Novidades e melhorias do sistema Contábil (Cloud)

Entender a importância da interação entre os sistemas Contábil e Monitor DF-e, pode otimizar horas de trabalho nas rotinas das entidades! 

Não é de hoje que muitas entidades, sejam públicas ou privadas, têm sua eficiência reduzida nos processos do dia-a-dia com sistemas burocráticos.

Entretanto, ao interagirem entre si, compartilhando informações, tornam-se peças chaves na desburocratização de uma parcela expressiva dos processos dentro das organizações, pois tais informações não ficam restritas apenas a uma área. Pelo contrário, possibilita que outras se beneficiem, otimizando o tempo, ao dispensar a necessidade que os mesmos registros sejam feitos por exemplo.

É com essa visão, que a interação entre os sistemas Contábil e Monitor DF-e surge, ao ser criado o script que possibilita a inserção de documentos oriundos deste na contabilidade. No sistema Contábil, por meio do F4 ou Utilitários > Gerenciador de scripts, localize o script a ser executado pelo recurso Pesquisar.

Você perceberá que para executá-lo serão necessários que alguns parâmetros sejam informados, dentre eles o Token de conversão. É de suma importância que a entidade possua-o para realizar a interação entre os sistemas.

Outro detalhe muito legal, é que na mesma tela de emissão, a entidade pode informar um e-mail, possibilitando que avisos sejam emitidos caso alguma nota fiscal não tenha sido importada por ausência do cadastro de um determinado fornecedor em Credores, funcionalidade esta, presente no sistema Contábil. Assim, na execução posterior do script, caso o registro do fornecedor (credor) conste no sistema Contábil corretamente, a nota faltante será incluída automaticamente no mesmo.

E para otimizar ainda mais este processo, utilize a opção de Agendamentos, assim as notas fiscais ingressarão de forma automática no Contábil.

Após execução do script demonstrado, as Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) oriundas do Monitor DF-e, ingressarão no ambiente Comprovantes.

Vale ressaltar que na primeira etapa da liberação desta interação, somente é possível inserir documentos do tipo Nota Fiscal eletrônica, demais como Conhecimento de Transporte e Nota Fiscal de Serviço ainda não estão inclusos. Então fique atento!

Agora é possível efetuar a cópia de um cadastro de Despesa extra. Para isso, acesse seu respectivo ambiente por meio da Visão geral do sistema Contábil ou pelo menu Executando > Despesa > Despesas extras.

Ao visualizar a listagem de despesas, em cada um dos registros utilize o ícone Outras opções > Copiar. Automaticamente o cadastro novo é apresentado com vários campos preenchidos igualitariamente ao cadastro copiado. São dados como:

  • Credor;
  • Conta bancária do credor (se existir);
  • Especificação;
  • Classificação (+Valor);
  • Classificação: Recursos (+Valores);
  • Retenções (+Valor);
  • Retenções: Recursos (+Valores);
  • Baixa: Transação;
  • Baixa: Conta bancária (+Tipo de conta);
  • Baixa: Recursos (+Valores).

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Cabe salientar que somente é possível copiar Despesas extras do exercício logado. Com relação Data, esta informação não será copiada, mas será preenchida com a data em o cadastro está sendo realizado.

Outro detalhe é com relação aos recursos, onde, caso a Despesa extra possuir somente um recurso na baixa e este conter o mesmo valor da soma dos valores das classificações, ao alterar-se o valor de uma classificação o valor do recurso da baixa deverá ser alterado objetivando manter esta consistência de valores.

Os cadastros de Empenhos e Subempenhos agora permitem que você informar o Vencimento para maior controle do desembolso às despesas orçamentárias.

Primeiramente, acesse o ambiente Empenhos pela Visão geral ou pelo menu Executando > Despesa. Ao efetuar um novo registro ou mesmo editar uma existente é possível informar a Data e Valor do Vencimento.

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Alguns detalhes são importantes a serem observados, como a não obrigatoriedade no preenchimento neste campo, bem como, se informado, é possível fazê-lo mais de uma vez, ou seja, um empenho poderá possuir vários vencimentos cadastrados.

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Para maior otimização, o sistema realizará sugestão de valor do vencimento no Empenho/Subempenho quando:

  • Da inclusão manual de um novo vencimento, se o resultado do valor do empenho/subempenho, subtraído do valor total de vencimentos for maior que zero, neste caso, sugere-se o valor desta diferença;
  • Da alteração do valor do empenho/subempenho e este empenho/subempenho contiver um único vencimento, cujo valor é maior que zero e valor igual ao do empenho (antes da alteração). Neste caso, sobrescreve-se o valor do vencimento pelo novo valor alterado do empenho/subempenho.

Os campos do Vencimento de ambos, também já estão disponíveis na fonte de dados, no Service Layer e para a devida escrituração.

Relacionado ao item anterior, após os Vencimentos constarem devidamente preenchidos nos cadastros de Empenhos e Subempenhos, ao serem realizadas as Liquidações destes o sistema sugerirá automaticamente as respectivas datas e valores anteriormente cadastrados.

Lembrando que para efetuar a tramitação, utilize o ícone TRAMITAR > Liquidar.

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Agora ao ser cadastrada uma proposta de Alteração orçamentária da despesa, é possível informar o Recurso e Valor quando a Origem estiver enquadrada como Excesso de arrecadação, conforme Art. 43, § 1º, inciso II da Lei 4.320/64.

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Logo, caso tais informações não sejam preenchidas na proposta de alteração em conformidade com o enquadramento legal citado, ao clicar em Salvar, a alteração será apresentada como Em elaboração e com o status Alteração orçamentária com inconsistência.

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Ressalta-se que os campos Recurso e Valor estão disponíveis na escrituração e com relação a conversão, para as alterações orçamentárias já existentes na entidade, cuja a Origem está enquadrado como Excesso de arrecadação (Art. 43, § 1º, inciso II da Lei 4.320/64), mas não constam os campos devidamente, as fases Proposta em elaboração, Proposta Concluída ou No Legislativo, possuirão o status de inconsistência no ambiente.

Foi criado o conceito de enquadramento de SIOPE estadual para a 1ª camada de desdobramento das despesas do SIOPE. Isso permitirá estadualizar os recursos para essas camadas.

CAMADA – 1MARCADOR – 2REGRA RECURSO P/ SC – 3REGRA RECURSO P/ PR – 4
Despesas Próprias Custeadas com Impostos e TransferênciasSIOPE Geral: Despesas Próprias3º e 4º dígitos do recurso igual a 0112º ao 15º dígitos do recurso igual a 0101
Despesas com o FUNDEBSIOPE Geral: FUNDEB3º e 4º dígitos do recurso igual a 18 ou 199º ao 11º dígitos do recurso igual a 101 ou 102
Ação Judicial FUNDEF – PrecatóriosSIOPE Geral: Ação Judicial FUNDEF – PrecatórioN/AN/A
PNAESIOPE Geral: PNAE3º e 4º dígitos do recurso igual a 43N/A
PNATESIOPE Geral: PNATE3º e 4º dígitos do recurso igual a 44N/A
PDDESIOPE Geral: PDDE3º e 4º dígitos do recurso igual a 45N/A
Transferências de Convênios – EducaçãoSIOPE Geral: Transferências Convênios3º e 4º dígitos do recurso igual a 32 ou 628º ao 15º dígitos do recurso igual a 10050301, 10060301, 10061201, 10070301, 10080301, 10111201, 10120301 ou 10141101
Outras Transferências de Recursos do FNDESIOPE Geral: Outras Transferências FNDEPara: 3º e 4º dígitos do recurso igual a 378º ao 17º dígitos do recurso igual a 1011090106
Vinculadas a Contribuição Social do Salário-EducaçãoSIOPE Geral: Contrib. Social do Salário-EducaçãoPara: 3º e 4º dígitos do recurso igual a 369º ao 11º dígitos do recurso igual a 107

A regra de enquadramento desta camada seguirá as seguintes regras:

  1. A partir de então, o enquadramento sempre estará diretamente voltado ao recurso (não se lerá mais empenho/despesa);
  2. Logo, a regra de enquadramento obedecerá a seguinte ordem:
    • se o recurso possui o MARCADOR – 2, enquadra-se o registro na CAMADA – 1;
    • se o recurso não possuir MARCADOR – 2, deve-se observar se o recurso possui número enquadrado nas regras da terceira ou quarta coluna;
    • se o recurso não se enquadrar nas regras acima, o registro será enquadrado na camada Outros Recursos Destinados à Educação.

Buscando ampliar as interações entre as soluções da Betha, agora é possível realizá-la entre os sistema Contábil e Patrimônio (Cloud).

O objetivo é otimizar a escrituração de documentos de origem de forma automática. Aquisição, amortização, depreciação, exaustão, baixa e seu estorno, reavaliação, bem como, redução ao valor recuperável e transferências são movimentações nos bens patrimoniais da entidade que ingressarão no ambiente de Escrituração de documentos para seu efetivo registro na contabilidade por meio dos Eventos.

É importante salientar que as informações provenientes do sistema de origem, Patrimônio (Cloud), deverão estar devidamente preenchidas antes do documento ser enviado para escrituração no Contábil, caso contrário não ingressará no ambiente. Após o documento ser enviado, você poderá acessar a escrituração pelo ambiente Visão geral ou pelo menu Escriturando.

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Perante os inúmeros registros, para facilitar o conhecimento de quais documentos são oriundos do Patrimônio (Cloud), faça a busca em Pesquisa avançada inserindo os critérios no campo Outras opções, bastando apenas pesquisar no mesmos os documentos de origem citados anteriormente. Observe:

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Após pesquisa, perceba no exemplo que o documento Depreciação já está com status Escriturado, isso se deve ao fato do Evento constar no sistema Contábil devidamente configurado. Caso contrário, o documento é recepcionado pelo ambiente permanecendo com status Inconsistente ou Não escriturado, devendo então, ser elaborado o Evento e após enviar o documento para Reescriturar ou Escriturar respectivamente.

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Neste tópico você acompanhará as inúmeras melhorias realizadas no processo de interação entre os sistemas Folha (Desktop) e o Contábil.

Está sendo possibilitar a quebra mais detalhada no agrupamento da formação dos empenhos de encargos respeitando os relacionamentos que possuem mesma chave de despesa e seu detalhamento analítico, recurso e seus detalhamento, bem como, o credor. Isso gerará os empenhos conforme a quebra e não mais pela independência do agrupamento por chave de despesa.

Para que todo esse processo seja possível, foi criado na Configurações do widget Solicitações de folha de pagamento, presente no ambiente Empenhos, a guia PARÂMETROS a opção Gerar empenhos de forma agrupada pela despesa.

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Quando selecionado agrupará as solicitações conforme a chave já citada, mesmo o organograma e/ou vínculo empregatício sejam diferentes.

Foi criada uma nova mensagem no widget com finalidade de orientar o usuário caso alguma inconsistência na execução da rotina de efetivação dos empenhos da folha de pagamento venha a ocorrer.

Lembrando que o widget Solicitações de folha de pagamento está localizado ao lado direito do ambiente Empenhos.

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Logo, basta clicar sobre o ícone Visualizar, destacado na imagem anterior, para conhecer inconsistências como data inválida para o exercício corrente ou mesmo exercício inválido, bem como, saldo da despesa insuficiente, são justificativas a ser constatadas.

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Realizado aprimoramento na interação das solicitações de empenhos oriundos da folha, para que a Data de vencimento na Liquidação seja preenchida antecipadamente, ou seja, processo de geração automática da data.

Vale lembrar que a tela de Liquidação do empenho, onde consta o campo Data do vencimento, é demonstrada logo abaixo, e seu acesso pode ser realizado pelo ambiente Empenhos.

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Continuando com os aprimoramentos realizados no widget Solicitações de folha de pagamento, está sendo possibilitada uma melhor visualização do valor total da interação dos empenhos. Perceba pela imagem, que é possível visualizá-lo primariamente.

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Ao clicar sobre o ícone Mais informações tal valor é representado igualmente.

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Agora é possível realizar a ordenação em todas as colunas dos Eventos da folha, presentes na Configuração, bem como, utilizar a paginação para visualizar maiores registros em uma única página.

Para tanto, após inserção de um novo Evento, automaticamente a ordenação é ajustada conforme seu número.

Objetivando visualizar os registros, basta clicar em CONFIGURAR e após em Eventos da folha.

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No momento da geração dos empenhos, agora a visualização dos mesmos é ordenada conforme o número da despesa na tela de Solicitações, facilitando a visualização e busca de algum empenho específico.

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Ao acessar a tela de interação da folha de pagamento, Solicitações de empenhos, agora a possível visualizar por meio do Resumo o total das Retenções orçamentárias e extraorçamentárias. 

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Esse totalizador está presente também, de forma simplificada, em cada registro de empenho.

Efetuado aprimoramento para realizar automaticamente o desconto de Eventos do tipo Dedução no momento da geração dos empenhos de Encargos.

Assim, na criação dos empenhos pela integração com a folha do tipo Encargos, o somatório dos valores das Deduções diminuirá do valor principal do empenho.

Outro aprimoramento realizado é a cópia do campo Especificação do empenho para a Liquidação no momento da efetivação da integração da folha pagamento. 

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Agora é possível acompanhar todas as melhorias realizadas no sistema Contábil. Por meio do Novidades, você tem conhecimento de tudo que alterou, melhorou, e principalmente, o que há de novo nas rotinas das funcionalidades dessa solução.

Ao clicar sobre o ícone em destaque na imagem, você será direcionado para a Central de Ajuda, onde constarão em detalhes todas melhorias realizadas, facilitando a leitura e acompanhamento das comunicações.

Lembre-se que as novidades permanecerão disponíveis no sistema pelo período máximo de 30 dias, após elas não constarão mais no “sininho” para consulta

Mas não se preocupe!

Ainda será possível realizar sua leitura acessando diretamente esse ambiente, a Central de Ajuda. E pelo menu lateral e botões, localize a área Planejamento e Contabilidade, o sistema Contábil, e por fim, clique sobre a data desejada para visualizar e conhecer as melhorias liberadas especificamente naquele período. Pronto! 😉

Então aproveite! São informações que objetivam mais conhecimento para auxiliá-lo na usabilidade do sistema Contábil e na gestão pública.

Neste tópico serão apresentadas todas as novidades realizadas nos relatórios do sistema Contábil. Logo, o acesso aos mesmos, demonstrativos, bem como, aos scripts, se faz por meio da tecla F4 ou pelo menu Executando > Artefatos > Relatórios.

Lembre-se de utilizar sempre os recursos de filtros, pesquisa e tags para buscar um relatório ou arquivo específico e otimizar tempo.

Nota de Bloqueio teve sua emissão aprimorada, pois conta agora com novos filtros que possibilitam a geração de informações especificas como: 

  • Tipo de bloqueio;
  • Filtrar por Número ou Ano do Processo Administrativo;
  • Recurso;
  • Número Despesa;
  • Natureza da Despesa;
  • Organograma;
  • Programa;
  • Ação.

Além disso, está disponível também realizar solicitação de alguma Assinatura específica. E para pesquisá-la, utilize a tag NotasOutros, ou mesmo, pesquise pelo nome.

Foi criada e já está disponível para emissão a Nota de Anulação de Despesa Extra. Esta possui critério por ExercícioEntidadeNúmero da AnulaçãoData e Assinatura.

Estão disponíveis aprimoramentos realizados no relatório Situação da Despesa por Credor – (Extrato do Credor). Este apresenta diversos filtros como por Número do empenho e Demonstrar os Empenhos Totalmente Pagos.

Além disso, possibilitará opções de visualização das RetençõesComprovantes ou Retenções e Comprovantes, bem como, os empenhos com situação A liquidar e A pagar; considerará os restos a pagar inscritos no exercício; demonstrará a especificação do empenho, e possibilitará ainda ordenar por data de emissão.

Todos os relatórios pertencentes a tag Gerenciais contam com a possibilidade de configuração de Assinaturas.

Veja as imagens que exemplificam essa novidade.

O Balancete da despesa foi aprimorado, e agora conta com novas colunas para emissão: 

  • Execução mensal empenhado;
  • Execução mensal liquidado;
  • Execução mensal pago.

Por conseguinte, o relatório tem sua estrutura em 12 colunas, as quais representam os meses, obedecendo todas as opções de filtros, listagem e agrupamentos existentes para uso atualmente.

Criado o relatório Balancete da receita, podendo ser acessado por meio da tag Anexos Mensais. 

Assim como no item anterior, Balancete da despesa, está tem sua estrutura em 12 colunas, as quais representam os meses, obedecendo todas as opções de filtros, listagem e agrupamentos existentes para uso atualmente, bem como, possibilita também as opções em colunas: 

  • Comparativo orçado/arrecadado – formato padrão do relatório;
  • Comparativo orçado/arrecadado (c/ previsão atualizada).