Novidades e melhorias do sistema Contábil (Cloud)

Por meio do widget Solicitações de empenhos, é possível visualizar todos os registros pendentes de empenhamento oriundos de outros sistemas, como por exemplo, Contratos. E a partir desta data, será possível identificar a existência de saldo bloqueado para determinada dotação, bem como, realizar seu desbloqueio.

E como será essa identificação?

Por meio do ícone cadeado localizado no widget Solicitação de empenhos, no ambiente de Empenhos, esse indica a existência de saldo bloqueado vinculado a solicitação para ser desbloqueado.

E conforme sua necessidade, você poderá executar as seguintes ações:

  • Desbloquear a dotação e adicionar o empenho na existência de saldo;
  • Descartar o desbloqueio e adicionar o empenho na existência de saldo, mas você não deseja realizar o desbloqueio em questão por algum motivo;
  • Ou somente empenhar, quando o desbloqueio já foi realizado ou caso não exista saldo a desbloquear vinculado a dotação do empenho em questão.

Ao se deparar com situações que impeçam qualquer ação de criação do desbloqueio (crítica do usuário, por exemplo), o sistema exibirá tais impeditivos, mas possibilitará optar por continuar com o desbloqueio ou cancelar a operação.

Já em casos de instabilidade ou queda de energia por exemplo, após a criação do desbloqueio com sucesso, o sistema indicará no widget que há esse desbloqueio criado a partir do bloqueio vinculado ao item sendo inserido, assegurando que não ocorra o empenhamento, mas somente o desbloqueio.

Agora os cadastros supracitados possibilitam que você insira Anexos com todas as extensões já permitidas pelo sistema em outros cadastros, como em Atos.

Para acessar o cadastro de Comprovantes, utilize o menu Administrando > Controle.

E para acessar o de Responsáveis, utilize o menu Administrando > Pessoas.

O sistema está com novidades no ambiente e cancelamento de Dívidas. O primeiro deles é a possibilidade de visualizar o saldo, bem como, sua composição, formando um resumo financeiro por meio do ambiente de Dívidas.

Primeiramente, para acessar a funcionalidade utilize o menu Executando > Controle > Dívidas. Observe na listagem no ambiente que o ícone em forma de cifrão é apresentado e clicar sobre ele, toda a situação da dívida ou precatório é visualizada.

Outro ponto a destacar é o campo Data, também disponível no resumo. Seu objetivo definir um marco final para a apuração dos devidos cômputos. Porém, esta data é facultativa e caso não alimentada assume-se os cômputos com data infinita.

Além do aprimoramento apresentado, está disponível o novo campo Dívida reconhecida, o qual é apresentado ao efetuar o cancelamento.

Ao acessar a funcionalidade conforme o caminho citado, em Outras opções, clique em Cancelar. Observe que a checkbox Dívida reconhecida é apresentada e com ela, uma pequena orientação.

Vale ressaltar ainda que os cancelamentos de dívidas já registrados estão com a devida marcação deste novo campo.

Objetivando facilitar novamente diversas outras rotinas as quais necessitam realizar emissões de notas e relatórios, o sistema Contábil agora permite que essas emissões sejam feitas efetuadas por meio dos seguintes cadastros:

  • Anulação de Empenho;
  • Subempenho;
  • Anulação de Subempenho;
  • Liquidação;
  • Anulação de Liquidação;
  • Pagamento;
  • Anulação de Pagamento;
  • Despesa extra;
  • Anulação de Despesa extra;
  • Alterações orçamentárias da despesa.

Em cada cadastro supracitado, é apresentado no canto inferior esquerdo da tela, a checkbox Emitir nota. Logo, basta informar o modelo desejado e clicar em Salvar.

Além da possibilidade de emissão de notas pela própria tela de cadastro, o ambiente de Alterações orçamentárias da despesa conta também com a possibilidade de emissão agrupada, seja de relatório ou nota.

Para utilizar essa opção, primeiramente você deverá selecionar os registros na listagem que deseja emitir. O ícone em forme de impressora será apresentado, bem como, suas opções já utilizadas em outros ambientes, como de Empenhos.

O cadastro de Lançamento contábil está aprimorado. Ele permite inserir e excluir manualmente configurações de contas correntes.

Durante o lançamento, o sistema sugerirá as configurações válidas, obedecendo a máscara da conta e condições das configurações. Porém, ao acionar o botão para inclusão manual, o sistema verificará somente as configurações válidas para a máscara da conta em questão.

Vale ressaltar ainda que o sistema não irá permitir a exclusão se existir algum conta corrente informado.

Para acessar a funcionalidade Escriturações de documentos, faça uso do ambiente Visão geral ou pelo menu Escriturando.

Agora é possível emitir este relatório filtrando por Natureza da Despesa. O novo parâmetro apresenta uma seleção dinâmica com a possibilidade de pesquisa em qualquer posição da composição do número da natureza da despesa, recurso já disponível na Relação de Empenho. Para acessá-lo, utilize a tecla F4 ou o menu Executando > Artefatos > Relatórios.

Isso permite realizar a pesquisa pela natureza 319011 ou 31XX30, 3XXX30, bem como, XXXX01. O X representa a posição de cada composição do código da natureza da despesa.

Este relatório agora conta com novas adequações que possibilitam melhor visualização das propostas de alterações orçamentárias cadastradas.

Lembre-se que para acessá-lo, utilize a tecla F4 ou o menu Executando > Artefatos > Relatórios.

Acompanhe as alterações realizadas:

  • Criado o filtro Origem dos créditos;
  • Alterado o comportamento do filtro Entidade, o qual passa a abranger, além dos Créditos, as Origens;
  • Quando na emissão do relatório de forma Consolidada, a visualização das informações é agrupada pela Entidade do crédito, bem como, pela Entidade da origem do crédito;
  • Alterada também a apresentação dos Recursos dos créditos, a fim de que todos sejam demonstrados.

Quão interessante seria se pudéssemos verificar de forma simples o saldo do estoque físico e compará-lo com o saldo do imobilizado na contabilidade?

Já pensou nisso? Pois a Betha sim!

Agora o sistema Contábil apresenta diversas validações que analisam e apresentam para você as diferenças encontradas durante a execução delas. Então acompanhe abaixo quais validações estão inicialmente já disponíveis:

Conciliações contábeis

(seleção) Saldo imobilizado/intangível físico versus saldo imobilizado/intangível contábil

(seleção) Saldo contratual físico versus saldo contratual contábil

Verificação de inconformidades contábeis

(seleção) Verifica qualidade do conteúdo dos contas correntes da MSC-Matriz de Saldos Contábeis

(seleção) Saldos de contas contábeis invertidos

(seleção) Saldos de contas correntes invertidos

(seleção) Saldo contas contábeis x Saldos contas correntes

(interrogação)Quando e como fazer uso das Validações?

A utilização poderá ocorrer no momento dos encerramento dos períodos ou mesmo quando desejar. Afinal, você pode executar e acompanhar os registros durante todo o mês, assim, caso seja encontrada alguma irregularidade é possível ajustá-la antecipadamente.

Já o acesso dependerá de quando forem utilizadas, ou seja, podem ser executar por meio do botão ENCERRAR PERÍODO ou pela flecha ao lado por meio da opção Validar período, onde permite que você acompanhe os registros como citado anteriormente.

Está disponível no ambiente de Lançamentos de receita a cópia dos registros. Ao acessar o ambiente pelo menu Executando > Receita > Lançamentos, pelo ícone Outras opções é possível efetuar sua cópia. Observe:

Veja que os campos estarão previamente preenchidos conforme os dados do cadastro que se está copiando. Assim você pode realizar as devidas alterações e salvar.

Objetivando facilitar a rotina de emissão das notas de empenho, o sistema Contábil agora permite que as emissões sejam feitas por meio da tela de cadastro do próprio Empenho.

Acesse o ambiente Empenhos e inicie um cadastro. Após o preenchimento dos campos, ao final, clique da checkbox Emitir nota e informe o modelo desejado:

Assim, ao clicar em salvar, o registro aparecerá na listagem no ambiente e automaticamente a nota será gerada.

Agora, ao realizar propostas de alterações orçamentárias das despesas, o sistema permite que seja realizada também a reserva de dotação.

Para isso, acesse o ambiente Alterações orçamentárias da despesa. Após realizar a proposta em elaboração, no momento de Concluir proposta ou Enviar ao legislativo, a opção Reservar saldo da(s) despesa(s) será apresentada.

No primeiro acesso a nova opção estará desmarcada, conforme abaixo. Já nas futuras propostas respeitará a última seleção realizada no navegador utilizado.

Caso a reserva de dotação seja selecionada ao Concluir proposta, quando Enviado ao legislativo a opção não será mais apresentada.

Para tanto, é possível ter visualização facilitada quando uma proposta teve reserva de saldo ou não. Em ambas as listagens das etapas 2 e 3, o indicador Saldo reservado é apresentado:

Com relação aos saldos orçamentários tem-se os seguintes critérios:

  • Ao marcar a opção, serão geradas movimentações de “reserva de despesa” para cada despesa e recurso vinculados nas origens dos créditos daquela proposta. Estas movimentações vão deduzir os saldos disponíveis da despesa orçamentária;
  • Ao sancionar a respectiva proposta, serão geradas movimentações de “liberação de despesa” para cada despesa e recurso vinculados nas origens dos créditos daquela proposta.
  • As movimentações de liberação somarão nos saldos disponíveis da despesa orçamentária, mas juntamente com elas hoje já são geradas movimentações de “origem de crédito” que deduzem esse saldo, ou seja, se sancionar uma proposta reservada, será liberado e utilizado o saldo no mesmo momento, não impactando no saldo final;
  • Ao realizar as tramitações, será validado se existe saldo disponível da despesa para aquela tramitação. Se não existir, será sinalizado o usuário e impedida a operação.
  • Ao reabrir a proposta, as movimentações relacionadas a ela serão excluídas.

Vale ressaltar ainda que o saldo reservado será deduzido na sugestão nos cadastros. Por exemplo, no cadastro de Empenhos quando há a sugestão do saldo.

Assim como nos Empenhos, também está disponível a opção de anulação parcial das Despesas extras.

A partir deste momento, além da possibilidade de haver mais de uma anulação, o sistema permite ainda detalhar o valor para cada item, ou seja, do recurso da baixa, classificação, recurso da classificação, origem, retenção, recurso da retenção e comprovante, desde que o item exista na despesa extra sendo anulada.

Para visualizar essa novidade, acesse o ambiente Despesas extras. Nas quais o pagamento já está efetuado o ícone Anular estará disponível, assim basta clicar sobre ele para iniciar a respectiva anulação.

Veja na próxima imagem que a questão sobre o detalhamento de cada item ou campo presente na anulação. Logo, preencha e confira os mesmos antes de Salvar a anulação.

Após salvar a anulação, na listagem será apresentado um indicativo em amarelo para sinalizar que a despesa extra em questão está anulada parcialmente. Caso ocorra anulação total, o indicativo a ser demonstrado será vermelho.

Outra grande novidade é possibilidade de consultar o saldo orçamentário de uma despesa dispensando a emissão de relatórios. Agora, nos ambientes Empenhos, Alterações orçamentárias da despesa e Bloqueios/Desbloqueios, está disponível o novo painel Saldo da despesa.

Cada registro pesquisado terá seu saldo final disponível, até 31/12, para aquela despesa e recurso, sendo que despesas com movimentações, mas com saldo zerado, serão também listadas.

E como realizar a consulta?

Como já é conhecida, a Pesquisa avançada se faz presente com critérios que auxiliarão da busca, como o Número da despesa, Recurso(s), Natureza e Organograma.

Outra opção de busca é por meio da Descrição do Recurso, além do sistema apresentar os resultados da pesquisa em ordenação crescente pelo número da despesa. Veja:

Agora este relatório possibilita três novas opções de agrupamentos das informações. Ainda que sua utilização não seja obrigatória, tais agrupadores proporcionam diversas combinações para visualização das informações conforme necessidade do emissor, como:

  • Entidade;
  • Recurso;
  • Credor;
  • Conta bancária do pagamento;
  • Data do pagamento;
  • Tipo de documento.

Quando utilizados um ou mais agrupadores, o relatório será emitido com quebras separando as informações conforme escolha e para cada agrupador escolhido, resultará em um totalizador, bem como, a demonstração do total geral ao final do relatório.

Entretanto, quando não selecionado qualquer agrupador, o sistema emitirá o relatório ordenando as informações pela data da movimentação e ao final, apresentará um total geral para os valores.

Para acessar a Relação de Pagamentos Efetuados, utilize a tecla F4 ou o menu Executando > Artefatos > Relatórios e após pesquise-a pela sua descrição.

Já está disponível no sistema Contábil o novo relatório supracitado que apresentará o excesso de arrecadação mensal, o montante do exercício, quais valores já foram utilizados em suplementações de dotações, bem como, o saldo. Tudo isso, com possibilidade de agrupar por fonte/destinação de recurso.

Os parâmetros para sua emissão contemplam as seguintes opções:

Assim, como no item anterior, para realizar sua emissão, faça uso da tecla F4 ou pelo menu Executando > Artefatos > Relatórios.

Novas opções de agrupamentos e ordenações estão disponíveis na Relação de Empenhos.

Primeiramente, para acessá-la, utilize a tecla F4 ou o menu Executando > Artefatos > Relatórios. E pela tag Gerenciais você localiza mais facilmente demonstrativo.

Com relação aos agrupadores criados, as seguintes opções já estão disponíveis com as demais:

  • Identificador;
  • Número Despesa;
  • Data;
  • Tipo Empenho.

Todas em ambos os três agrupadores:

Já os novos filtros, tem-se as seguintes possibilidades:

  • Convênio;
  • Precatório;
  • Despesa Lançada – Sim ou Não.

Além disso, a opção Credor também foi adicionada no parâmetro Ordenar Por, bem como, a possibilidade de exibir os comprovantes e retenções. Observe:

A adequação na Relação de Restos a Pagar objetiva demonstrar os valores conforme o Tipo do Resto selecionado, ou seja, Processados ou Não Processados.

Agora mesmo que exista um resto com valores processado e não processado, ao ser selecionada uma das opções no campo Tipo, o relatório demonstrará somente o que for escolhido, permanecendo a outra coluna com valores zerados.

Agora nos sistemas da área de Planejamento e Contabilidade, você encontra a funcionalidade Calendário de exigências legais, possibilitando visualizar as datas das obrigatoriedades de sua entidade além de outras informações e prazos.

Com essa nova funcionalidade, você estará por dentro de todas as exigências, sejam elas federais ou estaduais, possibilitando ainda visualizá-las não só da área de contabilidade, mas de contratos e licitações, educação, ou seja, independente da área de negócio, é possível conferir datas, limites legais, abrangência e vencimento.

Que tal conhecer um pouco mais?

Primeiramente para acessá-la utilize o menu Utilitários, presente no canto superior direito. Uma dica interessante é quando o sistema apresentar um indicador em vermelho nesta funcionalidade. Por exemplo, na imagem abaixo é demonstrado que existem 17 exigências, as quais estão vinculadas ao sistema mas com prazo curtíssimo de 7 dias. Seu objetivo é alertar o usuário para o devido cumprimento legal.

Ao acessá-lo, um ambiente completo, com dados sobre as exigências legais são apresentados, estes referentes a área de negócio Contabilidade. Além disso, perceba que ao lado direto é demonstrado um calendário referente ao mês atual, onde os dias em destaque representam datas que apresentam alguma obrigatoriedade.

Para facilitar o controle e a busca pelas obrigatoriedades, estão os filtros:

Por meio deles você seleciona:

  • Período: pode ser informada um período desejado;
  • Área de negócio: ao acessar o sistema Contábil, serão apresentadas as exigências da referida área, entretanto é possibilitada a seleção outras áreas;
  • Abrangência: é possível escolher a esfera Estadual e/ou Federal;
  • Estados: como no segundo, a UF da entidade é selecionada automaticamente ao acessar a funcionalidade, mas é possível selecionar outros estados e visualizar as suas exigências.

Conhecidos os filtros correspondentes as colunas, veremos agora o VENCIMENTO. O sistema exibe um prazo para entrega ao realizar um comparativo entre a data atual e data limite do prazo, onde:

  • Anterior a data logada – Nenhuma sinalização é exibida pois está sendo visualizada uma exigência correspondente ao período anterior.
  • Até 7 dias da data logada – É exibido em vermelho um indicativo dos totais de dias até o respectivo vencimento.
  • Até 30 dias da data logada – É exibido em amarelo um indicativo dos totais de dias até o respectivo vencimento.
  • Acima de 60 dias da data logada – É exibido em azul um indicativo dos totais de dias até o respectivo vencimento.

Veja uma imagem exemplificativa:

E por último, ao lado de cada vencimento, você encontra outras informações, mas não menos importante, pelo ícone Informações. Veja pela imagem que é possível visualizar, além das informações já conhecidas, como também o Limite legal, Tipo (por exemplo, se o envio é por remessa), bem como, Dicas e Links úteis.

Outra grande novidade é a possibilidade de utilizar o recurso de voz para capturar o áudio e descrever algumas informações em cadastros, que anteriormente eram digitados.

É isso mesmo! Agora o sistema conta com Speech to Text ou seja, fala em texto. Então confira abaixo quais funcionalidades apresentam esta melhoria:

Como exemplo, acessemos o cadastro de Arrecadações. Perceba que o recuso Capturar áudio em texto estará disponível ao lado do campo permitido para o reconhecimento de voz.

Ao clicar sobre o ícone é iniciada a gravação, perceba ainda que o sistema indica ao usuário a ação Escutando. Neste momento, a fala será reconhecida e transcrita no campo, neste caso, para o campo Especificação.

Dica!

Para facilitar a escrita e deixá-la de acordo, alguns comandos foram desenvolvidos:

Para a execução dos comandos de pontuação um intervalo de 1 segundo deverá ocorrer entre as falas. E após 5 segundos sem áudio, a gravação é finalizada automaticamente.

Atenção!

  • A funcionalidade de Speech to Text (fala em texto), nesse primeiro momento, está disponível somente para o Google Chrome. Para o Firefox é necessário acessar a página about: config por meio da barra de endereços do navegador. Após isso, você deve buscar pelas seguintes configurações:
      • webspeech.recognition.enable;
      • webspeech.recognition.force_enable e setar as duas para True.

Por fim, certifique-se que o navegador está atualizado com uma versão acima de 2016, para os demais ainda não são compatíveis.

  • Vale ressaltar ainda que, contrário ao item 5, este recurso está disponível apenas no Contábil.