Como realizar o Encerramento do Exercício no Contabilidade (Desktop)



  • Valide o procedimento de encerramento anual do respectivo exercício;
  • Revise os lançamentos efetuados automaticamente pelo encerramento anual (são todos gerados por eventos iniciados em 99.1.8XX);
  • Valide nos roteiros de lançamentos contábeis do Tribunal de contas (se houver) se os lançamentos existentes no sistema estão de acordo com os propostos.

Veja os procedimentos que antecedem o encerramento...

PASSO 1

Encerramento dos meses até novembro

PASSO 2

Conheça a etapa Validações

PASSO 3

Conheça a etapa Encerramento do Exercício

PASSO 4

Conheça a etapa Ajustes

PASSO 5

Conheça a etapa Verificações Finais

PASSO 6

Realize o Encerramento do Exercício

PASSO 7

Conferência após o encerramento


Manual de Início do Exercício


Tira-dúvidas online sobre o Encerramento do Exercício.

Senha: clientebetha

Primeiramente, você deverá analisar e corrigir seguintes as inconsistências que poderão surgir na validação de encerramento.

Realize os ajustes por meio dos eventos, por exemplo 991034 até 991048 (verifique os eventos para estado), a dívida ativa. Informe o conta corrente do respectivo estado se houver, verifique o tipo da dívida e sua ocorrência, ou seja, por meio do reconhecimento da VPA ou baixa do crédito a receber.

Por meio do acesso ao Cadastro de Contrato, na aba Movimento de Controle, efetue os ajustes necessários.

Exemplos de análises a serem realizadas:

  • Verificar as contas com saldo invertido;
  • Verificar conta de provisão 13°;
  • Contas de Prestação de Contas por exemplo 89XX.

Para emissão a Relação de Restos a Pagar, acesse o Módulo Financeiro > Relatórios > Gerenciais:

E para a análise e possíveis cancelamentos de restos a pagar, acesse o Módulo Financeiro > Financeiro > Cancelamentos de Restos:

  • Classificação de contas;
  • Encerramento e início de exercício; 
  • Encerramento e Início de exercício da Matriz;
  • Configuração de validação Federal;
  • Configuração de validação.

Esta fase é obrigatória, pois é por meio dela que o sistema valida informações importantes como versões de arquivos de configuração de lançamentos, data contábil, entre outros.

Nesta fase são executadas todas as pré-validações padrões do sistema, conforme configurações para cada Estado.

Cabe destacar ainda que após a importação dos arquivos de dados iniciais, você poderá executar o processo de Encerramento Anual por completo do ano vigente, pois já estão disponibilizadas as pré-validações da Matriz de Saldos Contábeis – MSC. E caso exista alguma inconsistência de dados, deve-se regerar os Contas Correntes seguindo as orientações das validações:

Logo, uma nova etapa foi adicionada para que, durante o Encerramento do Exercício, todos os contas correntes pertinentes à MSC sejam preenchidos. Mas para que isso seja possível, não devem existir pendências nas validações citadas acima.

Nesta etapa o sistema identifica o Exercício informado no campo Cancelar restos do(s) ano(s) de:, da tela Parâmetros de Encerramento do Exercício.

Ao identificar o campo selecionado e o(s) exercício(s), o sistema efetua a geração das anulações de restos a pagar para os restos processados e não processados de empenhos anteriores e ordens anteriores com mesmo exercício origem informado no parâmetro e que não possuírem data de pagamento.

As anulações são criadas com data de 31/12 e com o texto padrão Pelo encerramento do exercício.

Para alguns Estados essa tela também apresentará o campo Data de Encerramento e deverá ser informada data para registro do encerramento. Caso a data não seja informada por você, o sistema sugerirá 31/12/20xx.

Marcada esta opção, o sistema exibe uma tela solicitando a seleção dos empenhos e subempenhos com Tipo de empenho Estimativos. Em seguida, são realizadas as anulações desses empenhos e subempenhos selecionados.

Mas ao marcar como não, o sistema realizará a geração das ordens de pagamento dos empenhos estimativos que possuem a liquidação sem OP.

Selecionando esta opção, o sistema realizará a geração das Ordens de Pagamentos (OPs) automaticamente para as liquidações que possuem saldo a pagar.

São atualizadas as parcelas de contratos, contratos de dívida e convênios, como Em atraso, caso o vencimento da parcela corresponda ao mês do encerramento do ano em questão e que o status esteja diferente de pago.

Nesta etapa o sistema realiza a inserção dos dados nos cadastros de Despesas anteriores, Despesas anteriores do Legislativo e Receitas anteriores. Estes cadastros podem ser acessados por meio do Módulo Orçamentário > Arquivos e representam as informações do exercício que está sendo encerrado, mas que são geradas no próximo.

As Fases de Encerramento demonstradas na imagem abaixo, são dispostas e configuradas conforme definição de cada Estado.

Esta etapa é responsável pela geração do sequencial de grupos de lançamentos. Informação necessária para a geração dos arquivos aos Tribunais de Contas dos estados do PR, RS, SC, AL, ES e RR.

Nesta fase são identificadas contas que deveriam ter seus saldos encerrados pelo processo de Encerramento Anual, mas que por algum motivo, não foram encerradas. Neste caso, tais contas serão citadas na janela Contas com Saldo Inválido.

Conforme demonstrado nos itens anteriores, a tela Encerramento do Exercício tem como objetivo o desmembramento das etapas de execução, bem como das fases do encerramento. Esse processo pode ser acessado por meio do Módulo Financeiro > Processos. Observe:

Dica!

Ao passar o mause sobre a etapa de cada fase, o sistema indica quais as dependências esta etapa para que ela seja executada devidamente. Observe:

A seguir, você conhecerá a representação de cada botão ou recurso da tela Encerramento Anual, já demonstrada.

  • O botão cinza indica que o processo não está selecionado, ou seja, está desativado para execução;
  • O botão verde indica que o processo está selecionado, ou seja, ativado para execução. Se o processo é obrigatório não será possível desmarcá-lo.

Eles exibem a situação da etapa, as quais podem estar com os seguintes status:

  • Aguardando execução: Indica que o processo está pronto para ser executado;
  • Aguardando reexecução: Indica que o processo foi executado anteriormente e que continua disponível para ser reexecutado. No processo de encerramento, as únicas etapas que podem ser reexecutadas são as Validações e Encerramento do Exercício. Mas lembre-se! Para reexecutar o encerramento, faz-se necessária a execução da anulação do balanço;
  • Reexecução necessária: Indica que a etapa foi executada com sucesso e que alguma anterior da qual a etapa em questão tinha dependência, foi reexecutada, sendo necessário reexecutar também a dependente dela. Este status somente será exibido em etapas do Início de Exercício;
  • Executado com sucesso: Indica que a etapa foi executada sem problemas ou inconsistências e finalizada;
  • Erro na execução: Indica falha na execução do processo. Essa notificação sempre será acompanhada de um erro no LOG.

Permite você selecionar, bem como, desmarcar com um único clique etapas de execução do Encerramento do Exercício.

Acessado também pela tecla F3, este recurso possibilita acompanhar processo que está sendo executado e visualizar a descrição, data e hora (identificação do tempo de execução de cada processo), bem como, o status de cada etapa de execução conforme demonstradas na imagem acima:

  • Executado com sucesso: Indica que a etapa foi executada sem problemas e finalizada conforme esperado;
  • Erro na execução: Indica falha na execução do processo;
  • Executando: Indica que o processo e o LOG estão em fase de execução;
  • Informação: Exibe informações acerca do processo executado;
  • Executado anteriormente: Este status indica que determinado item foi executado anteriormente. Aplica-se somente aos itens que devem ser executados apenas uma vez a cada novo processamento. O sistema indica que ele foi executado anteriormente, que está tudo certo.

Por meio da tela acima, também é possível consultar os LOGs de execuções anteriores por meio dos seguintes botões apresentados na imagem ao lado.

Agora é hora de conferir se os saldos das contas se encerraram corretamente. Inicialmente efetue a emissão do Balancete de Verificação por meio do Módulo Financeiro > Relatório > Mensais > Balancetes > Verificação. Selecione a opção Anual, bem como, Sim no campo Sair com Lançamentos de Encerramento:.

Efetue as seguintes análises:

  • Balanço Orçamentário;
  • Balanço Financeiro ;
  • Balanço Patrimonial;
  • Demonstração das Variações Patrimoniais;
  • Demonstração da Dívida Fundada Interna/Externa;
  • Demonstração da Dívida Flutuante;
  • Demonstração dos Fluxos de Caixa.

Certifique-se do equilíbrio entre Ingressos e Dispêndios no Balanço Financeiro, os valores para as duas colunas devem ser sempre iguais, do contrário, podem existir lançamentos efetuados incorretamente como por exemplo, lançamentos de uma conta de indicador de superávit F para uma P, ou pode haver uma inconsistência no relatório. Neste caso uma análise mais apurada será necessária;

Dica!

Para auxiliar na análise acima, eexiste uma pré-validação chamada Equilíbrio Ingressos x Dispêndios do Balanço Financeiro. Ela é executada em todo encerramento mensal e também no encerramento anual, prevendo situações de inconsistência no relatório.