Documentos

A ferramenta Documentos, permite o armazenamento de arquivos e documentos na nuvem, protegendo as informações, podendo ser visualizada e redigida, facilitando o dia-a-dia das pessoas que a utilizam.

Ao fazer o upload de arquivos para a ferramenta, eles são guardados em uma plataforma segura. Em caso de perda ou defeito no equipamento utilizado, é possível acessar os arquivos usando outros dispositivos, pois a ferramenta é totalmente responsiva.

Unido com outras ferramentas, ele não apenas disponibiliza arquivos, mas permite a colaboração e compartilhamento das informações com outros participantes em tempo real.

É muito fácil começar a usar o produto e se favorecer dele. Em poucos minutos um usuário consegue entender a lógica da ferramenta e começar a fazer um bom uso do mesmo.

A ferramenta pode ser acessada através do endereço documentos.betha.cloud. Ao abrir a página do navegador, informe seu usuário e senha previamente cadastrado na central do usuário (para mais detalhes, clique aqui) e pressione o botão ACESSAR, para visualizar a tela inicial da ferramenta.

Efetuado o login, você será direcionado para a tela principal da ferramenta Documentos. Escolha a entidade que deseja trabalhar, e visualize todas suas funcionalidades.

A ferramenta tem integração com todos os sistemas da Betha com tecnologia Cloud.

A ferramenta é totalmente responsiva, ou seja, se adapta a qualquer tela de aparelhos como: computadores, tablets e smartphones

Conheça agora a ferramenta Documentos!

Ao realizar o login, clique na entidade desejada. 

Na lateral esquerda da tela estão localizadas as funcionalidades principais da ferramenta que correspondem à: Documentos, Acompanhar assinaturas, Fluxo de trabalho, Lixeira e Configurações.

Na parte central da tela localizam-se todos os documentos inseridos na ferramenta.

Para inserir um ou mais documentos ou uma pasta, é necessário clicar no botão localizado no canto inferior direito da tela.

Na barra superior direita existem cinco informações: Utilitários, Ajuda, Novidades, Notificações e a foto do Usuário logado na ferramenta.

Abaixo da barra superior é apresentado o nome da Entidade que se está trabalhando. Para mudar a opção, basta clicar na flecha apontada para baixo e trocar a Entidade.

Para buscar algum conteúdo basta digitar o que deseja encontrar no campo de pesquisa que todas as pastas, arquivos e dados adicionais são mostrados na tela. Podendo ainda FILTRAR POR: Todos, Meus documentos e pastas e Compartilhados comigo.

Neste ambiente, o usuário logado tem a visualização geral da ferramenta. São apresentados todos os documentos que o usuário adicionou, ou que tenham sido compartilhados com ele. 

Os nomes das pastas e arquivos ficam disponíveis de forma facilitada. 

Nos três pontos ao lado do nome da pasta é apresentado ao usuário (proprietário) as opções Compartilhar, Mover, Editar e Excluir.  

Ao clicar em cada pasta será apresentada a hierarquia de pastas, caso queira voltar para a anterior, basta clicar na que desejar. 

Clicando nos três pontos ao lado do nome do documento, opções diferentes são apresentadas para quem é proprietário e para os participantes. 

Proprietário

Participante

A ferramenta possui duas formas de visualização dos documentos. Pressione os ícones ao lado direito da tela, como mostra a imagem.

  • Visualização em nota.
  • Visualização em lista.

Para inserir um novo documento, clique no botão flutuante que fica na parte inferior esquerda da tela.

Dê um título no campo correspondente e faça uma breve descrição do assunto na caixa de texto.

Insira os anexos referentes ao documento a ser cadastrado. Podem ser anexados documentos com várias extensões, como: .png, .jpg, .jpeg, .txt, .odt, .pdf, .docx.

Anexe arquivos de duas maneiras: 

  • A primeira delas é selecionar o documento desejado e arrastar até o local indicado;  
  • A segunda maneira, selecionar o arquivo e pressionar o botão Abrir

Ao anexar o arquivo, o usuário tem a possibilidade de enviar para assinaturas. Para isso, clique no ícone de assinatura apresentado ao lado do nome do documento, logo, será aberto uma nova janela para que sejam inseridos todos os usuários que receberão o documento para que seja assinado. Preencha os dados adicionais e atribua um fluxo de trabalho caso necessário. 

Anexando o arquivo, logo, o botão +ANEXO é desabilitado automaticamente.

Adicionado todo o conteúdo, clique no botão SALVAR, para gravar as informações.

O documento irá aparecer ao lado dos demais arquivos.

Nos três pontos ao lado do nome do arquivo, algumas ações estão disponíveis para facilitar a manutenção e alteração do mesmo. 

Quando a pessoa é proprietária do documento, as opções são: Visualizar, Anexar arquivos, Download, Mover, Editar ou Excluir.

Quando não é proprietário do documento as opções são: Visualizar compartilhamentos, Visualizar (documento) e Download.

Por meio do botão flutuante, a ferramenta permite adicionar vários documentos de uma só vez, por meio dos arquivos inseridos. Para isso basta clicar em Múltiplos documentos.