Assinaturas

Assinatura eletrônica, ou firma digital, é um método de autenticação de informação digital tipicamente tratada como análoga à assinatura física em papel. 

A LEI Nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos, com o objetivo de proteger as informações pessoais e sensíveis dos cidadãos, bem como de atribuir eficiência e segurança aos serviços públicos prestados sobretudo em ambiente eletrônico.

Para realizar a assinatura digital foram estabelecidas regras e procedimentos para seu uso conforme Lei mencionada no parágrafo anterior. A formas de registrar um certificado digital se faz através do ICP-Brasil, que por sua vez é uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), na forma da legislação vigente. Quando um certificado não for certificado por uma autoridade certificadora, se faz necessário validar o certificado por meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, ou seja, as duas partes assinantes devem reconhecer o documento a ser assinado.

Conforme a Medida Provisória 2.200-2, a lei brasileira determina que qualquer documento digital tem validade legal, se for certificado pela ICP-Brasil (ICP oficial brasileira).

Para se realizar a assinatura digital, é necessário a utilização de certificados digitais emitidos por uma unidade certificadora vinculada ao ICP-Brasil. O que a MP 2.200-2 outorga, portanto à ICP-Brasil é a fé pública. Assim, qualquer documento digitalmente assinado com um certificado digital emitido/reconhecido pela ICP-Brasil, pode, de fato, ser considerado assinado pela própria pessoa. Os certificados digitais corporativos oferecidos pela Betha Sistemas possuem validade jurídica, desde que haja um acordo prévio entre as partes  assinantes.

Por motivos diversos, faz-se necessário ao negócio dos sistemas terem arquivos assinados digitalmente é a ferramenta de Assinaturas, entra em ação neste contexto, proporcionando a assinatura de documentos utilizando certificados A1 ou A3 emitidos através de unidades certificadoras vinculadas ao ICP-Brasil ou emitidos pela própria Betha (A1).

Há duas formas de acessar a ferramenta Assinaturas

A primeira forma de acesso é por meio do menu Utilitário > Ferramenta de Assinatura presente nos produtos Cloud da Betha Sistemas.

A segunda forma é pelo endereço assinaturas.betha.cloud, ao abrir a página em seu navegador, informe seu usuário e senha previamente cadastrado na central do usuário (para mais detalhes, clique aqui) e pressione o botão ACESSAR, para visualizar a tela inicial da ferramenta.

Efetuado o login, você será direcionado para a tela principal do Assinaturas. Nesta tela, escolha a entidade que deseja trabalhar e visualizar todas suas funcionalidades.

A ferramenta Assinaturas é conhecida como Assinatura eletrônica, ou firma digital, pois é um método de autenticação de informação digital tipicamente tratada sem a presença da assinatura física em papel.

Essa ferramenta tem integração com todos os sistemas da Betha com tecnologia Cloud, possui uma gestão multi assinantes, gestão de fluxo e permissões. Possui um ambiente intuitivo e fácil localização dos documentos. 

Acha que é só isso? Não.

A ferramenta é totalmente responsiva, possibilita assinatura em lote, sinaliza os assinantes através de notificações, auxilia na organização da entidade facilitando o dia-a-dia dos colaboradores. Conheça agora a ferramenta Assinaturas!

Ao realizar o login, clique em uma entidade e selecione o grupo de trabalho que deseja utilizar. 

Na barra superior direita possui três informações: Ajuda, Utilitários e a foto do Usuário logado na ferramenta.

Na imagem a seguir, perceba que o nome da entidade fica posicionado abaixo da barra superior da tela. Para mudar a opção, basta clicar na flecha apontada para baixo e trocar a entidade.

Na tela inicial, o usuário logado na ferramenta seja um administrador ele terá a visualização geral, além dos documentos dele terá também a visualização dos documentos dos usuários que possuem acesso a essa mesma entidade. As informações estão distribuídas em colunas para melhor visualização e organização.

Na coluna Documento o usuário visualiza a descrição dada ao documento e seu remetente. ENVIADO EM mostra a data em que o documento foi criado e enviado para ser assinado, na coluna EXPIRA EM mostra a data final para assinatura do documento para que o usuário fique atento e não deixe que o documento expire. Pensando em alertar o usuário que o prazo para determinado documento está terminando a data ficará da cor amarela. Passando o prazo de assinatura ficará na cor vermelha, e consequentemente a situação ficará como  Documento expirado.

Na coluna ASSINANTES aparecem todas as pessoas que foram solicitadas para assinar o documento. 

Importante destacar que nesta coluna há algumas informações que precisam ser observadas. Existe uma hierarquia na ordem de assinatura de um determinado documento que precisa ser respeitado, a primeira imagem é da pessoa que precisa assinar primeiro e assim consequentemente,  o ícone abaixo da foto da pessoa representa o status da assinatura. Para saber em que posição está o documento passe o mouse por cima da imagem e visualize o nome, caso já tenha assinado aparece a data e hora da assinatura.

Na coluna temos a SITUAÇÃO, é por meio dessa informação que pode-se acompanhar o status dos documentos. Nesta listagem, é apresentado os seguintes status: Aguardando assinante, Assinante recusou, Documento assinado e Problema durante a assinatura.

Ao lado da coluna situação encontram-se as naturezas, essas informações são provenientes das ferramentas Relatórios e Scripts. Observação: Não é possível vincular uma natureza na ferramenta de Assinaturas

Por último, a ferramenta mostra se o documento está público ou privado através do ícone de um olho. Isso significa que, toda assinatura digital possui um verificador, sendo assim, é possível deixar o documento acessível a todos que tiverem o código de verificação visualizarem o documento na íntegra assinado ou não. Esse recurso está disponível ao inserir um novo documento, mas é através desse ícone que pode-se alterar a privacidade do documento. Ao clicá-lo nele aparecerá uma mensagem, caso queira trocar alterar clique no botão SIM, caso contrário pressione CANCELAR para desfazer a ação.

Clicando em +DOCUMENTO, é aberto em seu computador pastas e arquivos para serem anexados a ferramenta e posteriormente realizar a assinatura. Escolha o arquivo que precisa ter a extensão PDF e clique em Abrir.

Logo, uma nova janela é aberta com informações do arquivo, caso tenha anexado o documento errado, clique em SUBSTITUIR e altere para o arquivo correto, descreva o nome do arquivo e abaixo insira os usuários que necessitam assinar. Logo abaixo existem dois parâmetros que podem ser habilitados ou não.

Habilitando o parâmetro ​​Definir uma data limite para ser assinado pelos usuários é possível que o remetente adicione uma data limite a um documento a ser enviado enviado para assinatura. Para isso, basta habilitar essa opção e informar uma data clicando no ícone de calendário.

Ao configurar o envio de um documento para ser assinado, por padrão a opção de privacidade vem desmarcada, o que torna ele privado, isso significa que apenas os assinantes e o remetente terão acesso ao documento original e ao documento assinado no ambiente de verificação. Em seguida, pressione o botão ENVIAR.

Caso a opção de privacidade seja habilitada, o documento se tornará público, desta forma qualquer pessoa que possuir o número de protocolo ou o QR Code do documento poderá acessar e baixar o documento no ambiente de verificação.

A seguir, é possível ver o documento na página Enviados no Assinaturas. Nesta tela temos algumas particularidades. Veja quais são:

Se o usuário mandar um documento para ele mesmo e possuir um certificado padrão no Assinador, automaticamente o documento será assinado. Quando o usuário não possuir nenhum certificado cadastrado e solicitar o certificado corporativo (Assinador), ele automaticamente fica marcado como padrão e é assinado o documento.

Através do ícone representado por um olho, a ferramenta possibilita alterar a privacidade do documento, ao clicá-lo uma mensagem é exibida na tela, para alterar pressione SIM, caso contrário clique em CANCELAR para anular a ação.

Ao clicar no ícone ao lado do nome do documento, você pode abrir e verificar o arquivo a ser assinado.

Nas imagens anteriores você viu como inserir um arquivo de seu próprio computador, mas também há integração entre algumas funcionalidades dos sistemas Cloud Betha com a ferramenta de Assinaturas bem como a opção de enviar documentos tanto pelo Gerenciador de Relatórios quanto pelo Gerenciador de Scripts. Porém, cada sistema pode acrescentar em seus ambientes um local específico para que o usuário encaminhe algo para ser assinado. Para mais detalhes clique aqui. 

Selecione o relatório desejado.

Clique em EXECUTAR e após habilite a opção Enviar relatório para solicitação de assinaturas ao final da execução e adicione os nomes dos assinantes. Insira as demais informações e pressione o botão EXECUTAR. Ao finalizar o processo no sistema de origem será mostrado na ferramenta de Assinaturas.

A ferramenta possui ainda filtros rápidos para facilitar a busca de um determinado documento, você tem a possibilidade de filtrar por: Todos, Período, Status e Tipo.

A ferramenta ainda possui um campo de busca simples e busca avançada, para encontrar o que necessita digite o nome do documento e clique na lupa ao lado, ou clique no ícone ao lado da lupa para refinar sua busca marcando os checkboxes que necessita pesquisar, clique em APLICAR e a seguir na lupa. 

A ferramenta Assinaturas disponibiliza uma funcionalidade em seu ambiente que permite gerenciar os certificados da Entidade. Por meio dela é possível selecionar um certificado no formato de arquivo e assinar os documentos diretamente pela ferramenta, sem a necessidade de instalação da aplicação local. Ainda é possível editar, desativar e excluir.

Você tem acesso aos certificados por meio do menu Certificados, para incluir um novo certificado clique no botão +CERTIFICADO e selecione o arquivo que deseja configurar.

Informe a senha e pressione o botão CONTINUAR.

Defina uma descrição para o certificado. Também é possível compartilhar o documento com outras pessoas, para isso insira os nomes no campo Compartilhar com, note que há outras informações complementares do certificado que são preenchidas automaticamente pela ferramenta e não é possível alterá-las, a seguir clique em SALVAR:

Ao clicar em salvar o certificado fica visível nos Certificados ativados, como mostra a imagem abaixo. 

Você pode ainda Editar, Compartilhar, Desativar ou Excluir o certificado.

 Ao escolher a opção Desativar, o certificado fica visível em todas as listagens de certificados, porém, não será possível selecionar. Um certificado (seja registrado, upload), somente sairá da lista quando for excluído.

 Em Utilitários > Autorizações, você pode dar as autorizações que achar pertinente aos usuários para que possam utilizar a ferramenta de Assinaturas e consequentemente assinar os documentos.

É nessa tela em que você pode verificar e dar permissões aos usuários. 

Perceba que já se tem uma lista de usuários cadastrados, por meio do ícone de engrenagem em Ações disponíveis é possível Copiar, Editar e Excluir um integrante. Ao clicar em Editar você gerencia as permissões de um determinado membro.

Desabilitando o item Administrador, novos checkboxes ficam visíveis para serem habilitados e dar os permissionamentos necessários para o usuário. Ainda pode revogar ações para esse mesmo participante por meio da engrenagem. Ao concluir as ações clique em SALVAR E CONTINUAR para gravar as informações.

A ferramenta dispõe do recurso que o usuário é notificado por e-mail ao cadastrar um novo documento em + Documentos e ao receber via relatórios ou scripts. 

Na imagem abaixo mostra o layout do e-mail recebido relatando a existência de um documento a ser assinado.

Quando todas as assinaturas forem concluídas, outro e-mail é enviado para todos os participantes.

Outro e-mail será enviado a todos os participantes caso o documento seja  recusado, para isso, basta que um assinante recuse a assinatura.

E-mail enviado informando a data limite no corpo do e-mail caso tenha sido configurado.

Um outro e-mail é enviado ao usuário quando o documento passou do prazo de ser assinado, informando que o documento expirou.

A ferramenta exibe em todas páginas uma mensagem mencionando que a assinatura digital foi realizada. Veja na imagem abaixo exatamente como é exibida no documento.

Na última página consta informações de cada assinatura, data/hora da criação do documento e na parte inferior da folha ficam registrados as informações referente a veracidade da assinatura.

A consulta sobre a veracidade das informações de um documento assinado digitalmente acontece através do número de protocolo e/ou QR code. Isso é possível quando um processo de assinatura estiver finalizado. 

Para realizar a verificação, aponte a câmera do celular para o QR code ou passe o mouse por cima do site e clique nele, desta maneira será redirecionado para a página de verificação com o número de protocolo preenchido. O usuário pode optar ainda por acessar o link https://verificador-assinaturas.betha.cloud/#/ e digitar o número do protocolo.

Realizando uma das ações mencionadas acima, aparecerá a tela de verificação, insira o código de verificação (caso não esteja preenchido) e pressione o botão Verificar documento.

Automaticamente aparecerão as informações referentes ao documento assinado. É permitido nessa tela baixar o documento original e/ou assinado como também visualizar todos os assinantes com data e hora da assinatura.  

Para que um usuário consiga visualizar os documentos assinados no ambiente de verificação é necessário que ele seja um dos envolvidos no processo de assinatura (remetente e assinantes), independente se o documento estiver marcado como público ou não ele conseguirá visualizá-lo. Mas, se um usuário não fizer parte do processo de assinaturas e o documento estiver marcado como privado ele não conseguirá visualizá-lo mesmo que tenha o número de protocolo. Veja na imagem abaixo.   

Para utilizar a ferramenta é necessário instalar e configurar seu certificado digital. Configure a aplicação local no desktop ou configure diretamente neste link

A seguir será mostrado como configurar cada aplicação e suas diferenças:

O primeiro passo é realizar o download da ferramenta e efetuar a sua instalação no desktop. Para isso acesse o menu na ferramenta Assinador na opção Download:

Faça o download conforme o seu sistema operacional instalado em sua máquina. Pressione o botão DOWNLOAD para iniciar a transferência de dados para o seu computador. Repare que o arquivo baixado é um arquivo compactado (ZIP). Para realizar a instalação se faz necessário a extração do arquivo “Instalador.zip“. Ao descompactar execute o arquivo “Instalar.exe“.

O Assistente de Instalação será aberto, clique em Avançar:

Escolha o local de instalação, pressione  mais uma vez o botão Avançar:

Na próxima etapa da instalação mantenha a caixa de checagem da Ferramenta de assinatura marcada e continue avançando:

Aguarde o progresso da instalação completar e clique em Avançar:

Para finalizar a instalação da aplicação basta pressionar o botão Avançar:

Pronto! A instalação da aplicação foi concluída.

Para acessar a ferramenta de Assinatura, clique no botão Iniciar do seu sistema operacional windows e execute a aplicação:

Informe seu Usuário (cadastrado na central do usuário), Senha e pressione o botão ENTRAR:

Ao clicar em ENTRAR, o logotipo da Betha fica visível na barra de tarefas do sistema operacional, ou seja, é um atalho para você acessar a ferramenta.

Veja que nesta janela há duas guias: Certificados Salvos e Configurações.

  • Certificados Salvos

Nesta guia são mostrados os certificados instalados em seu desktop. Caso não tenha nenhum certificado na lista (imagem acima), verifique se os certificados foram instalados corretamente em seu computador. 

Para certificados do tipo arquivo ou que utilizam algum tipo de periférico como token ou cartão com leitora, é necessário realizar a instalação pelo assistente de importação de certificados do próprio sistema operacional, após isso, clique no botão Atualizar lista de certificados na ferramenta de Assinatura para verificar o seu certificado.

Você pode ainda, clicar no botão Atualizar lista de documentos encaminhados a ferramenta e Registrar certificado instalado.

  • Configurações: 

Nesta guia há três checkboxes e podem ser habilitados caso você achar necessário.

O primeiro checkbox se refere a Atualizações automáticas, ao ser habilitada a ferramenta será  atualizada de forma automática. 

Ao marcar a opção Lembrar dados do certificado com arquivo, você será notificado dos dados do certificado. Na última opção Assinar automaticamente, você define se a ferramenta realizará a assinatura de documentos automaticamente.