Como realizar o Encerramento do Exercício no Contabilidade (Desktop)



Veja os procedimentos que antecedem o encerramento...

  • Valide o procedimento de encerramento anual do respectivo exercício;
  • Revise os lançamentos efetuados automaticamente pelo encerramento anual (são todos gerados por eventos iniciados em 99.1.8XX);
  • Valide nos roteiros de lançamentos contábeis do Tribunal de contas (se houver) se os lançamentos existentes no sistema estão de acordo com os propostos.

PASSO 1

Encerramento dos meses até novembro

PASSO 2

Conheça a etapa Validações

PASSO 3

Conheça a etapa Encerramento do Exercício

PASSO 4

Conheça a etapa Ajustes

PASSO 5

Conheça a etapa Verificações Finais

PASSO 6

Realize o Encerramento do Exercício

PASSO 7

Conferência após o encerramento


Manual de Início do Exercício


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Primeiramente, você deverá analisar e corrigir seguintes as inconsistências que poderão surgir na validação de encerramento.

Realize os ajustes por meio dos eventos, por exemplo 991034 até 991048 (verifique os eventos para estado), a dívida ativa. Informe o conta corrente do respectivo estado se houver, verifique o tipo da dívida e sua ocorrência, ou seja, por meio do reconhecimento da VPA ou baixa do crédito a receber.

Por meio do acesso ao Cadastro de Contrato, na aba Movimento de Controle, efetue os ajustes necessários.

Exemplos de análises a serem realizadas:

  • Verificar as contas com saldo invertido;
  • Verificar conta de provisão 13°;
  • Contas de Prestação de Contas por exemplo 89XX.

Para emissão a Relação de Restos a Pagar, acesse o Módulo Financeiro > Relatórios > Gerenciais:

E para a análise e possíveis cancelamentos de restos a pagar, acesse o Módulo Financeiro > Financeiro > Cancelamentos de Restos:

  • Classificação de contas;
  • Encerramento e início de exercício; 
  • Encerramento e Início de exercício da Matriz;
  • Configuração de validação Federal;
  • Configuração de validação.

Esta fase é obrigatória, pois é por meio dela que o sistema valida informações importantes como versões de arquivos de configuração de lançamentos, data contábil, entre outros.

Nesta fase são executadas todas as pré-validações padrões do sistema, conforme configurações para cada Estado.

Cabe destacar ainda que após a importação dos arquivos de dados iniciais, você poderá executar o processo de Encerramento Anual por completo do ano vigente, pois já estão disponibilizadas as pré-validações da Matriz de Saldos Contábeis – MSC. E caso exista alguma inconsistência de dados, deve-se regerar os Contas Correntes seguindo as orientações das validações:

Logo, uma nova etapa foi adicionada para que, durante o Encerramento do Exercício, todos os contas correntes pertinentes à MSC sejam preenchidos. Mas para que isso seja possível, não devem existir pendências nas validações citadas acima.

Nesta etapa o sistema identifica o Exercício informado no campo Cancelar restos do(s) ano(s) de:, da tela Parâmetros de Encerramento do Exercício.

Ao identificar o campo selecionado e o(s) exercício(s), o sistema efetua a geração das anulações de restos a pagar para os restos processados e não processados de empenhos anteriores e ordens anteriores com mesmo exercício origem informado no parâmetro e que não possuírem data de pagamento.

As anulações são criadas com data de 31/12 e com o texto padrão Pelo encerramento do exercício.

Para alguns Estados essa tela também apresentará o campo Data de Encerramento e deverá ser informada data para registro do encerramento. Caso a data não seja informada por você, o sistema sugerirá 31/12/20xx.

Marcada esta opção, o sistema exibe uma tela solicitando a seleção dos empenhos e subempenhos com Tipo de empenho Estimativos. Em seguida, são realizadas as anulações desses empenhos e subempenhos selecionados.

Mas ao marcar como não, o sistema realizará a geração das ordens de pagamento dos empenhos estimativos que possuem a liquidação sem OP.

Selecionando esta opção, o sistema realizará a geração das Ordens de Pagamentos (OPs) automaticamente para as liquidações que possuem saldo a pagar.

São atualizadas as parcelas de contratos, contratos de dívida e convênios, como Em atraso, caso o vencimento da parcela corresponda ao mês do encerramento do ano em questão e que o status esteja diferente de pago.

Nesta etapa o sistema realiza a inserção dos dados nos cadastros de Despesas anteriores, Despesas anteriores do Legislativo e Receitas anteriores. Estes cadastros podem ser acessados por meio do Módulo Orçamentário > Arquivos e representam as informações do exercício que está sendo encerrado, mas que são geradas no próximo.

As Fases de Encerramento demonstradas na imagem abaixo, são dispostas e configuradas conforme definição de cada Estado.

Esta etapa é responsável pela geração do sequencial de grupos de lançamentos. Informação necessária para a geração dos arquivos aos Tribunais de Contas dos estados do PR, RS, SC, AL, ES e RR.