Despesas

Esta funcionalidade tem por objetivo manter o registro das despesas da frota da entidade.

Este cadastro é dividido em 2 (duas) guias, as quais estão dispostas abaixo:

Guia Informações gerais

Guia Itens

No sistema, você localiza esse cadastro por meio do menu Executando > Despesas > Despesas.

Nesta tela, é possível ainda realizar consultas e buscas por meio do campo Pesquisar, visualizando as informações após clicar no ícone em forma de lupa. As mesmas também podem ser realizadas por meio da aplicação de critérios mais específicos ao utilizar a Pesquisa avançada.

Ao realizar a pesquisa e visualizar os itens cadastrados por meio de listagem, você pode editar suas informações ou excluir o respectivo registro.

Adicionando despesas

Para realizar o cadastro de uma nova despesa da frota, adicione as respectivas informações por meio do botão +DESPESA.

Guia Informações gerais

Campos

Data e hora: Este campo indica a data e hora do lançamento da despesa.

N° da ordem: Este campo indica o número da ordem de abastecimento ou serviço, caso você a tenha cadastrado. As opções são provenientes do cadastro de Ordens de abastecimentos e serviços.

Data: Este campo tem preenchimento automático e indica a data da ordem de abastecimento ou serviços, caso seja selecionada.

Origem: Neste campo você deve selecionar a origem da despesa, dentre as opções Licitação, Estoque ou Terceiros.

Veículo / Equipamento: Neste campo você deve selecionar o veículo ou equipamento para qual foi gerada a despesa. As opções são provenientes do cadastro de Veículos e equipamentos.

Motorista: Neste campo você deve selecionar o motorista do referido veículo ou equipamento. As opções são provenientes do cadastro de Motoristas.

Organograma: Neste campo você deve selecionar o ​organograma relacionado à despesa. As opções são provenientes do cadastro de Organogramas, e devem estar previamente informados para o exercício vigente, no cadastro do veículo ou equipamento informado.

Fornecedor: Neste campo você deve selecionar o fornecedor que efetuou o serviço gerador da despesa cadastrada. As opções são provenientes do cadastro de Fornecedores.

N° do documento: Neste campo você deve inserir o ​número do documento fiscal emitido pelo fornecedor, que originou a despesa.

Os campos detalhados a seguir são habilitados para preenchimento quando no campo Veículo / Equipamento seja selecionado um veículo.

Controlar quilometragem?: Neste campo você deve indicar se o veículo controla ou não quilometragem.

Última quilometragem: Este campo irá exibir, caso cadastrado, a última quilometragem registrada para o veículo selecionado.

Quilometragem: Este campo permite informar a quilometragem do veículo no momento da origem da despesa.

Tipo de ocorrência: Este campo é habilitado para preenchimento quando a quilometragem atual do veículo, for menor que a quilometragem já informada previamente. Para tanto você deve selecionar o tipo de ocorrência pelo qual o veículo passou. As opções são provenientes do cadastro de Tipos de ocorrência dos veículos.

Observações: Neste campo você pode inserir alguma observação que julgar importante para o registro da despesa.

Nesta funcionalidade podem ser adicionadas imagens, documentos, entre outros anexos para enriquecimento do cadastro. Para tanto, você pode clicar sobre o botão +ANEXO ou arrastar o anexo até o local indicado de acordo com a imagem acima.

Guia Itens

Campos

Tipo de despesa: Neste campo você deve selecionar o tipo de despesa que deve estar vinculado a este registro. As opções são provenientes do cadastro de Tipos de despesa da frota.

Descrição: Neste campo você deve selecionar a descrição do item. As opções são provenientes do cadastro de Materiais e serviços.

Especificação: Este campo corresponde à especificação do material informado no campo anterior. As opções também são provenientes do cadastro de Materiais e serviços.

Unidade de medida: Neste campo é exibida a unidade de medida que está relacionada ao material selecionado. As opções são provenientes do cadastro de Unidades de medida e vinculadas no cadastro de Materiais e serviços.

Tanque cheio?: Caso você indique um material que possua classificação como combustível no campo Descrição, este campo é habilitado para preenchimento, e você deve informar se o tanque foi completado ou não.

Quantidade: Neste campo você deve indicar a quantidade do material que originou a despesa.

Valor unitário: Neste campo você deve informar o valor unitário do item lançado.

Valor total: Neste campo será exibido o valor total do item, por meio da multiplicação dos valores inseridos nos campos Quantidade e Valor unitário.

 

Botões

+DESPESA: Ao clicar neste botão, você adiciona uma nova despesa.

+ITEM: Ao clicar neste botão, você adiciona um novo item à despesa.

+ANEXO: Ao clicar neste botão, você adiciona um documento anexo à despesa.

Para conhecer os botões comuns às funcionalidades do sistema clique aqui.

Informações adicionais

Durante o preenchimento dos campos, é possível que informações não estejam predefinidas, ou seja, não constam cadastradas para seleção. Para isto, realize seus respectivos cadastros por meio da opção Adicionar.

(*) Campos de preenchimento obrigatório.