões. Possui um ambiente intuitivo e fácil localização dos documentos. 

Acha que é só isso? Não.

A ferramenta é totalmente responsiva, possibilita assinatura em lote, sinaliza os assinantes através de notificações, auxilia na organização da entidade facilitando o dia-a-dia dos colaboradores. Conheça agora a ferramenta Assinaturas!

Ao realizar o login, clique em uma entidade e selecione o grupo de trabalho que deseja utilizar. 

Na barra superior direita possui três informações: Ajuda, Utilitários e a foto do Usuário logado na ferramenta.

Na imagem a seguir, perceba que o nome da entidade fica posicionado abaixo da barra superior da tela. Para mudar a opção, basta clicar na flecha apontada para baixo e trocar a entidade.

Na tela inicial, o usuário logado na ferramenta seja um administrador ele terá a visualização geral, além dos documentos dele terá também a visualização dos documentos dos usuários que possuem acesso a essa mesma entidade. As informações estão distribuídas em colunas para melhor visualização e organização.

Na coluna Documento o usuário visualiza a descrição dada ao documento e seu remetente. ENVIADO EM mostra a data em que o documento foi criado e enviado para ser assinado, na coluna EXPIRA EM mostra a data final para assinatura do documento para que o usuário fique atento e não deixe que o documento expire. Pensando em alertar o usuário que o prazo para determinado documento está terminando a data ficará da cor amarela. Passando o prazo de assinatura ficará na cor vermelha, e consequentemente a situação ficará como  Documento expirado.

Na coluna ASSINANTES aparecem todas as pessoas que foram solicitadas para assinar o documento. 

Importante destacar que nesta coluna há algumas informações que precisam ser observadas. Existe uma hierarquia na ordem de assinatura de um determinado documento que precisa ser respeitado, a primeira imagem é da pessoa que precisa assinar primeiro e assim consequentemente,  o ícone abaixo da foto da pessoa representa o status da assinatura. Para saber em que posição está o documento passe o mouse por cima da imagem e visualize o nome, caso já tenha assinado aparece a data e hora da assinatura.

Na coluna temos a SITUAÇÃO, é por meio dessa informação que pode-se acompanhar o status dos documentos. Nesta listagem, é apresentado os seguintes status: Aguardando assinante, Assinante recusou, Documento assinado e Problema durante a assinatura.

Ao lado da coluna situação encontram-se as naturezas, essas informações são provenientes das ferramentas Relatórios e Scripts. Observação: Não é possível vincular uma natureza na ferramenta de Assinaturas

Por último, a ferramenta mostra se o documento está público ou privado através do ícone de um olho. Isso significa que, toda assinatura digital possui um verificador, sendo assim, é possível deixar o documento acessível a todos que tiverem o código de verificação visualizarem o documento na íntegra assinado ou não. Esse recurso está disponível ao inserir um novo documento, mas é através desse ícone que pode-se alterar a privacidade do documento. Ao clicá-lo nele aparecerá uma mensagem, caso queira trocar alterar clique no botão SIM, caso contrário pressione CANCELAR para desfazer a ação.

Clicando em +DOCUMENTO, é aberto em seu computador pastas e arquivos para serem anexados a ferramenta e posteriormente realizar a assinatura. Escolha o arquivo que precisa ter a extensão PDF e clique em Abrir.

Logo, uma nova janela é aberta com informações do arquivo, caso tenha anexado o documento errado, clique em SUBSTITUIR e altere para o arquivo correto, descreva o nome do arquivo e abaixo insira os usuários que necessitam assinar o documento.

A ferramenta traz a possibilidade de enviar documentos à serem assinados por usuários que não são clientes Betha, porém é necessário que realizem o cadastro na Central do Usuário. Esse recurso é encontrado no campo Assinantes. Quando digitado o nome ou e-mail da pessoa, automaticamente é mostrado que o usuário não pertence a entidade logada, ou seja, é um usuário externo.
O mesmo irá receber um e-mail notificando sobre o documento a ser assinado e quando clicado no link o levará para a visualização do documento no Assinador e poderá assiná-lo.

Na parte inferior da tela existem dois parâmetros que podem ser habilitados: Definir uma data limite para ser assinado pelos usuários e Tornar documento público a todas as pessoas no ambiente de verificação.

Habilitando o parâmetro ​​Definir uma data limite para ser assinado pelos usuários é possível que o remetente adicione uma data limite a um documento a ser enviado enviado para assinatura. Para isso, basta habilitar essa opção e informar uma data clicando no ícone de calendário.