Documentos

A ferramenta Documentos, permite o armazenamento de arquivos e documentos na nuvem, protegendo as informações, podendo ser visualizada e redigida, facilitando o dia-a-dia das pessoas que a utilizam.

Ao fazer o upload de arquivos para a ferramenta, eles são guardados em uma plataforma segura. Em caso de perda ou defeito no equipamento utilizado, é possível acessar os arquivos usando outros dispositivos, pois a ferramenta é totalmente responsiva.

Unido com outras ferramentas, ele não apenas disponibiliza arquivos, mas permite a colaboração e compartilhamento das informações com outros participantes em tempo real.

É muito fácil começar a usar o produto e se favorecer dele. Em poucos minutos um usuário consegue entender a lógica da ferramenta e começar a fazer um bom uso do mesmo.

A ferramenta pode ser acessada através do endereço documentos.betha.cloud. Ao abrir a página do navegador, informe seu usuário e senha previamente cadastrado na central do usuário (para mais detalhes, clique aqui) e pressione o botão ACESSAR, para visualizar a tela inicial da ferramenta.

Efetuado o login, você será direcionado para a tela principal da ferramenta Documentos. Escolha a entidade que deseja trabalhar, e visualize todas suas funcionalidades.

A ferramenta tem integração com todos os sistemas da Betha com tecnologia Cloud.

A ferramenta é totalmente responsiva, ou seja, se adapta a qualquer tela de aparelhos como: computadores, tablets e smartphones

Conheça agora a ferramenta Documentos!

Ao realizar o login, clique na entidade desejada. 

Na lateral esquerda da tela estão localizadas as funcionalidades principais da ferramenta que correspondem à: Documentos, Fluxo de trabalho, Lixeira e Configurações.

Na parte central da tela localizam-se todos os documentos inseridos na ferramenta.

Para inserir um documento ou uma pasta, é necessário clicar no botão localizado no canto inferior direito da tela.

Na barra superior direita existem cinco informações: Utilitários, Ajuda, Novidades, Notificações e a foto do Usuário logado na ferramenta.

Abaixo da barra superior é apresentado o nome da Entidade que se está trabalhando. Para mudar a opção, basta clicar na flecha apontada para baixo e trocar a Entidade.

Ao inserir um documento, aparece o campo de busca. Onde pode-se filtrar por uma palavra, extensão ou nome do documento. Pressionando o botão FILTROS, outras opções são abertas para pesquisa.

Abaixo do campo de busca, pode-se FILTRAR POR: Todos, Meus documentos e pastas e Compartilhados comigo.

Neste ambiente, o usuário logado tem a visualização geral da ferramenta. São apresentados todos os documentos que o usuário adicionou, ou que tenham sido compartilhados com ele. 

Os nomes das pastas e arquivos ficam disponíveis de forma facilitada. 

Nos três pontos ao lado do nome da pasta é apresentado ao usuário (proprietário) as opções Compartilhar, Mover, Editar e Excluir.  

Ao clicar em cada pasta será apresentada a hierarquia de pastas, caso queira voltar para a anterior, basta clicar na que desejar. Acompanhe no exemplo abaixo:

Clicando nos três pontos ao lado do nome do documento, opções diferentes são apresentadas para quem é proprietário e para os participantes. 

Proprietário

Participante

A ferramenta possui duas formas de visualização dos documentos. Pressione os ícones ao lado direito da tela, como mostra a imagem.

  • Visualização em nota.
  • Visualização em lista.

Para inserir um novo documento, clique no botão flutuante que fica na parte inferior esquerda da tela.

Dê um título no campo correspondente e faça uma breve descrição do assunto na caixa de texto.

Insira os anexos referentes ao documento a ser cadastrado. Podem ser anexados documentos com várias extensões, como: .png, .jpg, .jpeg, .txt, .odt, .pdf, .docx.

Anexe arquivos de duas maneiras: 

  • A primeira delas é selecionar o documento desejado e arrastar até o local indicado;  
  • A segunda maneira, selecione o arquivo e pressionar o botão Abrir

Simples assim, de forma rápida e fácil!

Adicionado todo o conteúdo, clique no botão SALVAR, para gravar as informações.

O documento irá aparecer ao lado dos demais arquivos.

Nos três pontos ao lado do nome do arquivo, algumas ações estão disponíveis para facilitar a manutenção e alteração do mesmo. 

Quando a pessoa é proprietária do documento, as opções são: Visualizar, Anexar arquivos, Download, Mover, Editar ou Excluir.

Quando não é proprietário do documento as opções são: Visualizar e Download.

Por meio do botão flutuante, a ferramenta permite adicionar vários documentos de uma só vez, por meio dos arquivos inseridos. Para isso basta clicar em Múltiplos documentos.

Realizada a ação mencionada anteriormente, uma nova caixa é aberta mostrando todos os documentos/arquivos contidos no computador, selecione-os os que desejar e clique em Abrir para realizar o upload dos arquivos. 

Uma nova janela é aberta contendo todos os arquivos selecionados. Perceba que há uma mensagem informando que para cada anexo um novo documento será criado. Aqui é possível alterar os nomes dos documentos, atribuir um fluxo de trabalho e excluir. Finalizando essa etapa clique no botão SALVAR.

Pronto! Todos os arquivos já podem ser visualizados na ferramenta.

Outra maneira, é arrastar os arquivos para dentro da pasta e/ou documentos. Para isso selecione os arquivos e arraste, assim que soltar aparecerá a janela para alterar os nomes dos arquivos.

Através da tela de envio de múltiplos documentos o usuário tem a possibilidade de  enviar documentos em lotes para assinatura. Para isso basta clicar na opção ASSINATURA DIGITAL.

Clicando nessa opção será aberta uma tela onde é possível inserir os usuários que receberão os documentos para serem assinados, logo, basta pressionar o botão SALVAR para gravar as informações.

Ainda nesta tela pode-se atribuir um fluxo de trabalho para os arquivos.

Selecionando um item no campo Fluxo de trabalho, a ferramenta traz automaticamente os responsáveis e o que cada um deve fazer. Preenchida todas as informações pressione o botão SALVAR para gravar as informações.

Para inserir uma pasta, clique no botão flutuante na parte inferior esquerda da tela e escolha a opção Pasta.

Insira um nome, escolha a cor e clique no botão SALVAR.

Pronto! A pasta criada já pode ser visualizada.

Para inserir um documento na pasta, dê um clique na pasta desejada, e logo após no botão flutuante no canto inferior direito e escolha a opção Documento. Preencha os campos conforme explicado no item Inserindo documentos.

A forma de visualização se dá da mesma forma nos anexos, é por meio da Visualização em nota ou Visualização em lista.

  • Visualização em nota: nesta opção os documentos ficam lado a lado e aparecem as informações em formato maior.
  • Visualização em lista: perceba que nesta opção, as informações são apresentadas em forma de colunas e os documentos ficam um abaixo do outro.

Para visualizar o documento e seu conteúdo, basta clicar no arquivo. Perceba que consta o título, descrição e anexos. 

Para quem é proprietário do documento, existe a opção de acrescentar novos anexos na hora da visualização, para isso, pressione o botão + ANEXO.

Nos três pontos ao lado do nome aparecem outras opções. Se o usuário tiver a configuração de Editor aparece as seguintes opções:

Duas opções interessantes da ferramenta são: Nova versão e Histórico de versões

  • Nova versão: possibilita realizar o upload de uma versão atualizada do arquivo;
  • Histórico de versões: possibilita a visualização das versões realizadas no arquivo.

Agora, se o usuário tiver permissão apenas de Leitor, aparecem as seguintes opções. Observe na imagem abaixo:

A solução Documentos possui uma tecnologia que reconhece caracteres a partir de um arquivo PDF, PNG e JPG, com isso é possível extrair informações de forma rápida, ou seja, os usuários podem baixar arquivos com todo seu conteúdo nele existente, ou encontrar um conteúdo utilizando o campo de pesquisa.

Existem duas maneiras para chegar até a janela de compartilhamento de documentos e pastas na ferramenta.

A primeira maneira é clicar no documento ou pasta e pressionar o ícone de compartilhamento.

A segunda maneira de chegar até a janela de compartilhamentos é clicando em Ações disponíveis >  Compartilhar.

Clicando no ícone de compartilhamento, uma nova janela é aberta para que de fato possa ocorrer o compartilhamento de documentos ou pastas.

No campo Tipo as opções são: Entidade, Grupo e Usuário. No campo Quem insira os participantes do documento. Logo após o preenchimento pressione o botão COMPARTILHAR

Na coluna Permissão, pode-se configurar se os participantes terão autorização de Editor ou Leitor.

Ao lado da coluna Permissão, a ferramenta possibilita reprocessar o compartilhamento ou remover compartilhamento.

Quando o usuário tiver permissão de leitor a ferramenta apresenta apenas a opção de  visualizar compartilhamentos.

O ícone azul representado por dois bonequinhos representa que há uma pasta compartilhada com o usuário logado na ferramenta, porém, ele não é proprietário da mesma.

Um ponto importante do compartilhamento é a alteração de permissão do usuário editor mudar sua permissão para leitor, automaticamente ele perde as permissões para editar a pasta e a ferramenta apresenta uma mensagem.

A ferramenta permite mover pastas e documentos de forma facilitada, deixando seus materiais organizados.

Para utilizar esse recurso, é necessário clicar nos três pontos localizados no canto direito do nome da pasta ou documento.

Ao clicar em mover, são apresentadas todas as pastas e documentos cadastrados na ferramenta. Selecione a  pasta desejada e clique em MOVER.

Pronto! O arquivo foi movido para a pasta selecionada.

É preciso destacar que ao mover uma pasta que está dentro da pasta principal para outra, aparecerá uma mensagem informando que usuários que não possuam compartilhamento direto perderão acesso a mesma, ou seja, para que usuários permaneçam tendo acesso é necessário terem acesso compartilhado na pasta que será movida e não apenas na pasta principal. Neste caso perde-se a hierarquia.   

Quando o usuário logado receber um documento ou pasta compartilhada, não aparecerá a opção Mover independente se estiver como leitor ou editor, ou seja, é possível mover apenas pastas e documentos criados pelo usuário logado na ferramenta e não os compartilhados por outros usuários.

Para realizar a pesquisa de um documento, imagem ou extensão dos arquivos, clique no campo de busca. Escreva o que necessita e clique na lupa, ou pressione ENTER, as informações são apresentadas a seguir.

Para localizar documentos pelo nome, autor e pelo conteúdo dos arquivos anexados clique em FILTROS. Aqui é possível refinar a busca e encontrar rapidamente o que necessita, as opções disponíveis são: Documentos e anexos ou Anexo e seu conteúdo.

É possível filtrar por: Todos, Meus documentos e pastas e Compartilhados comigo.

No campo Proprietário, a ferramenta busca os arquivos pertencentes a pessoa selecionada. Após selecioná-la clique em FILTRAR.

Os documentos e arquivos serão mostrados na tela de seu computador de forma organizada.

Facilitando o processo de assinatura, a ferramenta conta com o recurso que possibilita a assinar anexos incorporados aos documentos, ou seja, todos os arquivos que possuem extensão .PDF são passíveis de assinaturas. 

Para enviar um arquivo para assinaturas realize os seguintes passos: 

Clique sobre o documento para que todos os arquivos sejam apresentados.

Nos três pontos do lado inferior direito do documento existem as ações disponíveis, aqui, encontra-se a opção Enviar para assinatura.

Uma nova janela é aberta para que sejam inseridos os participantes. Pressione o botão ENVIAR para encaminhar o arquivo.

O arquivo enviado ficará disponível na ferramenta Assinador na opção Para assinar, porém, caso o usuário envie para ele mesmo assinar e possuir um certificado padrão definido, automaticamente o arquivo será assinado, não ficando disponível Para assinar.

Todas as situações das assinaturas são apresentadas através de mensagens em banners coloridos. Veja na imagem abaixo.

Para visualizar a lista dos assinantes no modo grade, basta clicar em Ver

Quando os arquivos estiverem em visualização em lista as informações são apresentadas através de ícones.

Ao inserir um documento, é possível atribuir um fluxo de trabalho para que outros usuários possam aprová-lo ou reprová-lo. Neste espaço ficam disponíveis todos os documentos pendentes de aprovação.

Ao analisar o documento, é necessário clicar nos botões Aprovar concordando com o documento ou Reprovar para rejeitar.

Todos os arquivos excluídos ficam armazenados na lixeira. É possível  restaurá-los quando necessário. Para isso clique em Restaurar, ao realizar essa ação o arquivo volta para o menu Documentos.

Neste recurso apenas usuários administradores têm acesso e podem visualizar todos os conteúdos.

No menu Configurações > Dados adicionais, possui um botão intitulado de +DADO. Através dele é possível inserir dados adicionais para ser utilizado no cadastro de um documento, ou seja, são informações complementares.

Caso queira que outras informações sejam preenchidas no momento da inserção de um documento basta clicar no botão +DADO.

Uma nova janela é aberta com informações para preenchimento. Insira um nome, no campo Tipo, escolha entre Texto ou Data e informe se esse campo será obrigatório Sim/Não.

Ao preencher os campos, clique em SALVAR para gravar as informações.