Manual para emissão de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)

Esta documentação do sistema e-Nota Fly foi desenvolvida a fim de facilitar o processo de emissão de NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), orientando e esclarecendo possíveis dúvidas dos prestadores de serviços, de forma simples e rápida, sobre a logística e as regras de negócios para emissão de NFS-e.

O objetivo desta funcionalidade é permitir que o prestador de serviço, com base em suas informações cadastrais, possa realizar a emissão de NFS-e pelos serviços prestados aos seus clientes (tomador do serviço), calculando, assim, o ISS (Imposto Sobre Serviços) e os Tributos Federais que possam estar relacionados ao(s) serviço(s) que foi(ram) informado(s) na nota. A emissão da nota fiscal pode ser realizada em dois formatos: Detalhado ou Simplificado (caso seja permitido pela entidade). Os dois formatos apresentam as mesmas informações e regras de negócios, no entanto, o que os difere é o layout de preenchimento e a consulta dos dados. Os dois formatos são disponibilizados para que o prestador possa escolher a forma que melhor se adeque ao seu cotidiano. 

Para emissão da NFS-e, é necessário que o prestador preencha alguns campos de caráter obrigatório e outros, automaticamente, são gerados pelo sistema.

Na tela de emissão das notas fiscais, acessada no menu Nota fiscal > Emitir Nota, na primeira parte da funcionalidade, os campos Código verificação, Situação, Data emissão, Competência, Optante do simples e Utiliza alíquota municipal são gerados automaticamente pelo sistema, não dependendo de nenhuma pré-configuração do prestador. Já os campos Número, Natureza da operação e Situação tributária do ISSQN, independente do formato escolhido, é necessário que o prestador realize o preenchimento dos campos, conforme pode ser observado na imagem do formato Detalhado abaixo:

Os campos apresentam a seguinte descrição: 

Número: esta informação se refere ao número da NFS-e. É automaticamente sugerido pelo sistema, de acordo com a sequência utilizada. Para verificar uma nota já emitida, basta informar o número neste campo. 

Optante do simples: este campo exibe a informação referente a opção pelo Simples Nacional, conforme consta no cadastro do prestador, informado previamente na prefeitura. Para o formato Simplificado, este campo é exibido somente após a nota estar registrada. 

Utiliza alíquota municipal: este campo exibe a informação de utilização da alíquota municipal ou não para o cálculo do ISS, de Empresas de Pequeno Porte – EPP enquadradas no regime do Simples Nacional. Para o formato Simplificado, este campo é exibido somente após a nota estar registrada. 

Natureza da operação da nota: neste campo é definido o local da tributação do ISS, ou seja, se o imposto é devido no município sede do prestador ou fora dele, como também são definidas as isenções, imunidades, exigibilidades suspensas por decisão judicial ou procedimento administrativo, exportação ou mesmo, a não incidência de ISS. São as opções:

 ✓ Tributação no município: esta opção indica que o ISS gerado na nota é devido no município sede do prestador; 

✓ Tributação fora do município: esta opção indica que o ISS gerado na nota é devido fora do município sede do prestador; 

✓ Isenção: esta opção indica que de acordo com a Legislação Municipal em vigor, as notas fiscais emitidas pelo prestador não geram ISS pela existência de uma isenção;

 ✓ Imune: esta opção indica, que de acordo com a Legislação Federal, as notas não geram ISS por existir imunidade;

 ✓ Exigibilidade suspensa por decisão judicial: esta opção indica que por decisão judicial, o ISS é calculado na nota, no entanto, seu recolhimento está suspenso; 

✓ Exigibilidade suspensa por procedimento administrativo: esta opção indica que por procedimento administrativo, o ISS é calculado na nota, no entanto, seu recolhimento está suspenso; 

✓ Não incidência: esta opção indica que não há incidência de ISS para a nota; 

✓ Exportação: esta opção indica que o serviço foi prestado em outro país e o ISS gerado na nota é devido fora do país sede do prestador.

 Se o prestador optar pela emissão de nota fiscal no formato Simplificado, também será necessário o preenchimento destas informações, porém, neste formato, a estrutura do layout é diferente, mantendo a origem das informações. Veja o modelo abaixo no formato Simplificado

Assim, no exemplo dado: 

Betha Sistemas Ltda: corresponde a tributação do imposto realizada no município da emissão da nota fiscal, no formato Simplificado. No Detalhado esta informação é referenciada pela opção Tributação no município.

IMPORTANTE: O nome apresentado ao prestador nesta primeira opção (Betha Sistemas Ltda), é correspondente ao município onde a nota fiscal está sendo emitida.

✓ Outro Município: corresponde a tributação do imposto realizada fora do município da emissão da nota fiscal, no formato Simplificado. No Detalhado, esta informação é referenciada pela opção Tributação fora do município

✓ Não será cobrado: corresponde aos itens de não incidência de tributação do imposto, no formato Simplificado. Habilitando este campo, será disponibilizado a você as seguintes opções também correspondentes ao formato Detalhado

Situação Tributária do ISSQN: as opções (N- Normal, R – Retenção ou S – Substituição tributária) deste campo indicam de quem será a responsabilidade sobre o recolhimento do ISS na referida nota. A imagem abaixo apresenta as opções de Situação tributária do ISSQN disponíveis para seleção no formato Detalhado

✓ N – Normal: a responsabilidade sobre o recolhimento do imposto é do prestador de serviço; 

✓ R – Retenção: o recolhimento do ISS fica sob a responsabilidade do tomador do serviço, sendo que o ISS é deduzido do Valor Líquido da NFS-e. Esta Situação tributária normalmente é utilizada quando o município do tomador é diferente ao do prestador, o qual a nota fiscal será emitida; 

✓ S – Substituição Tributária: o recolhimento do ISS fica sob a responsabilidade do tomador do serviço, sendo que o ISS é deduzido do Valor Líquido da NFS-e. No entanto, é prudente que o contribuinte se certifique de que a Legislação Municipal permita utilizar este tipo de Situação tributária. Esta opção normalmente é utilizada quando o tomador e o prestador são do mesmo município o qual a nota fiscal foi emitida.

 Se o prestador optar pela emissão de nota fiscal no formato Simplificado, será necessário também o preenchimento destas informações, porém, neste formato, a estrutura do layout é diferente, mantendo, no entanto, a origem das informações. Veja o modelo abaixo no formato Simplificado:

Assim, no exemplo dado:

 ✓ Eu: corresponde a responsabilidade sobre o recolhimento do imposto ser do prestador do serviço. No formato Detalhado, esta informação é referenciada pela opção N – Normal;

 ✓ O cliente: corresponde a responsabilidade sobre o recolhimento do imposto ser do tomador do serviço, sendo que o ISS é deduzido do Valor Líquido da NFS-e. No formato Detalhado, esta informação é indicada pela opção Retenção

✓ Substituição tributária: nos dois formatos, essa opção se mantém com o mesmo nome e definição.

Vale ressaltar que no modelo simplificado, o campo Tomador não é de preenchimento obrigatório, sendo possível emitir a nota fiscal sem informar o tomador.

O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento que tem como função substituir a NFS-e temporariamente. Sendo assim, estas informações somente deverão ser preenchidas quando for entregue ao tomador do serviço, o RPS com os dados do serviço prestado.

 No quadro referente ao Recibo Provisório de Serviço, os campos RPS, Série RPS, Data RPS estão disponíveis para preenchimento, conforme apresenta a imagem abaixo: 

O preenchimento destas informações via sistema indica a realização da conversão manual do RPS em nota fiscal. Quando todas estas informações estiverem preenchidas e, além delas, também o campo Lote, a realização da conversão eletrônica do RPS em nota fiscal foi realizada. 

Para os prestadores que optarem pela emissão de notas fiscais no formato Simplificado, os dados do RPS estarão disponíveis para preenchimento somente se o campo Sim estiver habilitado. A habilitação do campo Sim pode ser visualizado na imagem abaixo para o formato Simplificado:

IMPORTANTE: Para fazer uso deste processo de conversão de RPS, seja manual ou eletrônico, é necessário que o prestador possua liberação previamente realizada pela prefeitura.

Este campo pode ser utilizado quando você quer enviar um crédito tributário existente, ou seja, quando já existe uma receita lançada para esse crédito e você quer efetuar a integração contábil da receita lançada.

Na funcionalidade Tomador do serviço, apresentam-se três abas, sendo elas:

 ✓ Dados principais: são inseridas as informações cadastrais sobre os tomadores, ou seja, os clientes;

✓ Dados adicionais: são as informações de endereço e contato; 

✓ Intermediário do serviço: quando indicados o CPF/CNPJ e Nome do prestador pela primeira vez o sistema armazenará as informações e, nas demais notas os dados serão exibidos automaticamente. 

A funcionalidade Tomador do serviço pode ser visualizada na imagem abaixo:

Vale ressaltar que nas situações onde o Tomador do serviço for estrangeiro, é necessário marcar a opção Tomador estrangeiro, para que automaticamente seja solicitado o preenchimento do Número documento de identificação do tomador. 

Outro ponto importante sobre o Tomador do serviço, é que os dados ficam armazenados no Cadastro de Tomadores, logo, ao preencher um tomador já previamente cadastrado, as informações são geradas automaticamente na tela de emissão de notas pelo sistema. E nas situações que forem preenchidos os dados de algum tomador inexistente, automaticamente, ao finalizar a nota fiscal, os dados serão registrados no Cadastro de Tomadores pelo sistema. 

Quando o tomador do serviço é a própria prefeitura municipal, para fins de informação, o prestador pode marcar o item Serviço descontado pela prefeitura, indicando que o ISS calculado pelo serviço já foi retido pelo município. Esta opção está liberada para ser marcada em notas fiscais com Situação Tributária do ISSQN nas opções R – Retenção ou S – Substituição tributária e para o(s) tomador(es) de serviço configurados no sistema pela prefeitura. Esta opção está disponível apenas no formato Detalhado

Se o prestador optar pela emissão de nota fiscal no formato Simplificado, também será necessário o preenchimento destas informações, porém, neste formato, a estrutura do layout para incluir um Novo ou Editar o Tomador do serviço é diferente, mantendo a origem das informações, conforme apresenta a imagem abaixo: 

Para acessar as informações do Cadastro de Tomadores, basta clicar ao lado esquerdo da tela de emissão de notas fiscais, na funcionalidade Tomadores (conforme apresenta a imagem abaixo), ou ainda, no botão Editar, caso possua um Tomador informado na nota fiscal.

Nesta etapa, o prestador deverá informar os dados relacionados aos serviços prestados, se solicitados, como: item da lista de Serviço, CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), local onde o serviço foi prestado, se foi Prestado no país e em qual Município, Alíquota, Discriminação do serviço, Valor do serviço, Descontos e Deduções, e outras informações que contemplarão o rol de dados referente ao serviço prestado. A imagem abaixo apresenta o campo Serviço disponível para preenchimento:

Para o preenchimento da CNAE, é importante destacar que a mesma será solicitada na tela de emissão de notas, uma vez que a Legislação Municipal estabelece o seu preenchimento e, neste caso, dependerá da parametrização por parte do município para que este campo esteja disponível. Existem duas situações atreladas ao CNAE, onde o município define, através de parametrização, qual prestador poderá utilizar, veja abaixo: 

           ✓ Exibição somente da CNAE do prestador: o sistema permite informar somente as CNAEs registradas no seu cadastro como prestador;

       ✓ Exibição de qualquer CNAE: o sistema permite informar qualquer CNAE que pertença a Tabela de CNAE.

Para conferir a CNAE relacionada ao seu cadastro, acesse o menu Opções > Dados do contribuinte > Relação de Atividades

Se o prestador optar pela emissão de nota fiscal no formato Simplificado, também será necessário o preenchimento destas informações, porém, neste formato, a estrutura do layout é diferente, ou seja, a CNAE será exibida juntamente com a informação do item da lista de serviço. É importante ressaltar que a origem das informações se mantém. A imagem abaixo apresenta o modelo do formato Simplificado

No que se refere a exibição do item da lista de serviços (conforme lista anexa à Lei Complementar nº 116/2003), existem duas situações atreladas a ele, onde o município define, através de parametrização, qual item da lista o prestador poderá utilizar, veja abaixo:                 Exibição somente do item da lista do prestador: o sistema permite informar somente os itens da lista registrados no seu cadastro como prestador;

Exibição de qualquer item da lista: o sistema permite informar qualquer item da lista que pertença a lista anexa da Lei Complementar nº 116/2003. 

Para conferir os itens da lista relacionados ao seu cadastro, acesse o menu Opções > Dados do contribuinte > Relação de Atividades

  • Prestadores Não Optantes do Simples Nacional

Para os prestadores Não optantes do Simples Nacional, a alíquota utilizada será a instituída pela Legislação Municipal. O sistema indicará de forma automática, conforme o serviço prestado, a alíquota na seguinte ordem: 

✓ Utilizará a alíquota do item da lista de serviço que foi definida de forma específica para o prestador, constante no menu Opções > Dados do contribuinte, conforme imagem abaixo:

✓ Não existindo alíquota específica, utilizará a alíquota que estiver configurada para o item da lista no cadastro da Lista de Serviço da Lei Complementar nº 116/2003, relacionado ao cadastro do prestador, constante no menu Opções > Dados do contribuinte, conforme imagem abaixo:

✓ Nos casos onde a Legislação Municipal autorizar a alteração da alíquota mediante parametrização do fisco, o sistema considerará a alíquota informada no momento da emissão da nota.

IMPORTANTE: A alíquota utilizada não poderá ser inferior a 2% e superior a 5%, salvo nos casos onde utilize incentivo fiscal. Neste caso de incentivo fiscal, a alíquota poderá ficar entre 0 a 2%, mas não superior a 5%.

Ainda sobre este tópico, é importante ressaltar que o preenchimento da alíquota é uma informação de caráter obrigatório, não podendo ser alterada, exceto nas seguintes situações: 

✓ O sistema estiver parametrizado pelo fisco com a permissão da alteração da alíquota no momento da emissão da nota;

 ✓ A Natureza de operação indicada na nota fiscal for Tributação fora do município. 

  • Prestadores Optantes do Simples Nacional

Para   prestadores Optantes   do   Simples   Nacional,   a   alíquota   de   serviço   deverá   ser informada  pelo  prestador,  conforme  determina  a  faixa  de faturamento  bruto  (Receita  Bruta  Total -RBT12),  considerando,  ainda,  a  data  do  fato  gerador  (data  de  emissão)  da  nota  fiscal,  fator  este determinante para o sistema calcular a alíquota, conforme apresentado abaixo: 

✓ Para notas fiscais com data do fato gerador até 31/12/2017, a alíquota do serviço deverá ser informada conforme as faixas de faturamento instituídas na Lei Complementar n° 139/2011 ou;

✓ Para notas fiscais com data do fato gerador igual ou superior 01/01/2018, a alíquota do serviço deverá ser informada conforme as faixas de faturamento instituídas na Lei Complementar n° 155/2016.

Ressaltamos que os valores do faturamento bruto são preenchidos através da funcionalidade Faturamento, constante no menu Opções > Faturamento.

IMPORTANTE: A alíquota utilizada não poderá ser inferior a 0 e superior a 5%.

Ainda sobre este tópico, é importante ressaltar que o preenchimento da alíquota é uma informação de caráter obrigatório, não podendo ser alterada, exceto nas seguintes situações:

✓ O sistema estiver parametrizado pelo fisco com a permissão da alteração da alíquota no momento da emissão da nota; 

✓ A natureza de operação indicada na nota fiscal for Tributação fora do município

Conforme  previsto  na  Lei  Complementar  nº  155/2016,  os  contribuintes enquadrados  como EPP (Empresa de Pequeno Porte), que ultrapassarem o limite permitido de faturamento bruto, mas que se mantenham ainda como Optantes do Simples Nacional , devem tributar o ISS utilizando as alíquotas municipais e, não mais, as alíquotas do Simples Nacional.

Para que as notas fiscais possam gerar o ISS utilizando as alíquotas municipais, é necessário que  o  prestador  habilite  o  parâmetro Utilizar  alíquota  municipal  ao  ultrapassar  limite  de faturamento ,   localizado   no   menu Opções   >   Dados   do   contribuinte,   quadro Limites   de faturamento , conforme apresenta a imagem abaixo:

No formato Detalhado, quando se tratar de serviços Prestado no país de origem da emissão da  nota  fiscal,  o  sistema automaticamente  utilizará  o  país  Brasil  como  informação,  não  havendo necessidade de seu preenchimento. No entanto, para os casos onde o serviço prestado for fora do país  de origem, é obrigatório o preenchimento do mesmo no sistema.

Já para a emissão de notas fiscais no formato Simplificado, o campo para alteração do país é  apresentado  ao  acessar  a  opção Alterar  Município/País, clicando  sobre  a  opção,  ainda  é necessário habilitar o checkbox Prestado fora do país , para posteriormente informar o país onde foi prestado o serviço. Conforme é apresentado nas imagens abaixo:

IMPORTANTE: Quando na mesma nota fiscal existir mais de um serviço prestado, o país indicado deve ser o mesmo para todos os serviços.

No  formato Detalhado, o  preenchimento  do  município  onde  o  serviço  foi  prestado,  é  uma informação de caráter obrigatória, e será solicitada para os serviços Prestados no país de origem da emissão da nota fiscal. Para os serviços prestados fora do país de origem da emissão da nota fiscal, esta informação não estará disponível para seu preenchimento

Quando os serviços prestados tiverem a Tributação no município da emissão da nota fiscal, e  o  município  da  prestação  do  serviço não  for  informado,  o  sistema  automaticamente  utilizará  o município  de  emissão  da  nota como  informação,  não  havendo  necessidade  de  seu  preenchimento.No entanto, para os casos onde os serviços prestados tiverem a Tributação fora do município de origem, é obrigatório o preenchimento do mesmo no sistema. 

Já  para  a  emissão  de  notas  fiscais  no  formato Simplificado,  o  campo  para  alteração  do município é apresentado ao