Projetos

Essa funcionalidade tem por objetivo permitir que os atendentes organizem e acompanhem o atendimento de solicitações e tarefas relacionadas a um determinado projeto. Além disso é possível definir as equipes e clientes que participam do projeto, bem como acompanhar o tempo estimado e executado do projeto.

Por meio desta funcionalidade, poderão ser realizadas as seguintes ações:

Acompanhar projeto

Visualizar gráfico de execução do projeto

Adicionar envolvidos

Visualizar tempo

No sistema, você localiza esse cadastro por meio do menu: Administrando > Gestão > Projetos.

Nesta tela, é possível visualizar os projetos cadastrados, bem como realizar consultas ou buscas por meio do campo Pesquisar, visualizando as informações após clicar no ícone em forma de lupa. As mesmas também podem ser realizadas por meio da aplicação de critérios mais específicos ao utilizar a Pesquisa avançada. Nos botões localizados no campo direito da tela, temos o botão Tramitar demonstrado por seu respectivo ícone, no qual você pode alterar o status atual do projeto para o status devido, em sequência temos o botão Visualizar, onde você pode adentrar e verificar todas as informações do projeto. Por meio do botão Outras opções representado pelo ícone de engrenagens, é possível Editar as informações, Excluir o respectivo registro, visualizar Histórico de alterações e emitir Documentos.

Adicionando projeto

Neste item serão adicionadas informações para cadastrar um novo projeto. Para tanto, clique no botão +PROJETO.

Guia Informações gerais

Campos

Nesta guia estão disponíveis para preenchimento as informações do projeto que está sendo cadastrado:

Tipo: Neste campo você deve indicar um tipo de projeto de acordo com o processo de atendimento. As opções são provenientes ao Cadastro de Tipos de projetos.

Descrição: Neste campo você deve informar uma breve descrição sobre o projeto, que o auxilie no momento de pesquisá-lo.

Período planejado: Neste campo você pode informar o período planejado para executar do projeto, como data inicial e data final.

Prioridade: Neste campo pode ser informada a forma de priorização do projeto, o mesmo também é configurado no Processo de atendimento, e caso o processo for configurado para definir a prioridade automaticamente, este campo ficará desativado. As opções são provenientes ao Cadastro de Prioridades

Equipe responsável: Neste campo pode ser adicionada a equipe responsável pelo projeto. As opções são provenientes ao Cadastro de Equipes.

Responsável: Neste campo pode informar um atendente que será responsável pelo projeto, o mesmo deve fazer parte da equipe responsável pelo projeto.

Observações: Podem ser adicionadas neste campo, informações referentes ao andamento e progresso do projeto.

(*) Campos de preenchimento obrigatório.

Guia Dados adicionais

A guia DADOS ADICIONAIS é um espaço destinado a empresa que contrata o sistema, que modularizará os campos, adicionando-os ou eliminando-os da melhor maneira definida por ela.

Acompanhando projeto

Para acompanhar os dados de um projetos específico, basta estar na listagem de projetos, por meio do menu Administrando > Gestão > Projetos e clicar sobre o botão Visualizar projeto o qual refere-se ao projeto desejado.

No cabeçalho desta tela, estão disponíveis informações cadastrais do projeto. Pode-se Definir responsável, alterar equipe responsável conforme Cadastro de Equipes e no canto direito da tela, segundo a imagem ao lado, é possível visualizar e Tramitar o status do projeto, Editar informações do cadastro e por meio do botão Outras opções Excluir registro, Visualizar Histórico de alterações e emitir Documentos.

Abaixo, no canto esquerdo da tela, ao clicar no botão EDITAR novos botões surgirão, tendo a possibilidade de selecionar novas solicitações ao projeto, incluir novos grupos, bem como remover relacionamento. De maneira geral para acompanhamento, a tela demonstra todas as solicitações que compõem o projeto, permitindo visualizar seus status, editá-las e tramitá-las, sendo que ao finalizar o atendimento, você deverá adicionar a resolução do mesmo.  Ao lado direito está o gráfico que representa o andamento das solicitações demonstradas, podendo ser modificado seu modo de visualização por tipos de status. E ao final da tela temos informações dos Envolvidos e Tempo que veremos a seguir.

Visualizando gráfico de indicador de execução

O gráfico como o próprio nome já diz, é um indicador que acompanha e demonstra com maior clareza o tempo atual de cada projeto, ou seja, Pendente, Em andamento e Concluído. Este acompanhamento pode ainda ser visualizado de duas formas, Tipos de status, conforme imagem abaixo e Categorias de status, ambos por meio do botão no canto superior direito da tela.

Adicionando envolvidos

Os envolvidos, servem basicamente para identificar pessoas ou equipes que estão participando do atendimento da solicitação, assim como, removê-los ou adicionar novos. Veja quais podem fazer parte do quadro de envolvidos:

Novas equipes participantes 

Para adicionar uma nova equipe você deve clicar no botão Adicionar uma nova equipe participante. As opções são provenientes ao Cadastro de Equipes.


Adicione uma ou mais equipes ativas no sistema para serem participantes do projeto. Caso necessário, a mesma pode ser excluída.

Novos participantes

Para adicionar um novo participante na equipe, clique no botão Adicionar um novo participante:

Adicione o nome de um ou mais participantes ativos no sistema, se necessário, o mesmo pode ser excluído. Apenas usuários de equipes que estejam participando do projeto têm acesso a ele. 

Novas contas participantes

Para adicionar uma nova conta participante, clique no botão Adicionar uma nova conta participante:

Adicione o nome de uma ou mais contas participantes ativas no sistema, se necessário, a mesma pode ser excluída.

Novos clientes/contatos participantes

Para adicionar novos clientes/contatos participantes, antecipadamente adicione uma conta e em seguida clique no botão Adicionar um novo cliente/contato:

O sistema permitirá que o usuário inclua ou remova contatos para acompanhar o projeto. Somente contatos ativos e vinculados às contas acompanhadoras poderão ser incluídos. Da mesma forma, o usuário pode identificar quais atendentes estão acompanhando o projeto, assim como qualquer usuário vinculado à equipe acompanhadora ou equipe responsável poderá ser adicionado como acompanhador.

Visualizando tempo

Esta funcionalidade demonstra todo o tempo estimado, trabalhado, excedido e executado do projeto. Quando acessar o acompanhamento de registro de trabalho, o sistema exibirá o total de tempo trabalhado nas solicitações incluídas no projeto, permitindo que esta informação seja agrupada por equipe e atendente. Exibirá ainda, o tempo estimado, ou seja, tempo programado para atender o projeto, o tempo que resta para atendimento das solicitações includas no projeto, no qual, esse tempo deve ser o cálculo do tempo estimado (-) menos o tempo trabalhado, o total de tempo excedido além do que foi programado e então o que total de tempo executado do projeto. Para visualizar o tempo basta estar dentro do projeto e clicar na guia TEMPO, conforme imagem abaixo:

Botões

Para conhecer os Botões comuns às funcionalidades do sistema clique aqui.

Informações adicionais

Durante o preenchimento dos campos, é possível que informações não estejam predefinidas, ou seja, não constam cadastradas para seleção. Para isto, realize seus respectivos cadastros por meio da opção Adicionar.