Integrações com Assinaturas, Relatórios e API

Uma das novidades da ferramenta Documentos é a interação dos documentos com as ferramentas Assinaturas, Relatórios e com as API’s. Este novo recurso é encontrado em Configurações > Integrações.

Ao clicar em Integrações, a ferramenta possibilita a visualização dos três recursos.

Habilitando o parâmetro do item Assinaturas (imagem abaixo), automaticamente os documentos assinados são importados para dentro de uma pasta na ferramenta Documentos.

O botão + CLASSIFICAÇÃO se faz presente em todas as três opções.

Aqui, o usuário insere as condições que qualificam os documentos e define a pasta que serão armazenados todos os documentos.

Clicando no botão mencionado acima, uma nova janela é aberta para que sejam inseridas as informações. 

Perceba que existem duas abas na parte superior: 

  • CLASSIFICAÇÃO: onde são inseridos toda a especificação do documentos;
  • PASTA DE DESTINO: local onde são armazenados os documentos definidos na classificação.

Preencha os campos desejados e pressione o botão SALVAR para gravar as informações.

Todas as informações salvas aparecem na tela de Interações.

O administrador tem a possibilidade de alterar a ordem de preferência dos classificadores cadastrados, pois quando um documento chega para ser armazenado automaticamente o sistema vincula o primeiro classificador que possui as condições necessárias para o armazenamento.

Esse recurso é possível ser visualizado apenas por usuários administradores da ferramenta. Para mais informações sobre este e outros recursos, clique aqui.

Transferência de dados

Agora é permitido que um usuário administrador transfira todos os documentos de um usuário para outro ou para ele mesmo. Essa necessidade surgiu para que os documentos não fiquem sob a responsabilidade de um usuário que não tem mais acesso ao produto ou não trabalha mais em um determinado setor.

Este recurso está disponível em Configurações > Transferência de dados.

Ao pressionar o botão + TRANSFERÊNCIA uma janela é aberta para que todos os materiais de uma pessoa sejam transferidos para outro. As informações a serem inseridas são bem simples, é preciso informar no campo De: o nome do usuário que terá seus materiais transferidos e no campo Para: o nome do usuário que receberá os materiais. Insira o motivo pelo qual está sendo transferido e clique no botão TRANSFERIR DADOS.

Clicando no botão mencionado acima, uma mensagem será mostrada na tela questionando a transferência de todos os dados de um usuário para outro, para continuar pressione SIM, caso queira cancelar a ação pressione FECHAR.

A ação fica registrada no ambiente de Transferência de dados quando selecionado SIM.