Como realizar o Início do Exercício no Contabilidade (Desktop)



Certifique-se:

  • que o plano de contas configurado condiz com o plano de contas utilizado pela UF;
  • o correto procedimento de início do exercício;
  • a integridade dos dados transferidos;
  • a integridade dos lançamentos do novo exercício conforme roteiro contábil proposto pelo Tribunal de Contas.

Veja o resumo dos procedimentos para o correto início do exercício...

PASSO 1

Certificar o procedimento de Início do Exercício

PASSO 2

Conheça a etapa Validações

PASSO 3

Conheça a etapa Importações

PASSO 4

Conheça a etapa Início do exercício

PASSO 5

Realize o Início do Exercício

PASSO 6

Conferência dos dados transferidos

PASSO 7

Conferência dos lançamentos contábeis conforme roteiro proposto pelo TCE


Acessar o Manual de Encerramento do Exercício

Para garantir o início do exercício adequado, os seguintes procedimentos deverão ser realizados. Vale destacar que os dois primeiros itens são de caráter técnico e realizados pelos profissionais das Revendas e Filiais.

Pois são todos gerados por eventos iniciados em 99.1.9XX. No Sapo Utilitários, em Cadastros > Tipos de Validação do Início é possível visualizar todas as fases de início e cada uma delas, comentários indicam os lançamentos que são realizados.

Quando existirem os roteiros publicados pelo TCE, você deve verificar se os lançamentos existentes no sistema estão de acordo com os propostos pelo Tribunal.

Por meio do menu Utilitários > Importar Dados Iniciais, os arquivos abaixo deverão ser importados pois são necessários para o início do exercício e configuração contábil.


Vale destacar que a importação de algum(ns) arquivo(s) abaixo não é necessária, pois deve ser realizada conforme a solicitaçao de cada estado.
Assim, basta que você não efetue a marcação para a importação dos respectivos arquivos.

    • Classificação de contas;
    • Configuração de contas automáticas;
    • Encerramento e início do exercício de exercício;
    • Encerramento e Início de exercício da Matriz;
    • Classificação por elementos;
    • Eventos Contábeis;
    • Tipos de compromissos;
    • Relacionamento de VPA e rubricas;
    • Relacionamento de VPD e elementos;
    • Configuração de validação;
    • Classificação de Rubricas;
    • Configuração de Conta Corrente Siconfi;
    • Configuração de Equivalência;
    • Consultas de Banco Federal;
    • Configuração de Validação Federal;
    • Configuração de Validação;
    • Contas – esta opção deverá ser importada somente após a execução da etapa de início do exercício, no qual será solicitada a importação por meio da validação abaixo. Veja:

Esta fase é obrigatória, pois é por meio dela que o sistema valida informações importantes como versões de arquivos de configuração de lançamentos, data contábil, entre outros.

Nesta fase são executadas todas as pré-validações padrões do sistema, conforme configurações para cada Estado.

Por meio desta rotina, são importadas as Receitas e Despesas da LOA do Planejamento caso não existam no Contabilidade. Para tanto, o sistema verifica antecipadamente se:

  •  A LOA está aprovada;
  • Sincronização realizada;
  • Importação dos Programas, Aplicações de Recursos, Detalhamentos, entre outros.

Por meio desta etapa também são geradas as contas vinculadas aos cadastros.

Nesta etapa o sistema efetua a cópia dos dados adicionais vinculados às contas do ano anterior para as contas do novo exercício.

Neste processo são importados os empenhos anteriores e ordens anteriores com saldo para o novo exercício. Juntamente com estas informações, são replicados também os itens das ordens de pagamento para os estados que utilizam, bem como, o rateio para essas ordens de pagamentos referentes a consórcios, vencimentos e documentos fiscais.

Por meio deste processo o sistema importa os registros Em liquidação com saldo para o novo exercício.

Quando a geração de contas de cadastros ainda não foi efetuada por meio da funcionalidade Importar o orçamento para o novo exercício, ao selecionar esta etapa, o sistema executa a respectiva geração, a qual pode ser igualmente realizada pelo Módulo Financeiro > Utilitários > Gerar contas de cadastros. São gerados as contas de elementos, rubricas, contratos de dívida, contratos e convênios.

Na etapa Processos opcionais, como o próprio nome diz, permitem que você selecione ou não a opção que deseja, conforme sua necessidade.

Nesta rotina o sistema exclui os restos a pagar inseridos anteriormente pela rotina Transferir as ordens de pagamento em aberto para o cadastro de restos a pagar no novo exercício.

Por meio deste processo o sistema exclui as despesas extras inseridas anteriormente pela rotina Transferir as ordens de pagamento em aberto para o cadastro de restos a pagar no novo exercício.

Nesta etapa o sistema insere automaticamente os restos a pagar no novo exercício a partir das ordens de pagamento em aberto, ou seja, as ordens sem data de pagamento e que não tenham sido geradas automaticamente pelo sistema no ano anterior.

Ao selecionar este processo, o sistema insere automaticamente as despesas extras do ano anterior no novo exercício a partir daquelas em aberto, ou seja, as despesas extras sem data de pagamento.

Por meio desta etapa, o sistema insere os dados nos cadastros de Despesas anteriores, Despesas anteriores do Legislativo e Receitas anteriores, os quais podem ser acessados pelo Módulo Orçamentário > Arquivos

As etapas destacadas na imagem acima, representam as fases do início e são dispostas e configuradas conforme definição de cada Estado. Por isso, fique atento a qual ou quais fases você precisa realizar na entidade que atua. Nesta por exemplo, as fases demonstradas referem-se a uma entidade de Santa Catarina.

Conforme demonstrado nos itens anteriores, a tela Início do Exercício tem como objetivo o desmembramento das etapas de execução, bem como das fases do início, para que possam ser executadas de forma individual, respeitando os controles de dependência. Esse processo pode ser acessado por meio do Módulo Financeiro > Processos. Observe:

Dica!

Ao passar o mause sobre a etapa de cada fase, o sistema indica quais as dependências esta etapa para que ela seja executada devidamente. Observe:

A seguir, você conhecerá a representação de cada botão ou recurso da tela Início do Exercício, já demonstrada.

  • O botão cinza indica que o processo não está selecionado, ou seja, está desativado para execução;
  • O botão verde indica que o processo está selecionado, ou seja, ativado para execução. Se o processo é obrigatório não será possível desmarcá-lo.

Eles exibem a situação da etapa, as quais podem estar com os seguintes status:

  • Aguardando execução: Indica que o processo está pronto para ser executado;
  • Aguardando reexecução: Indica que o processo foi executado anteriormente e que continua disponível para ser reexecutado;
  • Reexecução necessária: Indica que a etapa foi executada com sucesso e que alguma anterior da qual a etapa em questão tinha dependência, foi reexecutada, sendo necessário reexecutar também a dependente dela. Este status somente será exibido em etapas do Início de Exercício;
  • Executado com sucesso: Indica que a etapa foi executada sem problemas ou inconsistências e finalizada;
  • Erro na execução: Indica falha na execução do processo. Essa notificação sempre será acompanhada de um erro no LOG.

Permite você selecionar, bem como, desmarcar com um único clique etapas de execução do Início do Exercício.

Acessado também pela tecla F3, este recurso possibilita acompanhar processo que está sendo executado e visualizar a descrição, data e hora (identificação do tempo de execução de cada processo), bem como, o status de cada etapa de execução conforme demonstradas na imagem acima:

  • Executado com sucesso: Indica que a etapa foi executada sem problemas e finalizada conforme esperado;
  • Erro na execução: Indica falha na execução do processo;
  • Executando: Indica que o processo e o LOG estão em fase de execução;
  • Informação: Exibe informações acerca do processo executado;
  • Executado anteriormente: Este status indica que determinado item foi executado anteriormente. Aplica-se somente aos itens que devem ser executados apenas uma vez a cada novo processamento. O sistema indica que ele foi executado anteriormente, que está tudo certo.

Por meio da tela acima, também é possível consultar os LOGs de execuções anteriores por meio dos seguintes botões apresentados na imagem ao lado.

Realize a verificação se os saldos originados do ano anterior (fase gerada pelo evento 99.1.999) estão corretos, ou seja, não podem existir diferenças nos totais a débito e a crédito, bem como, confira se os saldos das contas automáticas e de restos a pagar foram transferidos corretamente.

Para auxiliar nessas conferências, inicie com a emissão do Balancete e Verificação de 01/01 do ano anterior até 01/01 do novo exercício.

Após verifique também os saldos das contas de restos dos grupos 2,5 e 6. Para isso, acesse o menu Relatório > Diários > Resumos > Relação de restos a pagar e emita-o com data de 01/01/2000 até 31/12 do ano anterior.

Por fim, realize o processo de encerramento mensal do mês de janeiro e verifique a integridade dos saldos transferidos e cadastros, os quais podem ser analisado pelas pré-validações, conforme demonstrado abaixo:

Efetue a validação dos lançamentos do exercício no Cadastro de Eventos Contábeis para cada cadastro conforme proposto pelo Tribunal de Contas, bem como, identifique os possíveis eventos não contemplados pelo modelo atual. 

Atenção

Acompanhe no site do Tribunal de Contas do seu Estados as liberações da listagem Rubricas e Elementos.